Цель статьи – помочь сотрудникам правильно оформить документ, который официально сообщает работодателю о намерении взять отпуск, а также предоставить готовые образцы и практические советы, основанные на актуальном законодательстве РФ (ТК РФ) и рекомендациях кадровых служб.

Что такое заявление (уведомление) об отпуске?

Заявление об отпуске – это письменный документ, направляемый работником в отдел кадров (или непосредственно руководителю), в котором указываются даты и тип отпуска, а также подпись сотрудника. В большинстве компаний такие документы называют заявлением или уведомлением в зависимости от внутренней формы подачи.

Согласно статье 115 ТК РФ сотрудник обязан подать заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска не менее чем за две недели до начала отпуска, если иное не предусмотрено коллективным договором или локальными нормативными актами.

Виды отпусков, для которых требуется заявление

• Ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ст. 115 ТК РФ);
• Отпуск без сохранения заработной платы (ст. 115 ТК РФ, пункт 2);
• Отпуск по беременности и родам (ст. 255 ТК РФ);
• Отпуск по уходу за ребенком до 1½ лет (ст. 255 ТК РФ);
• Отпуск по учебе (ст. 115 ТК РФ);
• Отпуск по семейным обстоятельствам (ст. 115 ТК РФ, пункт 3);
• Отпуск с последующим увольнением (по соглашению сторон).

Кому и когда подается заявление

1. Кому: в отдел кадров, HR‑менеджеру или непосредственному руководителю (в зависимости от внутренней процедуры).
2. Когда:
   • Ежегодный отпуск – не менее чем за 14 календарных дней до начала отпуска (может быть сокращено коллективным договором).
   • Отпуск без сохранения заработной платы – за 7 дней (если иное не указано в локальном нормативе).
   • Отпуск по беременности и родам – за 2 месяца до предполагаемой даты родов.
   • Отпуск по уходу за ребенком – за 1 месяц до планируемой даты начала отпуска.

Обязательные реквизиты заявления

Важно: если в организации используется унифицированный бланк, все поля заполняются в соответствующих ячейках, а подпись ставится в отведённом месте.

Пошаговая инструкция написания заявления

1. Определите тип отпуска и уточните сроки подачи в локальном нормативном акте.
2. Соберите необходимые документы (медицинская справка при отпуске по беременности, согласие супруга и т.д.).
3. Выберите форму – печатный бланк или электронный шаблон (PDF/Word).
4. Заполните реквизиты в соответствии с пунктом 4 (см. таблицу).
5. Укажите точные даты – помните о календарных и рабочих днях.
6. Проверьте орфографию и корректность данных.
7. Подпишите документ (в случае электронной формы – цифровая подпись или скан подписи).
8. Отправьте заявление в нужный отдел (лично, по почте, через корпоративный портал).
9. Сохраните копию (скан, PDF) для собственного архива.

Образцы заявлений

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Заявление
ООО "Пример"
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1

«____» __________ 2026 г.

Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск
в размере 28 (двадцать восемь) календарных дней
с «03» июня 2026 г. по «30» июня 2026 г.

Контактный телефон: +7 (999) -23‑45‑67
Подпись ___________________ /Иванов И.И./

Отпуск без сохранения заработной платы

Заявление
ЗАО "Компания"
Адрес: 654321, г. Санкт‑Петербург, пр. Согласия, д. 10

«____» __________ 2026 г.

Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы
в размере 10 (десяти) календарных дней
с «15» июля 2026 г. по «24» июля 2026 г.

Причина отпуска: личные обстоятельства.
Контактный телефон: +7 (921) -55‑66‑77
Подпись ___________________ /Петрова А.С./

Отпуск по беременности и родам

Заявление
АО "Здоровье"
Адрес: 777777, г. Казань, ул. Медицинская, д. 5

«____» __________ 2026 г.

Прошу предоставить мне отпуск по беременности и родам
с «01» августа 2026 г. по «31» января 2027 г.
(6 месяцев, согласно приказу Минздравсоцразвития РФ).

Приложения:
Медицинская справка о беременности (№ 123 от ).
Копия паспорта.

Контактный телефон: +7 (843) -21‑43‑21
Подпись ___________________ /Смирнова Е.В./

Отпуск с последующим увольнением

Заявление
ИП "Иванов И.И."
Адрес: 101000, г. Москва, ул. Свободы, д. 12

«____» __________ 2026 г.

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск
в размере 14 (четырнадцати) календарных дней
с «10» сентября 2026 г. по «23» сентября 2026 г.,
после чего прошу уволить меня по собственному желанию
с «30» сентября 2026 г.

Контактный телефон: +7 (495) -77‑88‑99
Подпись ___________________ /Иванов И.И./

Оформление в электронном виде

• Большинство современных компаний используют корпоративные порталы (1С:Зарплата и Кадры, SAP, Bitrix24 и др.).
• Для электронного заявления достаточно заполнить онлайн‑форму, где предусмотрены поля, перечисленные в пункте 4.
• Подтверждение подачи приходит на электронную почту – сохраняйте это сообщение.
• Если требуется подпись, используйте ЭЦП (электронную цифровую подпись) либо загрузите скан подписи.

Частые ошибки и как их избежать

1. Слишком поздний срок подачи. Проверьте внутренние регламенты – в большинстве случаев минимум 14 дней.
2. Неправильный расчет календарных дней. Учтите, что в отпуск включаются выходные и праздничные дни.
3. Отсутствие обязательных приложений. При отпуске по беременности – обязательна справка врача.
4. Отсутствие подписи руководителя. В некоторых организациях требуется подпись непосредственного начальника в копию.
5. Не указаны контактные данные. Работодатель может связаться с вами в экстренной ситуации.

Где скачать готовые шаблоны

• nalog-nalog.ru – образцы заявлений на отпуск 2026 года.
• КонсультантПлюс – рекомендации по оформлению и нормативные формы.
• Nopaper – бесплатные шаблоны в формате DOCX и PDF.
• Корпоративный портал вашей организации (раздел «Документы/Бланки»).

Правильно оформленное заявление (уведомление) об отпуске – это не только формальность, но и гарантия того, что ваш отдых будет согласован с работодателем и оплачен в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Следуйте рекомендациям, проверяйте сроки подачи и используйте готовые образцы, адаптируя их под свои личные данные.

Помните: своевременное и корректное уведомление об отпуске защищает ваши права и упрощает работу кадровой службы.

Дата публикации: