Каждый работодатель в России обязан соблюдать требования законодательства о воинском учёте. Если военнообязанный сотрудник не представил военный билет при трудоустройстве, необходимо оформить специальное уведомление о предоставлении военного билета в отдел кадров. Ниже — подробная инструкция по составлению документа, юридические основания, образец заполнения и советы, как избежать штрафов.

Зачем нужно уведомление

Основание — ч. 1 ст. 65 Трудового кодекса РФ: военнообязанное лицо при заключении трудового договора обязано предъявить военный билет или другие документы воинского учёта. Если документ не был предоставлен в день приёма, работодатель должен официально уведомить сотрудника и дать возможность исправить ситуацию. Это:

• снижает риски проверок Минобороны и Роструда;
• защищает работодателя от штрафов до 50 000 ₽ (ст. 5;27 КоАП РФ);
• обеспечивает корректный воинский учёт сотрудников.

Как составить уведомление: обязательные реквизиты

Форма документа законодательно не закреплена, но на практике используется универсальный бланк от «Моё дело» (редакция 1 от ), который соответствует всем актуальным требованиям. В уведомлении обязательны:

1. Данные работодателя: полное наименование организации, ИНН, юр. и факт. адрес.
2. Данные сотрудника: Ф. И. О., должность, дата приёма на работу.
3. Указание на факт отсутствия военного билета при трудоустройстве (с номером и датой акта, если таковой был составлен).
4. Требование предоставить документ воинского учёта в письменном виде в течение установленного срока (обычно — 5 рабочих дней).
5. Указание на ответственное лицо и контактный телефон кадровой службы.
6. Подписи: руководителя, сотрудника о получении второго экземпляра.

Пример заполнения уведомления

Ниже приведён реальный образец, который можно скачать в формате Word/PDF на сайте «Моё дело»:

Уведомление № 7/2026 от

Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ИНН 7701234567, 119602, г. Москва, ул. Академика Анохина, д. 28, к. 2
Тел. 8 (495) -58-10-78

Уважаемый Сергей Сергеевич Михалков!

При приёме на работу 20 октября 2023 г. на должность менеджера по продажам Вы не представили в отдел кадров военный билет (документ воинского учёта), что зафиксировано Актом № 7 от г.

Согласно ч. 1 ст. 65 ТК РФ военнообязанное лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю военный билет. В связи с этим просим Вас в течение 5 рабочих дней со дня получения настоящего уведомления предоставить оригинал военного билета в отдел кадров по адресу: 119602, г. Москва, ул. Академика Анохина, д. 28, к. 2, кабинет 401.

Порядок вручения уведомления

• Составьте два экземпляра на фирменном бланке.
• Один экземпляр подшивается в личное дело, второй — вручается сотруднику под роспись.
• Если работник отказывается подписать — составьте акт о невозможности вручения в присутствии двух свидетелей.

Что делать после получения военного билета

1. Заполните личную карточку военнообязанного (форма Т-2, раздел «Воинский учёт»).
2. Сделайте ксерокопию документа, заверьте у руководителя: «Копия верна, военный билет № ___ выдан ___».
3. Внесите сведения в журнал учёта военнообязанных.

Частые ошибки и как их избежать

Бесплатные бланки и сервисы

Зарегистрируйтесь в «Моё дело» и получите:

• 5000+ актуальных форм и бланков, включая уведомление о предоставлении военного билета (Word, PDF);
• интерактивные подсказки при заполнении;
• возможность отправки отчётности в ИФНС, СФР и Росстат онлайн;
• бесплатный доступ на 3 дня для новых пользователей.

Скачать бланк уведомления

Правильно оформленное уведомление о предоставлении военного билета — это простой, но важный документ, который защитит компанию от штрафов и разрешит вопросы воинского учёта. Соблюдайте форму, сроки и процедуру вручения, и проверки государственных органов пройдут без проблем.

Если остались вопросы: задайте их экспертам «Моё дело» через личный кабинет — ответ придёт в течение суток.