Дополнительное соглашение к трудовому договору – это официальный документ, которым стороны (работник и работодатель) вносят изменения в уже действующий трудовой договор. Вопрос количества экземпляров кажется простым, но именно он регулярно становится причиной споров и кадровых ошибок. Ниже – подробный разбор норм и практики на 19 апреля 2026 года.

Нормативная база: что говорит закон

ТК РФ ст. 72 и ст. 67 прямо указывают: любое изменение условий трудового договора должно быть оформлено в письменной форме и подписано обеими сторонами. Логика законодателя проста: каждая сторона должна иметь равнозначный по юридической силе экземпляр документа.

Для дистанционных сотрудников действует специальное правило ст. 312.2 ТК РФ: по письменному заявлению работника работодатель обязан в течение 3 рабочих дней направить ему оформленный на бумаге экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения. Это подтверждает: количество экземпляров — минимум два.

Сколько экземпляров нужно в 2026 году

• Минимум, 2: один отдаётся работнику, второй хранится у работодателя и подшивается в личное дело.
• Максимум — не ограничен: закон не устанавливает верхний предел. Компании могут сделать дополнительные копии для:
  • бухгалтерии (для корректировки начислений);
  • службы охраны труда (если изменяются условия допуска);
  • подразделения кадрового делопроизводства (если внутренняя инструкция это требует).
• Важно: лишние экземпляры должны быть чётко маркированы как «Копия» и не иметь статуса оригинала.

Как правильно распределить экземпляры

Пошаговая инструкция по оформлению

1. Подготовка: составляем дополнительное соглашение в 2 (или больше) идентичных экземплярах.
2. Нумерация и дата: в шапке проставляем порядковый номер дополнительного соглашения (например, «Доп. соглашение №3») и дату подписания.
3. Подписи: обе стороны ставят визы на каждом экземпляре.
4. Печать: по желанию работодателя ставится гербовая печать (обязательна только, если это предусмотрено локальными актами).
5. Уведомление: кадровик делает отметку «Получил свой экземпляр» на экземпляре компании и просит работника расписаться.
6. Хранение: экземпляр работника выдаётся под роспись, экземпляр работодателя – в личное дело.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка 1: отдаём работнику копию, а оригинал оставляем себе.
  Решение: оба экземпляра должны быть оригиналами, иначе в суде могут оспорить подлинность.
• Ошибка 2: забываем проставить номер дополнительного соглашения.
  Решение: нумерация сквозная по всем соглашениям к одному трудовому договору (ДС №1, ДС №2 и т.д.).
• Ошибка 3: не фиксируем факт выдачи.
  Решение: на обратной стороне экземпляра работодателя проставляем «Получено (ФИО) ____________ дата ____________».

Ответы на популярные вопросы

Вопрос: можно ли подписать один экземпляр, а потом сделать копию?

Нет. Закон требует, чтобы каждая сторона получила подписанный оригинал. Копия не имеет полной юридической силы.

Вопрос: нужно ли регистрировать дополнительное соглашение в трудовой книжке?

Нет. Трудовая книжка не заполняется при изменении условий труда по дополнительному соглашению.

Вопрос: что делать, если работник потерял свой экземпляр?

Работодатель выдаёт дубликат, заверенный подписью и печатью (при наличии), с пометкой «Дубликат».

• Стандарт: 2 идентичных подписанных экземпляра.
• Минимум: 1 у работника + 1 у работодателя.
• Максимум: сколько нужно для внутреннего документооборота.
• Обязательно: оформление в письменной форме, подписи сторон, отметка о получении.

Соблюдая эти простые правила, вы защитите себя и работника от возможных споров и проверок трудинспекции.