Аренда нежилого помещения почти всегда сопровождается вопросом: кто и как должен оплачивать коммунальные услуги. Даже если договор аренды чётко разделяет обязанности сторон, на практике нередки ситуации, когда арендатор уклоняется от оплаты свет-водо-тёпла. В статье разберём:

• как правильно закрепить обязанность арендатора в договоре;
• какие документы нужны для взыскания долга;
• что изменилось в налоговом учёте у арендодателя на УСН + НДС (актуально для 2025–2026 гг.);
• пошаговый алгоритм взыскания через суд и приставов;
• типовые ошибки и практические советы.

Как закрепить обязанность арендатора в договоре

Ключевое правило: всё, что не прописано в договоре, придётся доказывать в суде. Рекомендуем включить следующие блоки.

Раздел «Коммунальные услуги»

• перечень услуг, которые оплачивает арендатор сверх арендной платы;
• порядок расчёта (по фактическому потреблению, пропорционально доле площади, по счётчикам);
• обязанность арендатора предоставлять копии платёжек в течение 5 банковских дней после оплаты.

Акты сверки

Каждый квартал подписывайте акт сверки задолженности. Это упрощает доказывание размера долга в суде.

Неустойка и штрафы

Закрепите неустойку за просрочку коммунальных платежей: 0,1 % за каждый день просрочки. При УСН такие доходы у арендодателя НДС не облагаются, если в договоре указано, что неустойка «уменьшает арендную плату» (письмо Минфина от № 03-07-11/9876).

Налоговые нюансы арендодателя на УСН + НДС 5 %

Начиная с 2025 года арендодатель может совмещать упрощёнку и НДС по ставке 5 %. Что важно для коммунальных платежей:

• Доходы по УСН включают только арендную плату. Коммунальные платежи, которые арендатор возмещает «сверх», НЕ являются выручкой (п. 1.1 ст. 346.15 НК РФ с изменениями 2025 г.).
• НДС 5 % начисляется только на арендную плату. Возмещаемые коммунальные услуги НДС не облагаются, если арендодатель выставляет счёт-фактуру «в два листа»:
  1. аренда – 5 % НДС;
  2. коммунальные услуги – без НДС, с пометкой «возмещение расходов».
• Раздельный учёт обязателен: заведите два субсчёта 76.5 «Арендная плата» и 76.6 «Коммунальные услуги»;

Алгоритм взыскания долга по коммунальным услугам

Этап 1. Претензия

Отправьте арендатору письменную претензию по почте с уведомлением и на e-mail. Срок — 10 календарных дней. В претензии:

• указать конкретную сумму долга (приложить копию акта сверки);
• предупредить о переходе к судебному взысканию и начислении неустойки.

Этап 2. Подготовка документов к суду

Соберите комплект:

1. договор аренды с приложениями;
2. акты сверки за последние 12 мес.;
3. квитанции/счета РСО за коммунальные услуги;
4. письменные требования и почтовые квитанции;
5. калькуляция задолженности (шаблон ниже).

Калькуляция долга (пример)
Площадь помещения: 100 м²
Тариф тепловой энергии: 1 800 руб./Гкал
Норматив: 0,025 Гкал/м²
Период: январь 2026
Долг: 100 м² × 0,025 × 1 800 = 4 500 руб.
Просрочка: – = 60 дн.
Неустойка: 4 500 × 0,1 % × 60 = 2 700 руб.
ИТОГО: 7 200 руб.

Этап 3. Подача иска в арбитраж

Требования — возврат долга + неустойка + судебные расходы. Госпошлина: 4 000 руб. (если сумма иска до 100 000 руб.).

Этап 4. Исполнительное производство

Получив исполнительный лист, подайте его в ФССП. Приставы арестуют счета арендатора или имущество в помещении.

Типовые ошибки и советы

Чек-лист арендодателя

1. Проверьте договор на наличие раздела «Коммунальные услуги».
2. Запросите акт сверки за I квартал 2026.
3. Отправьте претензию за 10 дней до планируемого суда.
4. Сформируйте пакет документов (калькуляция + акты сверки).
5. Учтите налоговые последствия по УСН + НДС 5 %.