Своевременное получение заработной платы — обязанность работодателя, а получение денег — право работника. Однако бывает, что в установленный день сотрудник отсутствует и деньги остаются не выданными. В таком случае сумма подлежит депонированию. Главным документом, где отражается этот факт, является платёжная (расчётная) ведомость. Ниже разберёмся, как правильно сделать запись о депонировании, какие реквизиты обязательны, и как избежать распространённых ошибок.
Что такое депонированная заработная плата и когда она возникает
Депонирование — это учёт невыданной наличной зарплаты, которая образовалась из-за отсутствия сотрудника в день выплаты (или по иным причинам, например, отказ от получения).
Важно: депонирование возможно только при выдаче зарплаты наличными через кассу. Если деньги перечисляются на карту, ситуации депонирования не возникает.
Как оформить факт депонирования в платёжной ведомости
Первичный документ — форма № Т-49 или Т-51
На практике применяют:
- Форма Т-49 «Расчётно-платёжная ведомость» — если зарплата выдаётся непосредственно из кассы;
- Форма Т-51 «Платёжная ведомость» — если деньги выдаются из кассы по отдельной ведомости (форма № Т-53).
Какую запись ставим в ведомости
- В графе «Подпись о получении» напротив Ф. И. О. отсутствующего сотрудника ставится штамп или рукописная надпись «Депонировано».
- В колонке «Сумма к выдаче» оставляем неизменной начисленную сумму.
- Внизу ведомости заполняем строку:
Сумма совпадает с суммой всех отмеченных «Депонировано» строк. - Ведомость подписывает кассир и главный бухгалтер, ставится дата.
Бухгалтерские проводки при депонировании
| Операция | Дебет | Кредит | Сумма |
|---|---|---|---|
| Начислена зарплата | 20, 26, 44… | 70 | 100 000 |
| Удержан НДФЛ | 70 | 68 | 13 000 |
| Депонирована невыданная наличная зарплата | 70 | 76.4 «Расчёты по депонированным суммам» | 8 500 |
| Сдана в банк сверхлимитная выручка (в т. ч. депонированная з/п) | 51 | 50 | 8 500 |
Пример заполненной строки ведомости
Фрагмент расчётно-платёжной ведомости:
┌────┬──────────────┬──────────┬────────────────┬─────────────┐ │ № │ Ф; И. О. │К выдаче │ Подпись о │ Примечание │ │ п/п│ │ руб. коп.│ получении │ │ ├────┼──────────────┼──────────┼────────────────┼─────────────┤ │ 15 │Иванов И. И. │ 8 500,00 │ Депонировано │ │ └────┴──────────────┴──────────┴────────────────┴─────────────┘
Что делать когда сотрудник всё-таки пришёл за зарплатой
- В кассу оформляется расходный кассовый ордер (РКО), в основании указывается «Выдача депонированной зарплаты».
- Делаем проводку:
Дт 76.4 «Расчёты по депонированным суммам»
Кт 50 «Касса». - Работник расписывается в РКО и получает деньги.
Через сколько лет неполученные депонированные суммы списываются в доход
Согласно п. 5 ст. 12 Закона «О бухгалтерском учёте» и п. 7 ст. 250 НК РФ:
- Если сумма не востребована в течение 3 лет, она списывается в прочие доходы предприятия.
- Делается проводка:
Дт 76.4
Кт 91.1 «Прочие доходы».
Топ-5 ошибок при депонировании
- Депонируем сумму «грязной» зарплаты без вычета НДФЛ; Депонируется именно сумма к выдаче на руки.
- Не сдаём избыток в банк вовремя, что чревато штрафом по ст. 15.1 КоАП РФ (превышение кассового лимита).
- Забываем оформить РКО при последующей выдаче. Нарушается кассовая дисциплина.
- Списываем депонированную зарплату в доходы раньше 3 лет. Это приведёт к спорам с налоговой.
- ☐ В ведомости проставлена отметка «Депонировано».
- ☐ Проводка Дт 70 – Кт 76.4 отражена в день депонирования.
- ☐ Избыток сдан в банк в тот же день.
- ☐ На счёте 76.4 ведётся аналитика по каждому сотруднику.
- ☐ По истечении 3 лет непогашенные суммы списаны в доходы.
Важно! С ЦБ РФ разрешил не применять РКО при выдаче депонированной зарплаты через онлайн-кассу, но большинство компаний пока продолжает оформлять всё традиционно. Уточняйте внутренние регламенты вашего банка.
Следите за точностью записей в ведомости — это минимизирует риски при проверках ФНС и трудовой инспекции.