В случае прекращения трудовых отношений работодатель обязан вручить работнику его трудовую книжку. Для подтверждения факта получения документа часто используют письменное уведомление. В статье рассматриваются правовые основы, порядок оформления и пример текста уведомления.
Общие сведения
Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы и периодичность занесения записей о занятости. При увольнении работнику необходимо:
- получить трудовую книжку в оригинале;
- получить справку о заработной плате (если требуется);
- подписать акт об увольнении (если он составляется).
Для избежания споров работодатель оформляет уведомление о получении трудовой книжки, которое фиксирует дату, подписи сторон и условия передачи.
Правовые нормы
Основные нормативные акты, регулирующие процесс:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 63, 65, 71): работодатель обязан передать трудовую книжку в течение трех дней после увольнения.
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об электронной подписи»: при электронном оформлении документов допускается использование электронной подписи.
- Приказ Минтруда России от № 744н: порядок заполнения и выдачи трудовых книжек;
Нарушение сроков или отсутствие подтверждающего документа может привести к административной ответственности работодателя.
Порядок уведомления
Процедура выглядит следующим образом:
- Подготовка документа – создаётся шаблон уведомления (можно использовать форму в Word, Google Docs или электронный документ).
- Заполнение реквизитов – в уведомление вносятся:
- ФИО работника;
- Должность и подразделение;
- Дата увольнения;
- Дата и способ получения трудовой книжки;
- Подписи сторон.
- Подписание – обе стороны ставят подписи (при электронном оформлении – используют электронную подпись).
- Передача копии – работнику выдаётся оригинал документа, а в личное дело работодателя помещается копия.
- Регистрация в системе – если используется электронный архив, документ сканируется и сохраняется в базе данных HR.
Образец уведомления
УВЕДОМЛЕНИЕ О ПОЛУЧЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ Город _____________ "__" ___________ 2026 г. Я, ФИО работника, паспорт: серия ___ № ______, выдан ________________, работавший(-ая) в компании ООО "Название компании" на должности ______________________, согласно приказу № ______ от "__" ___________ 2026 г. о прекращении трудового договора, подтверждаю получение своей трудовой книжки (серия ___ № ______) в оригинале. Дата получения: "__" ___________ 2026 г. Способ получения: ______________________ (лично / почтовой отправкой). Подпись работника: _______________________ Настоящее уведомление составлено в двух экземплярах, один из которых передан работнику, другой – помещён в личное дело работника. Подпись работодателя (ФИО, должность): _______________________
При необходимости в документ можно добавить пункт о возврате оригинала справки о заработной плате, если она выдается отдельно.
Что делать, если работник отказывается принимать трудовую книжку?
Отказ может возникнуть по разным причинам (например, работник хочет получить её позже). В таком случае рекомендуется:
- Составить акт отказа с указанием причины отказа и подписью работника.
- Отправить трудовую книжку заказным письмом с уведомлением о вручении.
- В случае повторного отказа – оформить письменный запрос в суд (ст. 76 ТК РФ) о принудительном получении документа.
Все действия должны фиксироваться в личном деле работника.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Кому следует хранить копию уведомления?
Копия помещается в личное дело работника и в архив отдела кадров.
Можно ли отправить трудовую книжку по почте?
Да, если работник дал письменное согласие и указал точный адрес доставки. В этом случае необходимо оформить отчет о передаче с подтверждением подписи получателя.
Что делать, если трудовая книжка была утеряна?
Работодатель обязан выдать замену, а работнику – оформить заявление о выдаче дубликата в отделе кадров. Подтверждающий документ – акт о выдаче дубликата.
Нужна ли электронная подпись?
Электронная подпись обязательна только в случае, если документ оформляется в электронном виде и хранится в системе электронного документооборота.
Уведомление о получении трудовой книжки – простой, но крайне важный документ, который защищает интересы как работника, так и работодателя. Соблюдение установленного порядка оформления, подписи сторон и архивации помогает избежать споров, административных штрафов и судебных разбирательств.
Помните, что своевременная передача трудовой книжки и корректное документирование процесса – залог соблюдения трудового законодательства и хороших трудовых отношений.