С в России действует единый порядок уведомления о заключении (и расторжении) трудовых договоров с иностранцами: сведения одновременно направляются и в ГУВМ МВД, и в налоговую службу через один электронный документ. В статье разберёмся, когда именно и как именно информировать ИФНС, какие сроки и штрафы предусмотрены в 2026 году.
Кого считают «иностранным гражданином» для целей уведомления
Под уведомление подпадают:
- иностранцы, временно или постоянно проживающие в РФ;
- беженцы и вынужденные переселенцы;
- лица без гражданства (апатриды), получившие разрешение на работу;
- граждане ЕАЭС (Белоруссия, Казахстан, Киргизия, Армения) – в части уведомления ИФНС они равны остальным иностранцам.
Когда нужно уведомлять ИФНС
2.1 Приём на работу
Не позднее 3 рабочих дней с даты:
- подписания трудового договора;
- издания приказа о приёме на работу;
- фактического допуска иностранца к трудовой функции (что наступит раньше).
2.2 Расторжение договора
То же правило: уведомлять в течение 3 рабочих дней с даты:
- приказа об увольнении;
- окончания срочного договора;
- расторжения по соглашению сторон.
Куда именно подавать уведомление
С 2025 года работает единый электронный сервис ФНС
(services.nalog.ru)
через который информация автоматически передаётся в ГУВМ МВД.
Варианты подачи:
- Электронная подпись (КЭП) через личный кабинет юр./физ. лица-работодателя;
- ТКС-оператор (контур, СБИС, Диадок и др.);
- МФЦ – в бумажном виде только при отсутствии КЭП.
Адресуется уведомление в ИФНС по месту постановки работодателя на учёт.
Форма уведомления
Обновлённая форма утверждена Приказом ФНС России № ЕД-7-8/1145@ от (действует с ).
Ключевые реквизиты:
- Период действия договора: дата начала и дата окончания;
- Вид разрешения: патент / разрешение на работу / вид на жительство;
- СНИЛС иностранца (если есть);
- Вид трудовой функции по ОКЗ;
- Код региона и КПП работодателя.
Пошаговая инструкция для бухгалтера 2026
Шаг 1. Подготовьте пакет документов
- Копия трудового договора;
- Копия паспорта иностранца + перевод;
- Разрешение на работу/патент;
- Страховое свидетельство (СНИЛС) – при наличии;
- Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
Шаг 2. Авторизуйтесь в сервисе ФНС
Зайдите в раздел «Уведомления о приёме/увольнении иностранных работников».
Шаг 3. Заполните форму
Система подставит реквизиты компании автоматически. Проверьте корректность ИНН/КПП и подразделения ИФНС.
Шаг 4. Подпишите КЭП и отправьте
Сразу после отправки вы получите электронную квитанцию № 1 – подтверждение приёма сведений.
В течение 1 суток придёт квитанция № 2 – результат обработки:
- «Принято» – всё корректно;
- «Отказано» – указаны причины, исправьте и повторите отправку.
Ответственность за нарушение в 2026 году
| Нарушение | Штраф для юр. лица, руб. | Штраф для должностного лица, руб. |
|---|---|---|
| Просрочка уведомления < 90 дней | 35 000 – 50 000 | 2 000 – 3 000 |
| Нарушение ≥ 90 дней | 100 000 – 1 000 000 | 20 000 – 50 000 |
| Повторное нарушение в течение года | до 1 000 000 | до 70 000 |
Дополнительно: по ч. 1 ст. 18.15 КоАП РФ за привлечение без разрешения – штраф 250 000 – 1 000 000 руб. с возможной приостановкой деятельности до 90 суток.
Типичные ошибки и как их избежать
- Уведомление подано в «старую» базу МВД через ФГУП «ГВЦ».
С 2025 г; всё через ФНС. Проверьте, что выбран корректный сервис. - Неверный регион ИФНС.
Отправляйте туда, где стоит ваш ИНН, а не по месту подразделения иностранца. - Пропускают нулевое значение даты окончания договора бессрочного.
Укажите «» или специальный код «9» (бессрочно). - КЭП просрочена.
Обновите сертификат за 30 дней до окончания.
Что изменилось в 2026 году
- С введён международный формат передачи XML: уведомления теперь принимают и российские представительства, если работодатель-нерезидент нанимает иностранца удалённо;
- Добавлена возможность массовой загрузки до 1000 записей за один файл;
- Увеличены штрафы за повторное нарушение (см. таблицу выше).
Примеры сроков (калькулятор)
Договор подписан (понедельник). Последний день подачи – (четверг).
Если дата выпадает на выходной/праздник, срок переносится на ближайший рабочий день (ст. 193 ГК РФ).
- ✅ Подписан трудовой договор или приказ о приёме
- ✅ Проверены документы иностранца (патент/ВНЖ)
- ✅ Заполнена форма в сервисе ФНС
- ✅ Подписано КЭП
- ✅ Получена квитанция № 2 «Принято»
- ✅ Сохранён архивный файл на 5 лет
Важно: Нарушение срока даже на 1 день карается штрафом. Пользуйтесь календарём напоминаний в бухгалтерской программе или внешним TMS-сервисом.
Куда обратиться за помощью
- Телефон контакт-центра ФНС: ###-###-#### (круглосуточно);
- Чат-бот «Налогового помощника» в Telegram: @FNS_bot;
- Консультация налогового юриста: запись онлайн на nalog.ru.
Информация актуальна на . Перед публикацией проверьте последние изменения в официальных источниках ФНС и МВД.