В современных системах обработки информации (СОИ) большое количество проектных, конструкторских и программных документов хранится на магнитных носителях. Для контроля их создания, хранения, изменения и утилизации применяется специальный документ — Ведомость документов на носителях данных. В статье рассмотрены нормативные основы, структура формы, порядок её заполнения и практические рекомендации.

Общие сведения

Ведомость документов (далее — Ведомость) представляет собой табличный перечень всех документов, размещённых на магнитных носителях в рамках конкретного проекта или программы. Основные цели её ведения:

• обеспечение единого контроля над информационными ресурсами;
• упрощение поиска и идентификации документов;
• соблюдение требований к архивированию и защите информации;
• обеспечение прослеживаемости изменений (история версий).

Нормативно‑правовая база

Для оформления и использования Ведомости действуют следующие государственные стандарты:

1. ГОСТ 28388‑89 «Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения». Утверждён постановлением Госстандарта СССР от 20‑12‑89 № 3903 (пересмотр 2020 г.)
2. ГОСТ Р 21.101‑2020 «Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации». Определяет порядок размещения Ведомости в комплекте рабочих чертежей.
3. ГОСТ Р 21.1101‑2013 «Система проектной документации. Ведомость ссылочных и прилагаемых документов». Содержит правила заполнения графы «Примечание» при выпуске новых приложений.
4. Сводные требования Роскомнадзора к защите персональных данных, которые также учитываются в Ведомости при наличии персональной информации.

Классификация магнитных носителей

В соответствии с ГОСТ 28388‑89 в графе Примечание указывается код вида носителя:

• МЛ — магнитная лента;
• МД — магнитный диск;
• ГМД — гибкий магнитный диск.

Эти коды позволяют быстро определить физический тип носителя, на котором размещён документ.

Структура и содержание формы 10

Форма 10 — стандартный шаблон Ведомости. Ниже приведён типичный набор колонок (в скобках указаны ссылки на нормативные пункты):

Для конструкторских и программных документов данные вносятся в спецификацию, а технологические — в ведомость технологических документов (ВТД) (см. п. 5.1 ГОСТ 28388‑89).

Порядок заполнения Ведомости

Заполнение осуществляется в несколько этапов:

1. Определение перечня документов. На этапе планирования проекта формируется список всех документов, которые будут храниться на магнитных носителях.
2. Классификация. Каждый документ отнесён к одной из групп:
   • Конструкторские (КС, ТЧ, ТЗ);
   • Программные (ПМ, СК);
   • Технологические (ТУ, ТТ);
   • Служебные (журналы, протоколы).
3. Заполнение полей. Согласно ГОСТ 28388‑89:
   • В колонке «Код вида носителя» указывается один из кодов МЛ, МД, ГМД.
   • В колонке «Примечание» могут быть указаны дополнительные сведения: «Версия», «Эксплуатационный срок», «Защищено паролем» и т.п.
4. Утверждение. После заполнения Ведомость подписывается ответственным за хранение (начальником отдела ИТ) и руководителем проекта.
5. Обновление. При каждом изменении (добавление нового документа, замена версии, вывод из эксплуатации) вносятся соответствующие корректировки. По ГОСТ Р 21.1101‑2013 в графе «Лист» указывается «Зам», а в колонке «Дата» — дата выпуска нового листа.

Пример заполнения (практический вариант)

Ниже приводится упрощённый образец готовой Ведомости для проекта «Система управления заводом».

Взаимосвязь с другими ведомостями

В рамках ГОСТ 28388‑89 и ГОСТ Р 21.101‑2020 Ведомость документов часто используется совместно с:

• Ведомостью технологических документов (ВТД) – включает технологические карты, стандарты и методики;
• Ведомостью ссылочных и прилагаемых документов (форма 2 ГОСТ Р 21.101‑2020) – перечень всех документов, к которым делаются ссылки в рабочих чертежах;
• Ведомостью материалов – используется при расчёте расхода материалов, но в случае, если материалы описаны в виде технологических инструкций, они попадают в ВТД.

Все эти документы формируют единую информационную среду проекта и позволяют избежать дублирования данных.

Электронные формы и автоматизация

В 2024‑2026 годах широкое распространение получили следующие решения:

• Шаблоны в Microsoft Excel и Google Sheets с предустановленными формулами для автоматического подсчёта количества документов и контроля сроков;
• Встроенные функции в САПР (ПКС, Компас‑3D), позволяющие генерировать Ведомость непосредственно из проекта;
• Системы документооборота (1С:Документооборот, ЭДО) с возможностью привязывать каждый файл к записи в Ведомости и вести журнал изменений.

При выборе программного обеспечения следует обратить внимание на:

1. Соответствие требованиям ГОСТ 28388‑89 (поддержка кодов носителей, полей «Примечание», «Дата»);
2. Наличие контроля доступа к конфиденциальным данным (в частности, к персональным данным);

Практические рекомендации

• Регулярно проверяйте актуальность Ведомости. Рекомендуется проводить ревизию раз в квартал.
• Обеспечьте резервное копирование. На каждый магнитный носитель делайте копию на отдельный носитель (например, SSD) и фиксируйте её в Ведомости как «Резерв».
• Контролируйте доступ. По ГОСТ 28388‑89 доступ к носителям с персональными данными должен быть ограничен паролем и журналом аудита.
• Ведите историю изменений. При каждой версии документа добавляйте строку с пометкой «Зам» и указывайте дату замены (см. ГОСТ Р 21.1101‑2013).
• Согласовывайте Ведомость с другими отделами. При сдаче проекта Ведомость должна быть подписана как ИТ‑отделом, так и отделом контроля качества.

Ведомость документов на носителях данных – ключевой элемент системы управления информацией в любой организации, где используется магнитная запись; Соблюдение требований ГОСТ 28388‑89, ГОСТ Р 21.101‑2020 и ГОСТ Р 21.1101‑2013 гарантирует надёжность, прослеживаемость и соответствие нормативным требованиям.

При правильном оформлении, регулярном обновлении и интеграции с современными средствами автоматизации Ведомость становится не просто формальностью, а эффективным инструментом управления проектной документацией.

Дата публикации:  г.