С 2025 года в российских учреждениях действует обновлённая форма № 0504210 «Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения».
Унифицированный бланк утверждён приказом Минфина России от № 52н (ред. от ), применяется в бюджетных, автономных и
некоторых коммерческих организациях и позволяет быстро списывать ТМЦ стоимостью до 3 000 рублей за единицу без создания специальной комиссии.
Когда нужно использовать ведомость
- Выдача канцтоваров, расходных материалов, мелкой оргтехники;
- Передача учебных принадлежностей преподавателям;
- Спецодежда и инвентарь для сотрудников;
- Любые материалы, не требующие инвентарного учёта.
Не используйте эту форму для списания основных средств (ОС); Для передачи ОС в эксплуатацию применяется требование-накладная № 0510451.
Как выглядит актуальный бланк 2025–2026 гг.
Основные реквизиты формы 0504210
- Код по ОКУД 0504210 — правый верхний угол бланка;
- Полное наименование учреждения и ОКПО;
- Дата составления ведомости;
- Материально-ответственное лицо (ФИО полностью);
- Бухгалтерские записи (счёт дебет/кредит, сумма);
- Табличная часть:
- Наименование материала;
- Код ТМЦ и единица измерения;
- Количество, цена, сумма;
- ФИО получателя и его личная подпись о получении.
- Подписи:
- Руководителя;
- Главного бухгалтера;
- Материально-ответственного лица.
Где скачать бесплатно
Официальные источники
- Петрозаводский государственный университет,
официальный шаблон в формате Excel (последняя редакция от ). - Ассистентус —
пустой бланк PDF и образец заполнения. - РГПУ им. Герцена —
готовый файл Excel (легко адаптируется под любое учреждение). - НИУ ВШЭ —
пример с заполненными строками (бумага, ручки, картриджи).
Быстрая ссылка на архив: https://cloud.example.gov.ru/forms-2026/0504210.zip (обновлён ).
Пошаговая инструкция по заполнению
Шаг 1. Подготовьте данные
- Уточните список материалов и их остатки на складе;
- Получите список сотрудников, которым требуются материалы;
- Узнайте цену за единицу (из приходной накладной или карточки склада).
Шаг 2. Откройте бланк Excel
Перейдите во вкладку «0504210» и заполните жёлтые ячейки — они содержат подсказки:
B7 — Наименование материала (например, «Бумага А4») C7 — Код ТМЦ (берём из справочника) E7 — Кол-во F7 — Цена за ед. G7 — Сумма (=E7*F7) H7 — ФИО получателя
Шаг 3. Подведите итоги
Используйте автосумму Excel для столбцов «Количество» и «Сумма».
Шаг 4. Подпишите документ
- Распечатайте ведомость;
- Поставьте подписи руководителя, главного бухгалтера и завхоза;
- Соберите подписи всех получателей в последнем столбце;
- Поставьте печать (если предусмотрена учётной политикой).
Сроки хранения и контроль
Ведомость хранится не менее 5 лет (для бюджетных учреждений — 10 лет).
Подшивается в дело «Отчётно-учетные документы по материалам» вместе с приходными и расходными накладными.
Контрольные органы (ФНС, Росфиннадзор) проверяют корректность заполнения именно этого документа в первую очередь.
Распространённые ошибки
| Ошибка | Последствия | Как исправить |
|---|---|---|
| Нет подписи получателя | Списание не признаётся | Получить подпись лично или через курьера |
| Забыли дату | Нарушено первичное оформление | Указать дату фактической выдачи |
| Цена > 3 000 руб. | Нужна комиссия и акт списания | Оформить акт формы 0504830 |
FAQ
Вопрос: Можно ли заполнять ведомость в электронном виде без печати?
Ответ: Да, если в учётной политике учреждения указано допустимость электронного документооборота с ЭЦП.
Иначе распечатывайте и подписывайте от руки.
Вопрос: Что делать, если нужно выдать 100 одинаковых наименований 100 сотрудникам?
Ответ: Заполняйте 100 строк, это допустимо. Альтернативно можно оформить одну строку «Общий список» и приложить реестр получателей (уточните во внутреннем регламенте).
Скачать актуальный бланк 0504210 (Excel, PDF, Word) прямо сейчас:
0504210_2026.xlsx (Excel) |
0504210_2026.pdf (PDF) |
0504210_2026.docx (Word)