Дата актуализации:  г.

Почему важен второй экземпляр контракта?

Служебный контракт – основной документ, фиксирующий права и обязанности сторон (государственного органа‑нанимателя и гражданского служащего). По статье 24 Федерального закона № 79‑ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» контракт заключается в двух экземплярах:

• Первый экземпляр передаётся служащему для подписи и дальнейшего использования в его работе.
• Второй экземпляр помещается в личное дело гражданского служащего и хранится у представителя нанимателя.

Эта процедура обеспечивает:

1. Гарантию достоверности условий трудоустройства;
2. Контроль за исполнением обязательств обеих сторон;
3. Сохранность важной правовой информации в архивных документах органа.

Законодательная база

Ниже перечислены основные нормативные акты, регламентирующие порядок оформления и хранения второго экземпляра контракта:

• Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» – статья 24, пункт 1.
• Указ Президента РФ от 16 февраля 2005 г. № 159 «Об утверждении примерной формы служебного контракта» – пункт о хранении копий.
• Приказ Минтруда России о формах и образцах служебных контрактов (регулярно обновляется).
• Методические указания Департамента организации управления и государственной гражданской службы (на региональном уровне).

Краткое содержание статьи 24 ФЗ‑79

Статья 24 определяет содержание и форму контракта, а также порядок его хранения:

«В служебный контракт включаются права и обязанности сторон, указанные в частях 2 и 3 статьи 23 настоящего Федерального закона. Один экземпляр контракта передаётся гражданскому служащему, второй – хранится в его личном деле.»

Этапы оформления и передачи контрактов

Процесс можно разделить на четыре основные стадии:

1. Подготовка – отдел кадров формирует два идентичных экземпляра по утверждённому образцу.
2. Подписание – обе стороны подписывают каждый экземпляр (подпись нанимателя, подпись служащего, печать организации).
3. Передача – один экземпляр вручается служащему (обычно в рамках вводного инструктажа), второй помещается в личное дело.
4. Регистрация – запись о наличии контракта фиксируется в системе кадрового учёта (Электронный журнал, 1С‑Кадры и др.).

Кому принадлежит второй экземпляр?

Второй экземпляр официально считается собственностью государственного органа‑нанимателя; Он хранится в личном деле служащего, которое находится в архиве отдела кадров. При этом:

• Служащий имеет право ознакомления с этим документом в любое время.
• При переводе, увольнении или отставке копия контракта из личного дела передаётся в архив нового органа (если служащий переходит в другой государственный орган).
• В случае утраты оригинала первой копии, служащий может запросить копию из личного дела через отдел кадров.

Практические нюансы при работе с личным делом

Хранение и архивирование

Личное дело храниться в соответствии с правилами документооборота государственных органов. Срок хранения – до 75 лет после выхода служащего на пенсию (в зависимости от категории служащего).

Доступ к документу

Служащий может запросить просмотр/копию контракта в письменной форме. Отдел кадров обязан предоставить доступ в течение 5 рабочих дней.

При переводе в другой орган

Если гражданский служащий переводится, его личное дело (включая второй экземпляр контракта) передаётся в архив нового органа по запросу. При этом в архиве остаётся копия, а оригинал переезжает к новому работодателю.

При расторжении контракта

При добровольном или принудительном расторжении контракта:

• Служащий получает копию акта о расторжении.
• Оригинальный второй экземпляр сохраняется в личном деле до завершения всех кадровых процедур.
• После окончательного закрытия дела документ передаётся в архив государственного органа.

Последствия нарушения порядка хранения

Несоблюдение требований статьи 24 ФЗ‑79 может привести к:

• Административной ответственности (штрафы для юридических лиц – до 500 000 рублей).
• Отказу в признании правоспособности условий контракта в суде.
• Утрата доказательной базы при спорах о выплатах, надбавках и пр.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как узнать, где находится мой второй экземпляр контракта?

Обратитесь в отдел кадров с запросом «О предоставлении информации о содержимом личного дела». Сотрудник укажет место хранения и при необходимости выдаст копию.

Можно ли попросить заменить оригинальный второй экземпляр, если он повреждён?

Да. Необходимо подать письменное заявление в отдел кадров с указанием причины. После проверки будет оформлен новый экземпляр и внесены соответствующие изменения в личное дело.

Что делать, если я не получил первый экземпляр контракта при приёме на работу?

Сразу сообщите в отдел кадров. По закону каждый служащий обязан получить свой экземпляр в течение 5 рабочих дней с момента подписания.

Кому принадлежит право подписи в личном деле при переводе?

Подпись руководителя нового органа ставится в акте о переводе; оригинальный второй экземпляр остаётся в личном деле, но сопровождается отметкой о переводе.

Пример заполнения раздела «Хранение контракта» в личном деле

 1. Наименование документа: Служебный контракт № 2026‑04‑001
 2. Дата заключения: 
 3. Стороны: Министерство культуры РФ – Иванов И.И.
 4. Место хранения: личное дело № 12345, отдел кадров, г. Москва
 5. Примечание: оригинал хранится в личном деле, копия выдана сотруднику 
 

Второй экземпляр служебного контракта – ключевой элемент кадрового документооборота в системе государственной гражданской службы. Его хранение в личном деле служащего гарантирует:

• Прозрачность и законность трудовых отношений;
• Наличие достоверных доказательств в случае споров;
• Сохранность исторических кадровых данных для архивов государства.

Соблюдение требований статьи 24 ФЗ‑79 и сопутствующих нормативных актов является обязанностью как работодателя, так и самого гражданского служащего.

Автор: Юридический аналитик. Данная статья подготовлена на основе открытых источников и актуальна на 19 апреля 2026 г.