19 апреля 2026 года – в современном деловом обиходе корректное информирование контрагентов об изменении электронного адреса компании является обязательным условием непрерывности деловых коммуникаций․ Ниже приведены правила составления и примеры готовых писем-уведомлений, которые можно адаптировать под нужды любой организации․
Зачем нужно официальное уведомление
- Исключить потерю важной корреспонденции (заказы, счета, договоры)․
- Сохранить доверие партнёров и клиентов․
- Избежать претензий по просроченным ответам или упущенным срокам․
Обязательные реквизиты письма
Чтобы уведомление считалось официальным, оно должно содержать:
- Наименование отправителя (полное и сокращённое)․
- Дату и номер документа․
- Контактные данные лица, подписавшего письмо (ФИО, должность, телефон)․
- Точное указание старого и нового адресов электронной почты․
- Дату, с которой начинается приём корреспонденции на новый адрес․
- Подпись руководителя и печать (если предусмотрена)․
Как отправить
- По e-mail — копия на старый и новый адреса всем ключевым контрагентам․
- По почте — заказное письмо с уведомлением о вручении․
- Лично в офисе — с отметкой о получении на экземпляре отправителя․
Готовый образец уведомления
Скопируйте текст ниже в свой корпоративный бланк и подставьте реальные данные․
Общество с ограниченной ответственностью «Кировская керамика»
ИНН 4345321234 ОГРН 1174357009876
610000, г․ Киров, ул․ Ломоносова, д․ 15, офис 303
Тел․: +7 (8332) -5-55-55
Уведомление № 15/ЭП от 19 апреля 2026 г․
Уважаемые коллеги!
АО «Кировская керамика» сообщает о смене адресов электронной почты для деловой переписки:
- Отдел продаж: sale@kirovit․ru
- Бухгалтерия: account@kirovit․ru
- Общие вопросы: info@kirovit․ru
С 25 апреля 2026 года приём входящей корреспонденции на прежние адреса sale@kirovit-old․ru, account@kirovit-old․ru, info@kirovit-old․ru будет прекращён․
Просим внести изменения в ваши адресные книги и направлять дальнейшую переписку на новые адреса․
По всем вопросам вы можете связаться с нами по телефону +7 (8332) -5-55-55 или по электронной почте info@kirovit․ru․
Благодарим за сотрудничество!
С уважением,
____________________
Иванов С․А․
Генеральный директор
М․П․
Чек-лист перед отправкой
- ✓ Проверьте корректность нового адреса (без опечаток)․
- ✓ Подготовьте список всех контрагентов (Excel-файл с e-mail)․
- ✓ Сделайте тестовую рассылку на 2-3 адреса․
- ✓ Прикрепите визитку с новыми реквизитами в PDF․
- ✓ Подпишите бумажные копии синей пастой/гелевой ручкой․
Что делать, если письмо не дошло
Если в течение 5 рабочих дней после отправки контрагент не подтвердил получение:
- Позвоните по телефону и уточните, получено ли письмо․
- При повторной рассылке поставьте обязательную отметку «Важно / Требует подтверждения»․
- Отправьте факсом или через электронную подпись (ЭДО)․
Автор: Отдел внешних коммуникаций ООО «ИнфоМастер», 19 апреля 2026 г․
Если нужна помощь в подготовке уведомлений, обращайтесь по e-mail: info@infomasterhost․ru