Если вы впервые нанимаете сотрудника, то одним из самых важных этапов после подписания трудового договора является обязательное уведомление Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР) о приёме на работу․ Ошибки в оформлении чреваты штрафами и проблемами с начислением будущих пенсий․ Ниже приведён подробный алгоритм действий за апрель 2026 года․
Зачем вообще уведомлять ПФР?
- Правовое основание: пункт 3 статьи 11 Федерального закона № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании»․
- Цель: зафиксировать стаж и формировать индивидуальный лицевой счёт работника․
- Результат: будущая пенсия вашего сотрудника будет корректно рассчитана с учётом всех периодов работы․
Сроки подачи уведомления
| Тип работника | Крайний срок |
|---|---|
| Основной штат | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме |
| Внешний совместитель | Не позднее трёх рабочих дней с момента начала фактической работы |
Какие сведения нужны
- ФИО работника полностью (как в паспорте)․
- СНИЛС․
- Дата рождения․
- Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан)․
- Дата заключения трудового договора и приказа о приёме (по форме № Т-1)․
- Вид трудовой деятельности: основное место работы или совместительство․
3 способа подать сведения в ПФР
Через личный кабинет «Электронная отчётность ПФР»
Для этого потребуется:
- усиленная квалифицированная электронная подпись (ЭЦП) ключа «ФНС-ПФР»;
- актуальная версия ПО «ПФР-Отчётность» или онлайн-кабинет es․pfr․gov․ru․
Через СБИС, Контур․Экстерн, ТаксКом
Популярные операторы электронной отчётности подготовят форму СЗВ-ТД автоматически․ Обратите внимание на коды типа записи:
- 1, приём;
- 2, увольнение;
- 3, изменение условий труда․
На бумаге в клиентскую службу ПФР
Если у вас нет ЭЦП, форма СЗВ-ТД заполняется вручную и подаётся в день приёма лично или через представителя:
Ближайшее отделение ПФР:125130, г․ Москва, ул․ Большая Новодмитровская, д․ 5
Телефон «горячей линии»: 8-800-302-2-302
Шаг-за-шагом: заполняем форму СЗВ-ТД
Ниже — мини-инструкция для онлайн-кабинета ПФР:
Авторизуйтесь через Госуслуги или ЭЦП․ Выберите «Создать новое уведомление» → «СЗВ-ТД»․ В поле «Тип записи» ставим код 1․ Заполняем персональные данные работника․ Указываем: ⎼ Дата трудового договора: ⎼ Приказ № 12-к от ⎼ Должность: «Инженер-программист» Подписываем ЭЦП и отправляем․ Сохраняем квитанцию о приёме (PDF, XML)․
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как исправить |
|---|---|---|
| Неверный СНИЛС | Отказ ПФР | Проверить по паспорту и СНИЛСу на портале Госуслуг |
| Опоздание > 1 раб․ дня | Штраф 500 руб․ за каждого сотрудника | Сдать уведомление сразу после приёма, даже если договор подписан «вечером» |
| Отсутствие кода типа записи | Блокировка загрузки | Указать 1-3 в соответствующем поле |
Что делать, если ПФР отказал
- Уточнить причину: зайти в личный кабинет → «История загрузок» → «Ошибки»․
- Исправить данные: нажать «Создать исправление» и загрузить корректный файл․
- Подать повторно: тот же день считается соблюдённым, если ошибка исправлена до 00:00․
Ответственность работодателя
- Штрафы: 500 руб․ за каждое несвоевременное или некорректное уведомление (ст․ 15․33 КоАП)․
- Дополнительная проверка: при выявлении ошибок ПФР может устроить выездную проверку․
Чек-лист «Готово к приёму сотрудника»
Скачайте и распечатайте:
- ☐ Подписанный трудовой договор
- ☐ Приказ о приёме (форма Т-1)
- ☐ Заполненное СЗВ-ТД
- ☐ ЭЦП или доверенность для бумажного варианта
- ☐ Квитанция о приёме уведомления в ПФР
Кратко: подготовьте СЗВ-ТД в день приёма, проверьте СНИЛС, отправьте через личный кабинет ПФР или спецоператора․ Это займёт 10 минут, но избавит от штрафов и проблем с трудовым стажем ваших сотрудников․
Важно: если вы нанимаете иностранца или гражданина СНГ, процедура та же, но дополнительно понадобится миграционная карта и разрешение на работу․