Когда обязанность появляется

Ключевое правило: при заключении любого трудового договора (основной, по совместительству, срочный, ГПХ, перевод из другой организации) с лицом, которое в течение двух лет до увольнения занимало должность государственной или муниципальной службы, обязательно отправляется уведомление в орган, где он служил последний раз (ст. 12 ФЗ-273 «О противодействии коррупции»).

• Форма уведомления законом не установлена — главное, чтобы оно было письменным и содержало все необходимые реквизиты.
• Устное или e-mail сообщение не защитит от штрафа.

Срок отправки

1. Не позднее 5 рабочих дней с даты приказа о приёме на работу (разъяснение Минтруда от № 46).
2. Срок идёт даже при внутреннем совместительстве (если сотрудник уже работает у вас по основному месту). Уведомление при первичном приёме не «покрывает» последующие договоры.

Кому и куда отправлять

Минимальный состав уведомления

• Наименование и ИНН/ОГРН вашей компании.
• Ф.И.О., дата рождения, должность, сроки службы бывшего госслужащего.
• Название новой должности (совместительство), дата заключения договора, режим занятости.
• Контактный телефон и e-mail кадровика.
• Подпись руководителя или кадровика и печать (если используется).

<div style="font-family:'Times New Roman',serif;font-size:14pt;line-height:1.5">
<p><strong>Уведомление</strong></p>
<p>о приёме на работу бывшего государственного (муниципального) служащего</p>
<br>
<p>Настоящим сообщаем, что <b>Иванов Иван Иванович</b>, <i>дата рождения: </i>, бывший государственный служащий Министерства экономического развития Российской Федерации, <i>с по </i>, был принят на работу в ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, ОГРН 1157700012345, на должность <b>ведущий специалист-эксперт (внешнее совместительство)</b> приказом № 12-к от .</p>
<br>
<p>Адрес организации: 123456, г. Москва, ул. Лесная, д. 10, офис 5.</p>
<p>Контактный телефон: +7 (495) -23-45-67, e-mail: hr@romashka.ru</p>
<br>
<p>С уважением,</p>
<p>_________________<br>
<i>Начальник отдела кадров</i><br>
<i>Петрова Н.В;</i></p>
</div>

Как отправлять

1. Письмо с уведомлением о вручении (Почта России, курьер, ЭДО «СБИС», «Диадок»).
2. Личное вручение под роспись в журнале входящей корреспонденции органа-адресата.
3. Сохраняйте копию уведомления + почтовую квитанцию/расписку минимум 5 лет.

Штрафы за нарушение

Частые ошибки

• «Он работал в другой фирме между службой и нами» — уведомлять всё равно обязаны.
• «Совместительство без записи в трудовую» — уведомление требуется.
• «Сотрудник сам сообщил бывшему работодателю» — ответственность остаётся за новым работодателем.

Чек-лист HR-специалиста

1. Запросите у кандидата справку/копию приказа об увольнении из госслужбы.
2. Проверьте дату увольнения (должна быть не позднее 2 лет назад).
3. Составьте уведомление, подпишите у руководителя.
4. Отправьте заказным письмом или лично вручите под роспись.
5. Сделайте отметку в личном деле и карточке Т-2.

Последняя редакция: 19 апреля 2026 г. Используйте актуальные образцы, поскольку форма уведомления может меняться из-зависимо от ведомственных приказов.