С 2021 года работодатели обязаны в течение 10 календарных дней направлять в орган, где бывший сотрудник отработал на государственной (муниципальной) службе, письменное уведомление о заключении с ним трудового договора. Это требование закреплено в статье 64.1 Трудового кодекса РФ и в Федеральном законе № 273‑ФЗ от 25 декабря 2008 г.

В статье рассмотрим:

• Кому и когда нужно отправлять уведомление;
• Какие сведения обязаны быть в документе;
• Последствия несоблюдения сроков;
• Пошаговый алгоритм оформления;
• Готовый образец уведомления 2021 г. с инструкцией по заполнению;
• Где скачать готовый бланк.

Правовая база

Нормативные акты, регулирующие порядок уведомления:

1. Трудовой кодекс РФ, статья 64.1.
2. Федеральный закон № 273‑ФЗ «О государственном и муниципальном служащем» (п. 2 ст. 13).
3. Приказ Минтруда России от  № 438н «Об утверждении формы уведомления о приёме на работу бывшего государственного (муниципального) служащего».

Согласно этим документам, уведомление считается законным, если в нем указаны все обязательные реквизиты и оно направлено в срок.

Кому и в какие сроки отправлять уведомление

Если работник ранее занимал несколько должностей, уведомление направляется в тот орган, где он находился на последнем посту.

Обязательные реквизиты уведомления

В уведомлении необходимо указать:

• Наименование организации‑работодателя;
• Полные ФИО бывшего госслужащего;
• Дата рождения, ИНН, СНИЛС;
• Точную должность, которую он занимал на госслужбе (с указанием уровня и подразделения);
• Дата заключения трудового договора (или дата начала работы);
• Условия трудового договора (полный/неполный рабочий день, тип занятости);
• Контактные данные лица, ответственного за отправку уведомления (ФИО, должность, телефон, e‑mail);
• Подпись и печать организации (если имеется).

Отсутствие любого из пунктов может стать основанием для признания уведомления недействительным и наложения штрафа.

Последствия несоблюдения обязательств

Если работодатель не отправил уведомление в установленный срок или документ содержит существенные ошибки, к нему могут быть применены следующие меры ответственности:

1. Штраф в размере от 10 000 руб. до 50 000 руб. (ст. 64.1 ТК РФ);
2. Возможность приостановления выплаты государственных субсидий (если они предусмотрены);
3. Уголовная ответственность в редких случаях, когда скрывается информация о работе бывшего чиновника в сфере охраны государственной тайны.

Пошаговый алгоритм оформления уведомления

Шаг 1. Сбор данных

Получите у кандидата копию приказа о его увольнении, справку о занимаемой должности и персональные данные (паспорт, ИНН, СНИЛС).

Шаг 2. Заполнение бланка

Скачайте готовый образец 2021 г. (см. ниже) и внесите сведения в соответствующие строки.

Шаг 3. Проверка реквизитов

Убедитесь, что указаны:

• полные ФИО и дата рождения;
• точное название должности и подразделения;
• правильно указана дата начала работы в новой компании.

Шаг 4. Подписание и печать

Документ подписывает уполномоченный сотрудник (директор, главный бухгалтер) и ставит печать (если она есть).

Шаг 5. Отправка

Выберите способ отправки:

• Обычное почтовое отправление с заказным письмом и подтверждением получения;
• Электронная почта (при наличии согласия получателя) с приложением скана подписанного документа;
• Через онлайн‑портал соответствующего органа (если поддерживается).

Шаг 6. Сохранение копии

Сохраните электронную копию и оригинал письма в архиве кадровой службы минимум 5 лет.

Образец уведомления о приёме на работу бывшего госслужащего (2021 г.)

ООО "ПримерКомпания"
ИНН 7701234567
КПП 770101001
«____» __________ 2021 г.

УВЕДОМЛЕНИЕ
о приёме на работу бывшего государственного (муниципального) служащего

В соответствии со ст. 64.1 Трудового кодекса РФ
и Федеральным законом № 273‑ФЗ от г.

Ф.И.О. работника: _________________________________
Дата рождения: ___________________________________
ИНН: _____________________________________________
СНИЛС: ___________________________________________
Последнее место государственной (муниципальной) службы:
 ⎼ Наименование органа: ___________________________
 ⎯ Должность, уровень, подразделение: _____________
 ⎯ Дата увольнения (отставки): ______________________

Дата заключения трудового договора (начала работы) в ООО "ПримерКомпания":
 «____» __________ 2021 г.

Условия трудового договора:
 ⎼ Должность: ______________________________________
 ⎯ Тип занятости: __________________________________
 ⎯ Рабочее время: _________________________________

Ответственное лицо за подготовку уведомления:
 Ф.И.О.: _________________________________________
 Должность: _______________________________________
 Тел.: __________________________________________
 e‑mail: _________________________________________

Подпись ______________________ / ______________________ (Ф.И.О., должность)

(Печать организации)

Скачать готовый файл в формате DOCX можно по ссылке ниже.

Скачать образец 2021 г.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Нужно ли уведомлять орган, если бывший госслужащий работал в нескольких государственных структурах?

Уведомление направляется в орган, где работник находился на последнем посту. Если последний пост был в муниципальном совете, то уведомление отправляется туда.

Вопрос 2: Можно ли отправить уведомление по электронной почте?

Да, если получающий орган официально принимает электронные документы (см. его сайт или инструкцию). При этом необходимо приложить электронную подпись или скан подписи с печатью.

Вопрос 3: Что делать, если работник отказался предоставить данные о прошлой должности?

Работодатель обязан запросить эти сведения у работника в рамках предтрудового медосмотра. Без предоставления информации уведомление будет неполным, что может привести к штрафу.

Вопрос 4: Какой штраф предусмотрен за несвоевременную отправку уведомления?

Согласно ст. 64.1 ТК РФ – от 10 000 до 50 000 рублей для юридических лиц. При повторных нарушениях штраф может быть увеличен до 100 000 рублей.

Вопрос 5: Нужно ли сохранять копию уведомления в личном деле работника?

Да, копия должна храниться в личном деле сотрудника не менее 5 лет, как и любой другой кадровый документ;

Уведомление о приёме на работу бывшего госслужащего – простой, но обязательный документ, который помогает государственным структурам контролировать переход чиновников в частный сектор. Правильное оформление, соблюдение сроков и использование проверенного образца (представленного в статье) позволяют избежать штрафов и сохранить репутацию работодателя.

Скачайте готовый бланк, заполните его согласно инструкциям и отправьте в нужный орган в течение 10 дней – и ваш процесс найма пройдет без юридических осложнений;