Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. При увольнении, переводе на другую работу или в ряде иных случаев работнику может потребоваться забрать трудовую книжку лично. Чтобы процесс был оформлен корректно, работодатель обязан направить работнику письменное уведомление о готовности документа к выдаче. Ниже подробно разобраны все аспекты: от нормативной базы до образца документа.
Почему важно оформить уведомление
Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ и Постановлению Правительства № 225 от , работодатель обязан:
- в день увольнения (или не позднее трёх рабочих дней после получения письменного заявления) выдать трудовую книжку;
- если работник отсутствует или отказывается получать документ — направить ему уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на её отправление по почте.
Нарушение сроков грозит административным штрафом (ст. 5.27 КоАП РФ) и возможной компенсацией за задержку выдачи (ст. 234 ТК РФ).
Когда составляется уведомление
- В день увольнения — если сотрудник отсутствует на рабочем месте.
- По письменному запросу работника, который хочет забрать трудовую книжку позже.
- В любой момент после увольнения — если книжка осталась у прежнего работодателя (например, забыта).
Как оформить уведомление: пошаговая инструкция
Шаг 1. Заполните бланк
Документ может быть как свободной формы, так и на фирменном бланке организации. Обязательные реквизиты:
- наименование компании, ИНН, ОГРН;
- Ф. И. О. работника, его адрес и контактный телефон;
- дата увольнения;
- указание, что трудовая книжка готова к выдаче;
- срок, в течение которого работник может её получить (обычно не менее трёх рабочих дней);
- подпись руководителя или кадровика, печать (при наличии).
Шаг 2. Способы направления
- Лично под роспись — вручается работнику или его представителю.
- По почте заказным письмом с уведомлением, на адрес проживания, указанный в личном деле.
- Электронная почта или СМС — допустимы при наличии письменного согласия работника на дистанционное взаимодействие.
Шаг 3. Регистрация и хранение
Все уведомления заносятся в журнал учёта движения трудовых книжек. Копия уведомления и квитанция о вручении хранятся не менее 75 лет вместе с личным делом работника.
Образец уведомления
ООО «Ромашка»
ИНН 7701234567, ОГРН 1157746356789
г. Москва, ул. Садовая, 10
Тел. +7 (495) -23-45-67
Уведомление
о необходимости забрать трудовую книжку
Уважаемый(ая) Иванов Иван Иванович!
В соответствии с п. 5 ст. 84.1 ТК РФ сообщаем, что трудовая книжка № 12-3456, выданная вам при приёме на работу, готова к выдаче.
Вы можете получить её в кадровой службе по адресу: г. Москва, ул. Садовая, 10, каб. 15, с 09:00 до 17:00 (перерыв 12:00–13:00).
Если вы не явитесь или не дасте согласие на направление трудовой книжки по почте в течение трёх рабочих дней с момента получения настоящего уведомления, документ будет отправлен заказным письмом по указанному в личном деле адресу.
Подпись: __________ /Кадровиков Н.Н./
Печать организации
Что делать, если работник не отвечает
- Через 3 рабочих дня после направления уведомления отправьте трудовую книжку заказным письмом с описью вложения.
- Сделайте фото/скан квитанции о вручении и сохраните в личном деле.
- Внесите запись в личную карточку работника о факте отправки и дате.
Ответы на частые вопросы
Могу ли я доверить получение трудовой книжки родственнику?
Да, при наличии нотариально оформленной доверенности или доверенности по форме организации.
Что делать, если адрес работника изменился?
Попросите его предоставить новые данные письменно. Если сведений нет — отправляйте на последний известный адрес.
Можно ли выдать книжку в электронном виде?
Только в виде электронной трудовой книжки (ЭТК) при наличии согласия работника и подключённого ресурса «Работа в России».
Грамотно оформленное уведомление — это не только соблюдение закона, но и защита работодателя от претензий в будущем. Соблюдайте сроки, сохраняйте доказательства вручения и помните: трудовая книжка выдаётся только при личном получении или при наличии достоверного подтверждения её направления.