Вопрос уведомления органов о приёме на работу государственных служащих актуален для всех работодателей, которые планируют оформить в штат государственного служащего (или гражданина, переходящего в госслужбу). Неправильное оформление или несоблюдение сроков может привести к штрафам, административным взысканиям и даже к приостановке выплат. В статье подробно рассмотрены:

• какое законодательство регулирует процесс уведомления;
• кто обязан подавать уведомление и в какие органы;
• какие документы необходимо подготовить;
• каковы сроки подачи уведомления;
• какие последствия ждут нарушителей;
• часто задаваемые вопросы.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие уведомление о приёме на работу государственных служащих:

1. Федеральный закон № 273-ФЗ «О государственном гражданском служащем» от г.;
2. Федеральный закон № 115-ФЗ «О противодействии коррупции» (пункт 6 статьи 16);
3. Приказ МВД России № 135 от «Об утверждении порядка подачи уведомлений о приёме на работу государственных служащих»;
4. Приказ Минтруда России № 456н от «Об обязательных формах и сроках подачи уведомлений о приёме на работу».

Эти документы определяют, что работодатель обязан уведомить уполномоченный орган (обычно отделение МВД или территориальный центр государственной службы) в установленный срок после заключения трудового договора.

Кто обязан подавать уведомление?

Уведомление обязаны подавать:

• Органы государственной власти (федеральные, региональные, муниципальные), принимающие на работу сотрудников на должности, подпадающие под действие закона о государственной гражданской службе;
• Государственные учреждения, в т.ч. учебные заведения, больницы, органы исполнительной власти;
• Организации, привлечённые к выполнению государственных функций (например, крупные подрядчики, работающие по госзакупкам), если их сотрудники получают статус госслужащих.

Сроки подачи уведомления

Согласно Приказу МВД № 135, уведомление должно быть подано в течение 5 рабочих дней с момента подписания трудового договора. Если договор заключён в последний день месяца, срок считается 5 рабочих дней с первого дня следующего месяца.

Нарушение сроков влечёт за собой административную ответственность, поэтому рекомендуется:

• Сразу после подписания договора подготовить пакет документов;
• Отправить уведомление в электронном виде через портал e‑gov.ru (если такой функционал доступен);
• Сохранить подтверждение о получении (квитанцию, электронный акт).

Какие документы необходимо подготовить?

Полный пакет обычно включает:

1. Заявление-уведомление (форма № 1, утверждённая Приказом МВД). Заполняется в двух экземплярах – один остаётся у работодателя, второй отправляется в орган.
2. Копия трудового договора (с указанием должности, условий оплаты, срока действия).
3. Копия паспорта и ИНН будущего госслужащего.
4. Справка об отсутствии судимости (выдаётся органами МВД по месту жительства).
5. Согласие на обработку персональных данных (стандартный шаблон).
6. При необходимости – документы, подтверждающие квалификацию (диплом, сертификаты).

Все документы должны быть подписаны обеими сторонами и заверены печатью организации (если она есть).

Порядок подачи уведомления

Существует два официальных способа:

5.1 Подача в бумажной форме

• Подготовьте полный пакет документов;
• Отправьте их заказным письмом с уведомлением о вручении в отделение МВД, отвечающее за ваш регион;
• Сохраните копию почтового штампа и трек‑номер для подтверждения факта подачи.

5.2 Электронная подача

• Зарегистрируйтесь на портале e‑gov.ru (или на специализированном портале МВД «Госслужба»);
• Заполните форму уведомления онлайн, загрузив сканы всех документов;
• Подтвердите отправку с помощью электронной подписи (ЭП) или КВЭП;
• Сохраните полученную электронную квитанцию – она имеет юридическую силу.

Последствия несоблюдения сроков

Если уведомление не подано в установленный срок, законодательство предусматривает следующие меры ответственности:

Кроме финансовых штрафов, могут быть применены:

• Временная приостановка выплаты заработной платы госслужащему;
• Отзыв лицензии (для организаций, работающих по госконтрактам);
• Внесение в реестр недобросовестных работодателей, что осложняет участие в государственных тендерах.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Нужно ли подавать уведомление, если сотрудник уже работает в госслужбе, а меняется только подразделение?

Да. При переводе на другую должность или в иной орган необходимо подать новое уведомление в течение 5 рабочих дней с даты приказа о переводе.

7.2 Можно ли подать уведомление после истечения срока, если возникли уважительные причины?

Возможен запрос на «постановку на учёт с объяснением причин» в орган, куда подавалось уведомление. Решение принимается индивидуально, однако штраф всё равно может быть наложен.

7.3 Какие электронные подписи признаются допустимыми?

Для юридических лиц – Квалифицированная электронная подпись (КЭП), выданная аккредитованным удостоверяющим центром. Для ИП – также КЭП или усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

7.4 Как проверить, что уведомление принято?

В электронных системах появляется статус «Принято», а в бумажном виде – подписанный акт приёма‑передачи от сотрудника МВД.

Практический чек‑лист для работодателя

1. Подготовить трудовой договор и убедиться, что в нём указана должность, подпадающая под статус госслужащего.
2. Собрать копии паспорта, ИНН, справку об отсутствии судимости.
3. Заполнить форму уведомления (бумажную или электронную).
4. Отправить пакет документов в течение 5 рабочих дней.
5. Сохранить подтверждение о получении (квитанцию, электронный акт).
6. Вести учёт всех отправленных уведомлений в отдельном реестре.
7. При переводе или изменении условий труда повторить процесс.

Своевременное и корректное уведомление о приёме на работу государственного служащего – обязательный элемент кадровой политики любого государственного или полу-государственного работодателя. Соблюдение сроков (5 рабочих дней), правильный набор документов и использование официальных каналов подачи (бумажный или электронный) позволяют избежать штрафов и административных санкций, а также гарантируют законность выплат и правовой статус сотрудника.

Помните: лучше потратить несколько часов на подготовку и проверку документов сейчас, чем сталкиваться с финансовыми потерями и репутационными рисками в будущем.

Дата публикации:
Автор: Ваш помощник по правовым вопросам