Ведомость о недостаче — ключевой документ, фиксирующий факт нехватки товарно-материальных ценностей (ТМЦ) по результатам инвентаризации. Без грамотно оформленной ведомости невозможно списать убытки, установить виновных или отразить операции в бухгалтерском учёте. Ниже приведён подробный алгоритм действий, образцы форм и практические советы на 2026 год.
Зачем нужна ведомость о недостаче
- Юридическое основание для списания недостающих ТМЦ и отражения потерь в учёте.
- Информационная база для материальной претензии к виновным лицам.
- Доказательство в суде или при налоговых проверках.
Если ведомость составлена с ошибками, налоговая может не признать расходы, а суд отказать в иске о взыскании ущерба.
Основные формы и коды
| Форма | Назначение | Когда применять |
|---|---|---|
| ИНВ-19 | Сличительная ведомость результатов инвентаризации | Всегда, если обнаружены расхождения по любым ТМЦ |
| ИНВ-26 | Ведомость учета выявленных инвентаризацией результатов | Если кроме недостач выявлены ещё излишки или пересортица |
| ТОРГ-2 | Акт о расхождениях при приёмке товаров | Только при приёмке товара от поставщика |
Алгоритм действий после обнаружения недостачи
- Провести повторную проверку
Чтобы исключить ошибку счёта. - Составить акт первичной фиксации
Любой унифицированный бланк или свободная форма, но обязательно:- дата и время инвентаризации;
- наименование товара, единицы измерения;
- количество по учёту и фактически;
- подписи всех членов комиссии.
- Заполнить сличительную ведомость ИНВ-19
Далее — подробная инструкция.
- Потребовать объяснительные у материально ответственных лиц (МОЛ)
Образец см. ниже. - Принять решение комиссией
Если виновные установлены — списать ущерб на виновных; если нет, списать на прочие расходы.
Как заполнить форму ИНВ-19
Титульный лист
- Организация: полное наименование по учредительным документам.
- Структурное подразделение: склад, магазин, цех.
- Инвентаризационная комиссия: ФИО, должности всех членов.
- Период инвентаризации: дата начала и окончания фактического счёта.
- Ответственное лицо (МОЛ): ФИО, должность, табельный №;
Раздел 2 «При проверке установлено следующее»
| № п/п | Наименование ТМЦ | Ед. изм. | Учётное кол-во | Фактическое кол-во | Недостача (-) | Цена, руб. | Сумма, руб. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Кофе молотый «Arabica» | кг | 150 | 147 | -3 | 1 200 | 3 600 |
Раздел 3 «При пересортице»
Если одновременно выявлены и недостачи, и излишки, заполняем строки:
- коды товаров;
- наименования, по которым пересортица;
- кол-во и суммы излишков и недостач.
Важно: пересортица не устраняет недостачу! Разницу в цене всё равно нужно отнести на виновных или списать.
Пример заполненной ведомости (фрагмент)
|-------------------------------------------------------------| | СЛИЧИТЕЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ по результатам инвентаризации (ИНВ-19)| | Организация: ООО «Вкусная лавка» | | Подразделение: Склад №3 ул. Северная, 15 | | Комиссия: председатель, Сидорова Н.Н. | | члены, Петров А.А., Иванов К.К. | | Дата инвентаризации: | | Ответственное лицо: ст. кладовщик Зайцева И.И. | |-------------------------------------------------------------| | № | ТМЦ | Ед. | Учёт | Факт | Недостача | Цена | Сумма | |---|--------------------|-----|------|------|-----------|------|-------| | 1 | Мука пшеничная | кг | 1000 | 950 | 50 | 45 | 2 250 | | 2 | Сахар-песок | кг | 500 | 490 | 10 | 60 | 600 | |-------------------------------------------------------------| ИТОГО: 2 850 (две тысячи восемьсот пятьдесят) руб.
Объяснительная записка МОЛ (образец 2026)
Формат: свободный, но желательно иметь гриф «Для внутреннего пользования» и реквизиты.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
от материально ответственного лица Зайцевой И.И.
о недостаче при инвентаризации от
Во время проведения плановой инвентаризации на складе №3 выявлена недостача 50 кг муки пшеничной и 10 кг сахара-песка на общую сумму 2 850 руб.
Возможная причина: ежедневная выдача муки и сахара в производство без корректного оформления расходных ордеров из-за технического сбоя в программе «Склад-2023». Просроченные документы были внесены в систему позже, но после даты инвентаризации.
Иных фактов хищения или порчи не установлено.
Подпись: ___________ Зайцева И.И.
Бухгалтерские проводки в 2026 году
Вариант 1. Виновное лицо установлено
- Дт 94 / Кт 41 (или 10) — списание недостачи по учётной цене
- Дт 73-2 / Кт 94 — отнесение недостачи на виновное лицо
- Если сумма выше среднего месячного заработка, оформляем приказ о удержании не более 20% з/платы ежемесячно.
Вариант 2. Виновные не установлены
- Дт 94 / Кт 41 (или 10)
- Дт 91-2 / Кт 94 — списание на прочие расходы
- В налоговом учёте такие расходы не признаются (п. 2 ст. 265 НК РФ), поэтому формируем постоянное налоговое обязательство.
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствие | Как исправить |
|---|---|---|
| Нет подписей всех членов комиссии | Документ не имеет юридической силы | Передать на подпись каждому члену в день инвентаризации |
| Не указана учётная цена | Налоговая не примет расходы | Вести расчёты на основании учётных документов (прайсы, накладные) |
| Опоздали со сроками списания | Штраф по ст. 120 НК РФ | Завершить процедуру в течение 10 дней после утверждения результатов |
Где скачать актуальные бланки
- Акт о недостаче и пересортице (DOC) — Договор-Юрист.Ру
- Сличительная ведомость ИНВ-19 (PDF) — КонсультантПлюс
- Форма ИНВ-26 (ODT) — ГАРАНТ
- Акт ТОРГ-2 при приёмке (XLSX), Складопедия
Краткий чек-лист для бухгалтера
Составлена инвентаризационная комиссия приказом руководителя
Счёт проведён повторно
Заполнены все листы ИНВ-19
Получены объяснительные от МОЛ
Составлен акт о недостаче (ТОРГ-2 или свободная форма)
Принято решение комиссии (протокол)
Проведены проводки в учёте
Налоговое обязательство рассчитано (если нужно)
Ведомость о недостаче — не просто «бумага для склада», а полноценный юридический акт, от которого зависит корректность учёта и возможность взыскания ущерба. Соблюдайте сроки, заполняйте все реквизиты и не забывайте о подписях. При необходимости консультируйтесь с юристом, особенно если сумма ущерба превышает 5 000 руб.
Актуально на 19 апреля 2026 г.