Актуальность: форма 0504210 обязательна для всех государственных (казённых, бюджетных, автономных) учреждений с 27 сентября 2020 г․, утверждена Приказом Минфина РФ от № 52н (ред․ )․ Ни при каких чрезвычайных обстоятельствах (пожар, наводнение, эпидемия и т․д․) применение документа не отменяется․
Назначение и сфера применения
Форма 0504210 используется для оформления факта выдачи материальных запасов (МЦ) в эксплуатацию/использование:
- для нужд самого учреждения (канцелярия, хозинвентарь, ГСМ, строительные материалы);
- для проведения научных, учебных и производственных работ;
- при внутреннем перемещении между МОЛ (материально-ответственными лицами) или кладовыми без изменения балансовой принадлежности․
Где взять бланк
Законодательно утверждён единый бланк ОКУД 0504210:
- Скачать бесплатно в PDF — blanki․ru/doc/0504210
- Встроен в типовые конфигурации:
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8․2/8․3 (печатная форма «Ведомость выдачи МЦ»);
- «Контур-Бухгалтерия для некоммерческих организаций»;
- «Гарант: Бухгалтерия бюджетных учреждений»․
- Приобрести бумажную форму — в магазинах «Бланкино․ру», «CentrMag», «1С-Маркет» (код товара 00533725)․
Правила заполнения: пошаговая инструкция
Шапка документа
| Реквизит | Как заполнить |
|---|---|
| ОКУД | 0504210 |
| ОКПО | Код по ОКПО вашего учреждения |
| Структурное подразделение | Название цеха/отдела, получающего МЦ |
| Дата составления | День фактической выдачи (дд․мм․гггг) |
| Номер ведомости | Сквозная нумерация за год (например, 15/26) |
Табличная часть
- Колонка 1 — № п/п․
- Колонка 2 — наименование МЦ (краткое, как в учётной карточке)․
- Колонка 3 — единица измерения (шт․, кг, м)․
- Колонка 4 — количество по факту выдачи․
- Колонка 5 — цена за единицу (без НДС, руб․коп․)․
- Колонка 6 — сумма (кол-во × цена)․
- Колонка 7 — номер и дата расходного ордера (форма 0504204)․
- Колонка 8 — подпись МОЛ, выдавшего материал․
- Колонка 9 — подпись МОЛ, принявшего материал․
Завершающие реквизиты
«Сдал», ФИО и подпись заведующего складом (МОЛ-1)․
2․ «Принял» — ФИО и подпись руководителя подразделения (МОЛ-2)․
3․ «Проверил», ФИО и подпись главного бухгалтера․
4․ Документ регистрируется в Журнале учёта выдачи материалов (форма 0504044)․
Примеры корректного заполнения
Пример 1․ Выдача канцелярии учебному отделу
| 1 | Бумага офисная А4, 80 г/м² | пачка | 20 | 250,00 | 5 000,00 | РО № 47/ | Иванова | Петров |
| 2 | Скобы канцелярские № 24 | коробка | 5 | 120,00 | 600,00 | РО № 47/ | Иванова | Петров |
Пример 2․ Выдача ГСМ в автотранспортный цех
| 1 | Бензин АИ-92 | л | 200 | 46,50 | 9 300,00 | РО № 48/ | Сидоров | Фёдоров |
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписей обеих сторон․ Проверяйте наличие двух подписей МОЛ․
- Несовпадение дат․ Дата ведомости = дата расходного ордера․
- Неверный ОКУД․ Код всегда 0504210, не 0504211 и не 0504204․
- Цена без НДС․ В бюджетных учреждениях используется цена учёта без НДС (п․ 2․1 Инструкции № 157н)․
Ответственность и контроль
Согласно письму Минфина от № 02-06-10/90417:
- ведомость хранится 5 лет (если МЦ оказались в эксплуатации более 1 года, 10 лет);
- отсутствие ведомости при выдаче МЦ расценивается как нарушение порядка бюджетного учёта, ст․ 15․5 КоАП РФ;
- контроль осуществляют органы Счётной палаты РФ и Росфиннадзора․
Быстрый чек-лист перед отправкой в архив
- Заполнены шапка + таблица + подписи?
- Совпадает дата, номер, суммы с расходным ордером?
- Скреплена печатью/ЭЦП?
- Сколичество листов = количеству сторон в ведомости?
Ведомость 0504210 — это не просто «бумага», а основной первичный документ, подтверждающий законное отчуждение материальных запасов со склада в эксплуатацию․ Соблюдайте формат, сроки хранения и требования подписей — и проверки будут пройдены без замечаний․
Скачать актуальный бланк:
blanki․ru/doc/0504210 (PDF, бесплатно, 30 кБ, актуально на )․