Каждое предприятие, которое выдаёт заработную плату наличными через кассу, обязано вести журнал регистрации платёжных ведомостей (форма Т-53а)․ Это первичный документ бухгалтерского учёта, предусмотренный постановлением Госкомстата РФ от № 1 и действующий в редакции 2023 года․ Ниже разобраны правила, образец заполнения и ключевые ошибки 2026 года․

Зачем нужен журнал и кто обязан вести

• Цель: контролировать движение платёжных ведомостей, подтверждать факт выплаты зарплаты и сохранять след документооборота для налоговой и ФНС․
• Кто ведёт: бухгалтерия или отдел кадров․ Если зарплату выдаёт аутсорс-бухгалтерия, журнал всё равно хранится на предприятии-плательщике․
• Срок хранения: 5 лет после окончания отчётного периода (п․ 4 ст․ 29 Федерального закона № 402-ФЗ)․

Где взять бланк Т-53а

Актуальную форму Т-53а редакции 1 от можно скачать бесплатно в формате Word или Excel на официальных сайтах:

1. gaarant․ru – альбомная ориентация (A4 горизонтально)․
2. nalog-nalog․ru – бланк с автоматическими формулами․
3. Моё Дело – шаблон с полями для электронной подписи․

После скачивания не забудьте поставить номер и дату печати на обложке журнала (образец ниже)․

Как заполнить титульную обложку

Шаг-за-шагом заполнение табличной части (10 граф)

Графа 1 – № п/п

Прописывается порядковый номер записи за год (1, 2, 3…)․

Графа 2 – Дата составления платёжной ведомости

Совпадает с датой, указанной в самой ведомости Т-53 или Т-49․

Графа 3 – Номер платёжной ведомости

• Формируется по правилам внутреннего документооборота: «ЗП-03-2026/14»․
• Номер присваивается в момент регистрации в журнале, а не раньше․

Графа 4 – Сумма по ведомости

Обязательно равна строке «По настоящей платёжной ведомости выплачено» в самой ведомости․ Проверьте копеечные расхождения!

Графа 5 – Количество человек

Сколько физлиц получили деньги по данной ведомости․

Графа 6 – Дата передачи в кассу

День, когда ведомость и деньги переданы в кассу (не путать с датой фактической выдачи)․

Графа 7 – Подпись лица, сдавшего ведомость

Размещается бухгалтер или кадровик, ответственный за расчёты․

Графа 8 – Дата получения ведомости из кассы

День, когда кассир вернул подписанную ведомость обратно в бухгалтерию․

Графа 9 – Подпись лица, принявшего ведомость на хранение

Тот же сотрудник, что и в графе 7, либо архивариус․

Графа 10 – Примечание

Заполняется при частичных выплатах («выдано 18 000 ₽ из 20 000 ₽»), замене ведомости или наличии доплат․

Живой пример (октябрь 2025)

Топ-5 ошибок 2026 года

1. Несовпадение суммы в графе 4 и строке «выплачено» в ведомости․ ИФНС расценивает это как нарушение кассовой дисциплины․
2. Отсутствие подписи в графе 9․ Документ считается неполным, что влечёт штраф до 3 000 ₽ по ч․ 1 ст․ 15․6 КоАП․
3. Нумерация «сквозная» по всем отделам․ Правильно – отдельная нумерация для каждого подразделения, если журнал раздельный․
4. Запись дат «задним числом»․ Дата регистрации не может быть раньше даты составления платёжной ведомости․
5. Хранение менее 5 лет․ По новым правилам ФНС штрафует за утрату первички до 10 000 ₽․

Чек-лист быстрой проверки перед архивом

• ✅ Номера идут без пропусков․
• ✅ Все суммы сошлись с ведомостями․
• ✅ Подписи есть в графах 7 и 9․
• ✅ Журнал прошнурован и пронумерован․
• ✅ На обложке год и подразделение указаны чётко․

Журнал регистрации платёжных ведомостей (форма Т-53а) – это не просто «тетрадка», а юридически значимый документ, подтверждающий факт выплаты зарплаты․ Достаточно 10 минут на заполнение одной строки, чтобы избежать штрафов от ФНС и трудовых споров с сотрудниками․ Скачайте актуальный бланк, следуйте примеру выше и храните журнал ровно 5 лет – тогда в 2029 году вы спокойно сдадите дела в архив без претензий контролёров․

Бонус: прямо сейчас можно скачать готовый файл формы Т-53а в Excel по ссылке ГАРАНТ․