Цель статьи – дать полное представление о назначении, структуре и правилах заполнения типовой формы журнала поэкземплярного учета средств криптографической защиты информации (СКЗИ), а также предоставить готовый образец заполнения с пояснениями к каждому полю.
Правовое основание
Ведение журнала поэкземплярного учета СКЗИ регламентируется Приказом ФАПСИ от № 152 «Об утверждении Инструкции об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну». На основании этого приказа в Приложении 1 утверждена типовая форма журнала.
Кому предназначен журнал
- Органам криптографической защиты (ОКЗ) и их подразделениям;
- Организациям, использующим СКЗИ в рамках государственных и муниципальных информационных систем;
- Любым юридическим лицам, обязанным вести учет СКЗИ согласно требованиям ФСТЭК и ФАПСИ.
Структура типовой формы
Ниже перечислены основные колонки типовой формы (см. Приложение 1 к Приказу ФАПСИ):
| № п/п | Наименование СКЗИ, эксплуатационной и технической документации к ним, ключевых документов | Серийные номера СКЗИ, эксплуатационной и технической документации, номера серий ключевых документов | Номера экземпляров (криптографические номера) ключевых документов | От кого получены (или Ф.И.О. сотрудника ОКЗ, изготовившего ключевые документы) | Дата и номер сопроводительного письма (или дата изготовления ключевых документов и расписка в изготовлении) | Кому (переданы) – дата и номер письма | Дата и номер подтверждения (расписки) получения | Дата ввода в действие | Дата вывода из действия | Отметка об уничтожении СКЗИ, ключевых документов | Примечание |
|---|
Пошаговое руководство по заполнению
- Определите объект учета. Укажите полное наименование СКЗИ (например, ViPNet Client 4) и сопутствующей документации (руководство пользователя, формуляр, технические паспорта).
- Запишите серийные номера. Серийный номер СКЗИ находится на этикетке устройства или в его лицензии. Номера серийных документов и ключевых носителей (eToken, RuToken и т.п.) тоже фиксируются.
- Укажите криптографические номера ключевых документов. Обычно это единственный экземпляр, но в случае наличия резервных копий указывайте каждый из них.
- Отметьте источник получения. Если СКЗИ поставлено лицензирующей компанией – укажите её название; если изготовлено ОКЗ – Ф.И.О. сотрудника, отвечающего за изготовление.
- Сопроводительные документы. Запишите дату и номер письма, которое сопровождало передачу СКЗИ, либо дату изготовления и подпись сотрудника‑изготовителя.
- Передача получателю. Укажите, кому (должность/Ф.И.О.) передан СКЗИ, а также дату и номер письма‑передачи.
- Подтверждение получения. Получатель ставит подпись, указывает дату и номер расписки (или акта).
- Ввод в действие. Дата, когда СКЗИ было установлено и начато его использование в ИС.
- Уничтожение. При полном уничтожении (физическом или логическом) ключевых носителей ставится отметка, дата и номер акта уничтожения.
- Примечания. Любая дополнительная информация (например, причины списания, особые условия хранения и т.п.).
Образец заполнения журнала (условный)
| № п/п | Наименование СКЗИ, эксплуатационной и технической документации к ним, ключевых документов | Серийные номера СКЗИ, документации, ключевых документов | Номера экземпляров (криптографические номера) ключевых документов | От кого получены (или Ф.И.О. изготовившего) | Дата и № сопроводительного письма / изготовление | Кому (переданы) – дата и № письма | Дата и № подтверждения получения | Дата ввода в действие | Дата вывода из действия | Отметка об уничтожении | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ViPNet Client 4; Руководство пользователя; eToken RSA‑2048 | СКЗИ – SN 2023‑00123; Руководство – 001‑RU; eToken – SN ET‑04567 | Ключевой документ № K‑2023‑001 | ООО «Информационный центр» | № П‑12/2023 | Иванов И.И. (системный администратор) – № П‑14/2023 | № Р‑14/2023 | — | — | Установлено на рабочий стол № 12 (инв. № PC‑1205) | |
| 2 | CryptoPro CSP 5; Техническая документация; RuToken USB‑2 | СКЗИ – SN 2022‑09876; Тех. док. – 002‑TC; RuToken – SN UT‑03021 | Ключевой документ № K‑2022‑015 | Федеральное казначейство | № П‑08/2022 | Петров П.П. (служебный аналитик) – № П‑10/2022 | № Р‑10/2022 | № У‑28/2025 | Снято с эксплуатации после миграции на новый криптопровайдер |
Практические рекомендации
- Доступ к журналу ограничен. Храните журнал в закрытом помещении, доступ к которому имеют только уполномоченные сотрудники ОКЗ.
- Электронный вариант. При использовании электронных форм (PDF, DOCX) обеспечьте электронную подпись и контроль версии.
- Регулярные проверки. Проводите ревизию журнала не реже одного раза в квартал: сверяйте фактическое наличие СКЗИ с данными журнала.
- Своевременное отражение изменений. Любое перемещение, передача, вывод из эксплуатации или уничтожение фиксируйте сразу после выполнения операции.
- Документальное подтверждение. К каждому пункту журнала прилагаются копии сопроводительных писем, актов, расписок – они должны быть пронумерованы и храниться вместе с журналом.
- Обучение персонала. Регулярно проводите инструктажи по правилам заполнения журнала, чтобы исключить ошибки и недоразумения.
Часто встречающиеся ошибки при заполнении
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие даты и номера сопроводительного письма | Невозможность отследить цепочку поставки, риск несоответствия требованиям ФАПСИ | Заполняйте поле сразу после получения СКЗИ; храните оригинал письма рядом с журналом |
| Неуказание Ф.И.О. лица, установившего СКЗИ | Отсутствие ответственности за корректность установки | Подпись и Ф.И.О. системного администратора обязаны быть в журнале |
| Пропуск отметки о уничтожении | Нарушение требований по утилизации ключевых носителей, возможность утечки | После каждой процедуры уничтожения оформляйте акт и фиксируйте его номер в журнале |
| Заполнение журналом от руки в электронном формате | Трудности в автоматическом поиске, риск потери читаемости | Используйте электронные формы с полями ввода и подпишите их криптографической подписью |
Ведение журнала поэкземплярного учета криптосредств – неотъемлемая часть системы обеспечения информационной безопасности организации. Правильное оформление, своевременное обновление и строгий контроль доступа к журналу позволяют:
- Подтвердить соответствие требованиям ФАПСИ и ФСТЭК;
- Обеспечить прослеживаемость всех операций с СКЗИ;
- Снизить риск утраты или несанкционированного использования криптографических средств.
Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, вы сможете оформить журнал корректно, избежать типичных ошибок и обеспечить надёжный учёт всех криптосредств в вашей организации.
Дата публикации статьи: . Информация взята из официальных документов Приказа ФАПСИ № 152 и образцов журналов, размещённых на официальных ресурсах rt-solar.ru, gm6301.ru.