Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж работника․
При увольнении, переводе, а также при приёме на работу работодателю необходимо оформить
соответствующее уведомление о получении (или возврате) трудовой книжки․
Ошибки в сроках могут привести к штрафам, конфликтам с сотрудниками и даже к нарушениям
трудового законодательства․

Нормативно‑правовая база

Основные положения регулируются следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 78, статья 81, статья 62․
• Приказ Минтруда России от № 509н «Об утверждении формы записи в трудовой книжке»․
• Коллективный договор (если он есть) – может уточнять сроки и форму уведомления․

Сроки уведомления о получении трудовой книжки

2․1 При приёме на работу (выдача новой книжки)

1. Работодатель обязан оформить трудовую книжку и выдать её сотруднику в день начала работы (первый рабочий день)․
2. Если книжка выдаётся позже (например, по техническим причинам), срок не должен превышать трёх рабочих дней с момента начала работы․
3. Вместе с книжкой работодатель подписывает «акт приёма‑передачи трудовой книжки» и отправляет работнику копию (или скан) по электронной почте/мессенджеру в течение того же срока․

2․2 При увольнении (возврат книжки работодателю)

1. Согласно ст․ 78 ТК РФ, работодатель обязан вернуть трудовую книжку работнику в течение трёх рабочих дней после даты увольнения․
2. Одновременно с возвращением книжки работодатель обязателен выдать письменное уведомление (акт, справку) о том, что книжка получена․
3. Если книжка возвращается почтовой доставкой, сроки письма считаются с момента фактической доставки (подтверждается распиской)․

2․3 При переводе, командировке, отпуске без сохранения места работы

• Трудовая книжка остаётся у работника, но в ней делаются отметки о переводе/отпуске․
  Уведомление о получении книжки в этом случае не требуется, однако запись должна быть сделана в тот же день, когда факт произошёл․

Как правильно оформить уведомление

3․1 Форма документа

Уведомление может быть оформлено в виде:

• Акт приёма‑передачи трудовой книжки (бумажный вариант)․
• Электронный документ, подписанный простой электронной подписью (если это допускает внутренний регламент)․
• Электронное письмо с приложением скана акта, подтверждающего факт получения/возврата․

3․2 Содержание типового акта

 Акт приема‑передачи трудовой книжки

 Место: ________________________

 Стороны:
 1․ Работодатель – __________________________ (наименование, ИНН, ОГРН)․
 2․ Работник – _____________________________ (ФИО, должность, табельный номер)․

 Предмет акта:
 ⸺ Трудовая книжка № ________, серия ________, выдана/получена․

 Подписи:
 ________________________ ________________________
 (Работодатель) (Работник)

3․3 Как отправить уведомление

Для ускорения процесса рекомендуется:

1. Сделать скан акта сразу после подписи․
2. Отправить скан по корпоративной электронной почте с темой «Уведомление о получении (возврате) трудовой книжки – ФИО сотрудника»․
3. В случае отправки почтой – приложить заказное письмо с уведомлением о вручении, которое будет служить доказательством доставки․

Последствия несоблюдения сроков

• Для работодателя: штраф от 2 000 до 5 000 рублей за нарушение правил оформления и возврата трудовой книжки (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
• Для работника: отсутствие подтверждения стажа может осложнить получение пособий, пенсии, переоформление в другие организации․
• Возможность возникновения трудового спора, который будет рассматриваться в суде или в комиссии по трудовым спорам․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

5․1 Что делать, если работодатель не вернул трудовую книжку в срок?

Сотруднику следует направить письменный запрос (рекомендовано заказным письмом) с требованием возврата книжки․ При отсутствии ответа в течение 5 дней – можно обратиться в Трудовую инспекцию или в суд․

5․2 Можно ли отправить электронную копию акта вместо оригинала?

Да, если это предусмотрено внутренними нормативными документами компании и согласовано с работником․ При этом рекомендуется хранить оригиналы в архиве работодателя․

5․3 Как подтвердить, что работник получил книжку, если он находится в отдалённом регионе?

Используйте службы с подтверждением доставки (например, «Курьерская доставка с подписью получателя») либо оформите видеозапись передачи и отправьте её по электронной почте․

5․4 Влияет ли тип занятости (полный/частичный рабочий день, удалёнка) на сроки?

Нет, сроки, установленные ТК РФ, одинаковы для всех форм занятости․

Практический пример

Ситуация: Иванов И․И․ уходит в отпуск без сохранения места работы с 1 по 30 мая 2026 г․ Его трудовая книжка остаётся у него․

Действия работодателя:

1. 1 мая – в трудовой книжке делается запись «Отпуск без сохранения места работы», подпись руководителя․
2. 31 мая – после возвращения Иванова в штат, в книжке делается запись «Возврат из отпуска», подпись․
3. При этом уведомление о получении книжки не требуется, так как книжка не покидала работника․

Ситуация: Петров П․П․ увольняется 10 июня 2026 г․

1. 10 июня – работодатель оформляет приказ об увольнении․
2. 10‑11 июня – Петров подписывает акт приёма‑передачи трудовой книжки․
3. 12‑14 июня – работодатель отправляет скан акта Петрову и возвращает оригинал книжки (почтой или лично)․
4. Если книжка возвращена 14 июня, то срок «в течение трёх рабочих дней» соблюдён․

Соблюдение сроков отправки уведомления о получении (или возврате) трудовой книжки – обязательное требование Трудового кодекса РФ․
Основные правила просты:

• При приёме на работу – выдача книжки и уведомление в тот же день (не более 3 рабочих дней)․
• При увольнении – возврат книжки и уведомление в течение 3 рабочих дней после даты увольнения․
• Документировать факт передачи (акт, электронное письмо, заказное письмо)․

Точное соблюдение этих требований защищает интересы как работодателя, так и работника, минимизируя риск штрафов и трудовых споров․

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ и практики применения Трудового кодекса․
Дата актуализации: ․