04 апреля 2026 г. — по состоянию на сегодня кадровый электронный документооборот (КЭДО) уже стал привычным инструментом большинства российских компаний. Однако именно в 2025–2026 гг. ФНС и Минтруд окончательно унифицировали требования к уведомлению сотрудников о переходе на «цифру». Ниже — подробная памятка для бухгалтеров, кадровиков и руководителей, как правильно уведомить персонал и контрагентов.
Зачем вообще нужно отдельное уведомление?
Электронный документооборот в кадрах — это не просто «отказ от бумаги», а изменение сущности трудового договора (ст. 312;1 ТК РФ). Изменение способа оформления взаимоотношений требует:
- письменного информирования работника не позднее чем за две недели до «цифрового» старта;
- подтверждения факта ознакомления (электронная подпись или скан + расписка);
- обновления учетной политики и локальных актов компании.
Какой именно бланк использовать в 2026 году
В 2025-м действует форма из приказа ФНС от № ЕД-7-13/1088:
- Раздел 1 — сведения об организации/ИП.
- Раздел 2 — перечень документов, которые переводятся в электронный вид (трудовые книжки, приказы, доп. соглашения, листки нетрудоспособности, сведения о зарплате и др.).
- Раздел 3 — ссылки на оператора ЭДО (СКБ Контур, Тензор, СБИС и др.).
- Раздел 4 — дата начала применения КЭДО (допускается «плавающая» дата в пределах календарного месяца).
Важно: если вы меняете оператора или формат (например, переходите с XML на JSON-EDI), то уведомление нужно формировать заново и разослать всем сотрудникам повторно.
Кому и как разослать уведомление: 4 канала
| Канал | Способ подтверждения | Срок хранения |
|---|---|---|
| Личный кабинет сотрудника в системе ЭДО | Электронная подпись (КЭП) | Не менее 50 лет |
| Корпоративная почта | Электронное уведомление о прочтении + скан-копия с ЭЦП | 5 лет |
| Бумажная копия на руки | Расписка работника | 75 лет |
| Личный кабинет «Госуслуги Работник» | Электронная подпись (Минтруд/ПФР) | 50 лет |
Шаблон уведомления сотруднику (образец 2026)
Скачать актуальный бланк можно на сайте ФНС. Ниже, упрощённый текстовый вариант, который можно вставить в письмо:
Уведомление о переходе на кадровый электронный документооборот
Уважаемый(ая) [Ф. И. О.]! Напоминаем, что с 01 июня 2026 г. ООО «Ромашка» полностью переходит на кадровый электронный документооборот через оператора ООО «СКБ Контур». Все локальные акты, приказы, трудовые договоры, справки и расчётные листки будут направляться вам в личный кабинет https://lk;kontur.ru;
Для получения документов необходимо иметь действующую квалифицированную электронную подпись (КЭП) или подтверждённую учётную запись на портале «Госуслуги». Срок хранения электронных документов — 50 лет.
В случае несогласия вы вправе в течение 14 календарных дней со дня получения настоящего уведомления направить письменное возражение на почту hr@romashka.ru.___/___/2026 г. __________________/Иванов И.И./
Что делать, если работник отказался от ЭДО?
- В течение 14 дней оформить дополнительное соглашение о сохранении бумажного формата именно для этого сотрудника.
- Отразить исключение в положении о кадровом документообороте.
- Если отказов > 20 % штата — скорректировать график документооборота и при необходимости продлить «бумажный» режим на квартал.
Контрольный чек-лист перед стартом КЭДО
- ✔ Уведомления разосланы и подписаны всеми сотрудниками.
- ✔ Положение о КЭДО утверждено приказом руководителя.
- ✔ Учетная политика обновлена: добавлены форматы XML, JSON-EDI, УКД, УОУ, ИОП.
- ✔ Договоры с оператором ЭДО подписаны, интеграция с 1С или SAP завершена.
- ✔ Создана «горячая линия» поддержки для сотрудников.
Наиболее частые ошибки в 2025–2026 гг.
| Ошибка | Последствия | Как исправить |
|---|---|---|
| Уведомление отправлено позже, чем за 14 дней | Риск признания трудового договора изменённым незаконно → штраф до 50 000 ₽ | Срочно продлить «бумагу» на месяц и повторно уведомить |
| Нет подписи работника | Документ не считается полученным | Отправить уведомление повторно через личный кабинет «Госуслуги» |
| Указали старого оператора ЭДО | Сбои в обмене, налоговые претензии | Сформировать новое уведомление и разослать всем |
Краткий итог
Уведомление об электронном документообороте — это не формальность, а юридически значимый акт, который защищает как права работника, так и риски работодателя. В 2026 году достаточно:
- Взять обновлённый бланк от ФНС от ЕД-7-13/1088.
- Разослать его любым из 4-х каналов не позднее чем за 14 дней.
- Дождаться подтверждения получения и сохранить его 50 лет.
Следуя этому простому алгоритму, вы закроете 100 % требований Минтруда и ФНС на 2026 год.
PS: Все образцы и свежие формы уведомлений можно скачать в разделе «Документы и формы» на сайте ФНС.