Каждый работодатель обязан в установленный срок уведомить Фонд социального страхования Российской Федерации (ФСС) о заключении трудового договора со своим новым сотрудником․ Несоблюдение этой процедуры может привести к штрафам и проблемам при начислении пособий․ Ниже приведён актуальный алгоритм действий на 2025 год․
Кого и когда нужно уведомлять
Общий случай (российские граждане)
- Срок: не позднее 1 рабочего дня со дня заключения трудового договора (ст․ 66․1 ТК РФ)․
- Способ: электронное уведомление через Сервис «Электронная трудовая книжка» (https://сведения-о-трудовой-деятельности․рф) либо через свою информационную систему, подключённую к ФСС․
Иностранные граждане
С 2025 года сроки и процедуры для трудоустройства иностранцев стали жёстче:
- В течение 3 рабочих дней после подписания трудового договора необходимо:
- отправить в МВД уведомление о приёме на работу;
- одновременно направить аналогичное уведомление в ФСС (через тот же сервис «Электронная трудовая книжка»)․
- Если иностранец приехал по патенту или разрешению на работу, нужно дополнительно прикрепить скан-копию документа․
Что указывать в уведомлении
| Поле | Формат/пример |
|---|---|
| СНИЛС работника | 112-233-445 95 |
| Номер трудового договора | TD-2025-04-145 |
| Дата заключения договора | |
| Должность/профессия | Инженер-программист |
| Режим работы | Полный рабочий день (40 ч/нед․) |
| Особые условия (иностранец) | № патента № 1234567890, срок действия до |
Как отправить уведомление в ФСС: 3 быстрых способа
- Через личный кабинет ФСС:
Войдите в сервис «Электронная трудовая книжка» → раздел «Уведомления о приёме/увольнении» → «Создать уведомление» → заполните форму → подпишите ЭЦП․ - Через отчётность 4-ФСС:
Некоторые бухгалтерские программы (1С, Контур) автоматически формируют уведомление при вводе нового сотрудника в список․ - Через Госуслуги (для ИП):
Приложение «Мой бизнес» → «Сотрудники» → «Уведомить ФСС»․
Что делать при ошибке или опоздании
- Опоздание ≤ 30 дней:
Исправленное уведомление всё равно принимается, но ФСС может провести внеплановую проверку․ - Опоздание > 30 дней:
Необходимо:- направить уточнённое уведомление;
- подать объяснение в ФСС с указанием причины задержки;
- при первом нарушении штраф составит 5 000 руб․ на организацию, 500 руб․ на должностное лицо․
Проверка статуса уведомления
В личном кабинете ФСС отображается статус:
- «Принято» — всё в порядке․
- «Ошибка» — нажмите «Просмотреть» и исправьте поля, отмеченные красным․
- «Повторно» — значит ранее отправленное уведомление было отклонено; требуется корректировка․
Чек-лист работодателя
- ☐ Подписан трудовой договор․
- ☐ Уведомление отправлено в течение 1 рабочего дня (для россиян) или 3 рабочих дней (для иностранцев)․
- ☐ СНИЛС и паспортные данные внесены верно․
- ☐ Сохранён файл с квитанцией о приёме ФСС․
- ☐ Сотруднику выдана копия уведомления по запросу․
Ответы на популярные вопросы
Q: Что делать, если у работника нет СНИЛС?
Отправьте уведомление с полем СНИЛС пустым: ПФР сама присвоит номер, после чего ФСС синхронизирует данные․
Q: Нужно ли уведомлять ФСС при приёме на 0,5 ставки?
Да, формат работы не имеет значения — уведомлять обязательно при любом трудовом договоре․
Q: Как подтвердить, если сервис ФСС не работает?
Создайте уведомление офлайн (утилита «ПФР-СЗВ-ТД»), сохраните XML-файл и отправьте позже, как только сервис восстановится․ Главное — не нарушить срок․