Сколько экземпляров трудового договора нужно по закону?
Статья 67 Трудового кодекса РФ прямо указывает:
- минимум два подлинных экземпляра (не копии!);
- один — для работодателя‚ второй — для работника;
- каждый экземпляр имеет равную юридическую силу;
- если работнику выдают только копию‚ это считается нарушением закона‚ даже если сама копия заверена подписью работодателя.
Отличие от договора ГПХ
Важно не путать трудовой договор с договором гражданско-правового характера (ГПХ):
- ГПХ может быть заключён в одном экземпляре на стороне заказчика‚ если иное не оговорено сторонами.
- Трудовой договор обязательно в двух экземплярах: это требование императивной нормы‚ отступление от которой недопустимо;
Пошаговая процедура подписания в 2024–2026 гг.
Шаг 1. Подготовка документа
Работодатель готовит два оригинала трудового договора (бумажных либо электронных‚ если используется электронная подпись через сервисы «Контур.Эльба»‚ «СБИС» и др.).
Шаг 2. Подпись сторон
- Каждый экземпляр подписывается обеими сторонами внизу каждой страницы (чтобы исключить подмену листов).
- На последней странице проставляется:
- дата подписания (актуально );
- ФИО и должность уполномоченного лица работодателя;
- личная подпись работника.
Шаг 3. Вручение экземпляра работнику
Обязательно в течение трёх рабочих дней с момента допуска к работе (ст. 68 ТК РФ).
В акте передачи или в журнале регистрации работник расписывается о получении своего экземпляра.
Дополнительные экземпляры: когда нужны три и более?
| Ситуация | Сколько экземпляров | Зачем |
|---|---|---|
| Работа в филиале или представительстве | 3 | Один — в головной компании‚ второй — в филиале‚ третий — у работника. |
| Работник-иностранец | 3 | Дополнительный экземпляр предоставляется в МВД/ГУВМ для миграционного учёта. |
| Государственная или муниципальная служба | 4 | + экземпляр в кадровую службу органа власти и + в профсоюз (если есть). |
Электронный трудовой договор: сколько «цифровых» экземпляров?
С 2023 года допустимо заключение договора в электронном виде через усиленную квалифицированную электронную подпись (ЭЦП).
- Файл формата PDF/Docflow дублируется на сервере оператора ЭЦП (например‚ «Тензор»‚ «Калуга-астрэ»).
- Это считается третьим экземпляром-архивом‚ но для работника и работодателя всё равно создаются по два подписанных файла (скачанные или направленные по защищённому каналу).
Штрафы и риски при нарушении количества экземпляров
| Нарушение | Штраф для ИП (руб.) | Штраф для юр. лица (руб.) |
|---|---|---|
| Не выдан экземпляр работнику | 5 000 – 10 000 | 50 000 – 100 000 |
| Выдана копия вместо оригинала | 1 000 – 5 000 | 30 000 – 50 000 |
Также возможно приостановление деятельности на 90 суток по решению Роструда.
Практические советы кадровика
- Храните экземпляры раздельно:
- у работодателя — в сейфе или ЭДО;
- у работника, в личном деле.
- Используйте сквозную нумерацию страниц (1/10‚ 2/10…)‚ чтобы избежать споров о подмене.
- При смене условий (оклад‚ график) оформляйте дополнительное соглашение — тоже в двух экземплярах.
- Проверяйте подлинность ЭЦП через официальный сайт ФНС или криптопровайдера.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Можно ли хранить трудовой договор только в электронном виде?
Ответ: Да‚ но обязательно должны быть два подписанных электронных файла‚ каждый с действующей ЭЦП сторон.
Вопрос 2: Как выдать экземпляр удалённому сотруднику?
Ответ: Направьте подписанный скан по защищённому каналу (S/MIME‚ EDI-система) и одновременно бумажный оригинал заказным письмом.
Вопрос 3: Что делать‚ если работник отказывается подписывать второй экземпляр?
Ответ: Составьте акт отказа в присутствии двух свидетелей и уведомите трудовую инспекцию в течение 3 дней (ст. 84.1 ТК РФ).
Трудовой договор всегда заключается минимум в двух подлинных экземплярах.
Соблюдайте процедуру: готовите два документа → подписываете обе стороны → вручаете один работнику → регистрируете в кадровом журнале.
Это простое правило избавит вас от штрафов‚ споров и судебных разбирательств.