Вопрос о том, как правильно оформить уведомление работнику о получении (или передаче) трудовой книжки в день увольнения, стоит часто. Неправильное оформление может привести к спорам с сотрудником и даже к административной ответственности работодателя.

Содержание статьи

1. Законодательная база
2. Какие формы уведомления допускаются
3. Пошаговая процедура выдачи трудовой книжки
4. Образцы уведомлений
5. Часто задаваемые вопросы

Законодательная база

Трудовая книжка – документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Важнейшие нормативные акты, регулирующие порядок её ведения и выдачи, включают:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66, пункт 12, который обязывает работодателя в день увольнения передать работнику трудовую книжку, если тот не отказался от её ведения.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании» – определяет порядок выдачи сведений о трудовой деятельности в форме СТД‑Р.
• Постановление Правительства РФ от № 447 – регламентирует порядок перехода на электронный формат трудовой книжки.

ТК не уточняет, какие именно справки и формы необходимо выдавать, поэтому в практике принято использовать стандартные формы:

• Трудовая книжка (бумажный или электронный вариант);
• Справка о трудовой деятельности (форма СТД‑Р);
• Справка о заработной плате (по требованию работника).

Какие формы уведомления допускаются

Существует несколько способов уведомления работника о получении трудовой книжки:

Именное уведомление (письмо)

Оформляется на бланке организации, подписывается руководителем или уполномоченным лицом и направляется лично сотруднику в день увольнения.

Неименованное (универсальное) уведомление

Можно использовать, если работник согласен поставить отметку о получении на копии уведомления, находящейся в его личном деле. При этом в тексте указывается, что сотрудник ставит свою подпись в качестве подтверждения получения.

Электронное уведомление

При переходе на электронный формат трудовой книжки (ЭТК) уведомление отправляется в электронном виде через систему «Электронный документооборот» (ЭДО) с запросом о подтверждении получения.

Пошаговая процедура выдачи трудовой книжки

1. Подготовка документов
   • Проверьте заполненность трудовой книжки (все записи о стаже, повышениях, переводах и т.д.).
   • Подготовьте форму СТД‑Р, если работник выбирает её вместо книжки.
   • При необходимости подготовьте приказ о переводе на электронный формат.
2. Согласование формата

   Сотруднику предлагается выбрать один из вариантов:

   • Продолжить ведение бумажной трудовой книжки;
   • Перейти на электронный формат (подписать согласие).
3. Оформление уведомления

   В зависимости от выбранного формата оформляется:

   • Именное или неименное письмо‑уведомление;
   • Электронный запрос в системе ЭДО.
4. Подписание

   Работник ставит подпись (или отметку «Получено») в оригинале уведомления и получает копию «Трудовой книжки» (или подтверждающий документ).

5. Выдача документа

   Фактическая передача трудовой книжки происходит в тот же день, когда подписано уведомление. При передаче электронного варианта – отправка в личный кабинет работника.

6. Регистрация акта

   В личном деле сотрудника фиксируется факт выдачи (вкладка «Уведомления»), а в системе учета кадров – дата передачи.

Образцы уведомлений

Именное уведомление (бумажный вариант)

ООО «Ромашка»
ИНН 7701234567, ОГРН 1157746578945
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 10

№ ____ от «__» __________ 2026 г.

УВЕДОМЛЕНИЕ
_Ф.И.О. работника_: ______________________________
_Должность_: _________________________________
_Подразделение_: _______________________________

В соответствии с пунктом 12 статьи 66 Трудового кодекса РФ информируем Вас о том, что в день увольнения (______) Вам передана трудовая книжка (бумажный/электронный вариант) в полном объеме.

Просим подтвердить получение документа, поставив свою подпись в нижней части настоящего уведомления.

______________________ ______________________
(подпись работника) (подпись руководителя)

Неименованное уведомление (универсальный вариант)

УВЕДОМЛЕНИЕ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Настоящим сообщаем, что в день увольнения (______) работнику, отказавшемуся от ведения бумажной трудовой книжки, предоставлена справка о трудовой деятельности (форма СТД‑Р). 

Работник подтверждает получение, поставив отметку «Получено» в личном деле.

______________________ ______________________
(отметка «Получено») (подпись руководителя)

Электронное уведомление (шаблон письма)

Тема: Уведомление о передаче электронной трудовой книжки

Уважаемый(ая) __Ф.И.О.__!

В соответствии с пунктом 12 ст. 66 ТК РФ сообщаем, что в день вашего увольнения (______) электронная трудовая книжка была передана в ваш личный кабинет системы ЭДО. Для подтверждения получения, пожалуйста, войдите в систему и нажмите кнопку «Подтверждаю получение».

С уважением,
______________________
(Ф.И.О., должность, подпись)

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли направить сотруднику не именное уведомление?
  Да, если в уведомлении предусмотрено место для подписи/отметки работника, подтверждающей получение. При этом работник обязан поставить свою подпись в оригинальном документе, находящемся в личном деле.
• Что делать, если работник отказывается от получения бумажной трудовой книжки?
  Сотруднику предоставляется справка о трудовой деятельности (форма СТД‑Р). Уведомление о её выдаче оформляется аналогично бумажному варианту.
• Можно ли в день увольнения выдать только справку, а трудовую книжку оставить в архиве?
  Только в случае, если работник официально отказался от ведения трудовой книжки (подписал соответствующее заявление). В противном случае книжка должна быть передана.
• Как оформить переход на электронный формат трудовой книжки?
  Требуеться:
  1. Подготовить приказ о переходе;
  2. Получить согласие работника (подписанное заявление);
  3. Внести запись в электронную систему и выслать уведомление.
• Какие последствия у несоблюдения сроков выдачи?
  Нарушение может привести к административной ответственности (штраф для работодателя) и к возможным трудовым спорам.

Оформление уведомления работнику о получении трудовой книжки при увольнении – важный юридический шаг, который защищает интересы как работодателя, так и сотрудника. Ключевые моменты, которые необходимо помнить:

• Соблюдать требования ТК РФ (пункт 12 ст. 66) – передача книжки в день увольнения.
• Выбирать подходящий формат уведомления (именное, неименованное, электронное) в зависимости от условий труда и предпочтений работника.
• Обеспечить подпись/отметку работника как подтверждение получения.
• При переходе на электронный формат оформить согласие работника и вести запись в системе ЭДО.

Тщательное соблюдение указанных рекомендаций позволит избежать конфликтных ситуаций и обеспечить законность завершения трудовых отношений.