С 27 сентября 2020 года бюджетные и казённые учреждения обязаны применять форму 0504210 «Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения», утверждённую Приказом Минфина РФ от № 52н. Ниже вы узнаете, где скачать бланк и образец 2026 года бесплатно, как правильно заполнить документ и какие альтернативные формы использовать.
Как выглядит ведомость 0504210
Документ состоит из двух листов:
- Титульная часть — реквизиты учреждения, структурного подразделения, материально-ответственного лица, а также бухгалтерские счета списания.
- Табличная часть — перечень выдаваемых ТМЦ с указанием наименования, количества, цены и суммы.
Важно: ведомость обязательно подписывает руководитель организации, после чего документ передаётся в бухгалтерию для списания материалов.
Где скачать бланк и образец
Ниже даны прямые ссылки на актуальные файлы формата ;doc, .xls и PDF (все файлы проверены на ):
- Бланк формы 0504210 (.doc, 88 Кб)
- Бланк формы 0504210 (.xls)
- Образец заполненной ведомости (.pdf)
Пошаговая инструкция по заполнению
Шаг 1: Заполнение титульного листа
- Код по ОКУД: 0504210.
- Дата: проставляется день выдачи ТМЦ (например, ).
- Учреждение по ОКПО: указывается код из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
- Структурное подразделение: цех, отдел или лаборатория, которому выдаются материалы.
- Материально-ответственное лицо: ФИО и должность кладовщика или иного уполномоченного сотрудника.
Шаг 2: Бухгалтерские счета
В таблице указываются корреспондирующие счёта списания: обычно Дт 401 20, 109 ХХ / Кт 105 00 (для спецодежды — 105 36).
Шаг 3: Перечень материальных ценностей
| № п/п | Наименование | Ед. изм. | Кол-во | Цена, руб. | Сумма, руб. | Целевое назначение |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Бумага офисная А4, 80 г/м² | пачка | 10 | 220,00 | 2 200,00 | Для кабинета № 305 |
| 2 | Картридж HP 410A | шт. | 2 | 4 100,00 | 8 200,00 | Для принтера HP LaserJet |
| 10 400,00 |
Шаг 4: Подписи
- Материалы выдал: подпись кладовщика.
- Материалы получил: подпись представителя подразделения.
- Утверждаю: подпись руководителя учреждения.
Ведомость vs Акт списания
Иногда вместо ведомости можно использовать акт списания материалов (форма 0504830). Отличия:
- Ведомость — для единовременной выдачи ТМЦ подразделению без создания комиссии.
- Акт — для окончательного списания (например, при выбытии основных средств) с обязательным участием комиссии.
Срок хранения и ответственность
Бухгалтерская ведомость хранится не менее 5 лет (п. 1 ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учёте»). При проверке ФКУ «Главгосэкспертиза» или Росфиннадзора отсутствие ведомости может стать основанием для штрафа до 10 000 руб. на должностное лицо.
FAQ
Может ли частная компания использовать форму 0504210?
Нет, форма предназначена только для госучреждений. Частные организации разрабатывают собственные бланки или используют универсальные формы (М-11, М-15).
Можно ли заполнять ведомость в Excel онлайн?
Да, в 2026 году допустимо заполнение в Excel, Google Sheets или любом другом редакторе. Главное — сохранить печатную копию с «живыми» подписями.
Нужно ли заверять ведомость печатью?
Если учреждение сохранило печать, да. С 2021 года печать не является обязательным реквизитом, но в бюджетной сфере обычно ставят штамп.
Форма 0504210 — основной документ для внутреннего движения материалов в госучреждениях. Скачайте актуальный бланк 2026 года по ссылкам выше, заполните по образцу, и вы избежите замечаний аудиторов и контролирующих органов.