Очень важно помнить: правильное оформление трудовой книжки при увольнении в связи с выходом на пенсию является обязательным требованием Трудового кодекса РФ и влияет на дальнейшее начисление пенсии. В 2026 году действуют те же правила, что и в предыдущие годы, с учётом цифровизации и возможности использования электронных трудовых книжек (ЭТК). Ниже приведён подробный алгоритм действий кадровой службы и бухгалтерии.
Проверка оснований для увольнения
Прежде чем внести запись, убедитесь, что работник действительно выходит на пенсию:
- Ознакомьтесь с письменным заявлением работника об увольнении «в связи с выходом на пенсию».
- Согласно ст. 80 ТК РФ и Письму Роструда № 1733-6-1 от 2011 г., работник имеет право уйти в день обращения, без двухнедельной «отработки».
- Если сотрудник отказывается писать «в связи с выходом на пенсию» и указывает «по собственному желанию», в графе 3 трудовой пишется формулировка «по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ».
Подготовка приказа
Шаблон приказа — форма Т-8 (утв. Постановлением Госкомстата № 1 от 2004 г.).
- В строке «Основание» укажите: «Заявление Ивановой Н.А. от № 15 о расторжении трудового договора в связи с выходом на пенсию».
- Датой увольнения ставьте день, указанный в заявлении.
- Сотрудник должен расписаться в приказе. Если он отсутствует, направьте копию приказа заказным письмом.
Заполнение титульного раздела трудовой книжки
Если у вас бумажная трудовая книжка:
- Страница 1 (титульная) уже содержит Ф.И.О., дату рождения, образование, профессию. Дополнительно не заполняется.
- Если есть ошибки (например, неправильно указана дата рождения), оформляется вкладыш формы Т-2 «Исправления». Он вшивается в трудовую и заверяется подписью ответственного лица и печатью.
Заполнение вкладыша «Сведения о работе»
Открываем последнюю страницу и делаем запись:
| № записи | Дата | Сведения о приёме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (указываются причина и основание) | Наименование, дата и номер документа |
|---|---|---|---|
| 15 | Уволена в связи с выходом на пенсию, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ № 45-к от |
Важно: слово «уволена» пишется без склонения (даже если женщина), т.к. «уволен», это глагол в прошедшем времени, а не прилагательное.
Оформление вкладыша «Исправления» (если ошибка уже после увольнения)
Ситуация: после увольнения выяснилось, что в записи ошибка (например, указан «пункт 3» вместо «пункт 2»).
- Не зачёркиваем старую запись и не ставим корректуры в самой графе.
- Оформляем вкладыш-исправление:
«Запись № 15 от считать недействительной. Правильная запись: Уволена в связи с выходом на пенсию, пункт 2 части первой статьи 77 ТК РФ». - Подпись кадровика, расшифровка, печать организации.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2020 года работодатели обязаны вести сведения о стаже в системе «ФГИС ЕСТД». При увольнении:
- В личном кабинете на сайте es.pfrf.ru работник сам видит новую запись спустя 1-2 дня.
- Если сотрудник отказался от ЭТК (оформил заявление до ), вы обязаны выдать бумажную трудовую с той же формулировкой.
- Ошибки в ЭТК исправляются путём формирования корректирующего сведения в течение 3 раб. дней после обнаружения.
Подпись, печать и выдача
- Запись делается чёрной пастой (гелевая ручка допускается).
- Подпись кадровика ставится справа от записи.
- Обязательна круглая печать организации (если печать используется согласно Уставу).
- На последней странице делается отметка: «Трудовая книжка выдана на руки Ивановой Н.А. ». Расписка в журнале учёта не нужна, но желательна.
Сроки и ответственность
Согласно ст. 84.1 ТК РФ:
- Трудовую книжку выдают в день увольнения.
- За несвоевременную выдачу — административный штраф до 50 000 ₽ на организацию и до 5 000 ₽ на должностное лице.
- Если работник отсутствует, направьте уведомление и храните книжку до личного получения, но не более 75 лет.
Чек-лист для кадровика
- Получено ли заявление «в связи с выходом на пенсию»?
- Соответствует ли дата увольнения дате в приказе?
- Правильно ли указан пункт 2 ст. 77 ТК РФ?
- Подпись работника в приказе и в трудовой?
- Оформлены ли расчётные документы (2-НДФЛ, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ)?
- Выдана ли трудовая книжка под роспись?
Если сотрудник передумал
Если работник до даты увольнения отозвал заявление, оформляется:
- Приказ об отмене предыдущего приказа.
- В трудовой делается запись: «Запись № 15 от считать недействительной. Работник продолжает трудовую деятельность». Подпись, печать.