Несчастный случай на производстве — это не только трагедия для пострадавшего, но и юридически нагруженная процедура для работодателя. Одним из ключевых документов, который возникает в результате расследования, является акт о несчастном случае по форме Н-1. В статье разберемся, в течение какого времени второй экземпляр акта должен храниться у работодателя, какие сроки установлены законодательством и что будет в случае нарушения.
Что такое акт по форме Н-1?
Акт по форме Н-1 — это официальный документ, составляемый по результатам расследования несчастного случая на производстве. Он содержит:
- описание обстоятельств происшествия;
- причины, повлекшие травму или смерть;
- перечень лиц, допустивших нарушения;
- меры по предотвращению повторения.
Акт составляется в двух экземплярах:
- Первый экземпляр передается в территориальный орган Фонда социального страхования РФ.
- Второй экземпляр остается на хранении у работодателя.
Срок хранения второго экземпляра
Какой срок установлен законом?
Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 360) и Постановлению Минтруда России № 73 от :
Второй экземпляр акта по форме Н-1 должен храниться у работодателя не менее 45 лет со дня его составления.
Исключения
Если несчастный случай повлек:
- смерть работника;
- тяжелые последствия (инвалидность I группы и т.д.),
то срок хранления продлевается до 75 лет — в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Минкультуры России № 236 от .
Как должен храниться документ?
Форма хранения
- Оригинал на бумаге — в сейфе или запираемом шкафу, в отдельном конверте, исключающем доступ посторонних лиц.
- Электронная копия (при наличии) — в защищенной информационной системе, с резервным копированием.
Кто отвечает за сохранность?
Ответственность за хранение второго экземпляра акта несет работодатель или уполномоченное лицо кадровой службы. При смене владельца бизнеса (продажа компании, реорганизация) обязанность переходит к правопреемнику.
Последствия нарушения срока хранения
Если акт отсутствует или уничтожен досрочно:
- Административный штраф: от 30 000 до 50 000 ₽ для юрлица, от 1 000 до 5 000 ₽ для должностного лица (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Уголовная ответственность: при гибели человека — ст. 143 УК РФ (нарушение требований охраны труда).
- Судебные иски: пострадавший или его наследники могут требовать компенсацию, если доказательства по делу утеряны.
Что делать при ликвидации организации?
При ликвидации предприятия акт подлежит передаче в государственный архив согласно Федеральному закону № 125-ФЗ. Передача оформляется актом приема-передачи, а копия акта хранится у ликвидационной комиссии не менее 5 лет.
Краткий чек-лист для работодателя
- Составить акт Н-1 в двух экземплярах.
- Первый экземпляр, в ФСС, второй — к себе.
- Определить ответственное лицо за хранение.
- Завести журнал учета актов и сроков их хранения.
- Ежегодно проверять наличие документа.