Актуальность темы: с г. (MM/DD/YYYY) работодатели всё чаще сталкиваются с ситуацией‚ когда у иностранного сотрудника закончился ежегодный оплачиваемый отпуск‚ но по семейным или иным уважительным причинам работник просит дополнительный отдых без сохранения заработной платы. Ниже — пошаговая инструкция‚ как грамотно оформить уведомление и не нарваться на штрафы со стороны МВД и ФНС.
Что такое «отпуск без сохранения заработной платы» (ст. 128 ТК РФ)
- Неоплачиваемый отдых‚ к которому работодатель обязан предоставить только в строго оговорённых законом случаях (например‚ инвалидам I–II группы — до 60 календарных дней в году).
- Во всех остальных случаях — по соглашению сторон.
- Иностранец сохраняет трудовой статус‚ но не получает зарплату и не платит НДФЛ за период отпуска.
Когда возникает необходимость уведомлять МВД
Если иностранный гражданин находится в России по трудовому патенту‚ разрешению на работу или виду на жительство‚ любое прекращение/приостановление выплаты зарплаты влечёт за собой обязанность работодателя уведомить территориальный орган МВД в течение 3 рабочих дней. Иначе — штраф на организацию от 400 000 до 1 000 000 ₽ (ч. 4 ст. 18.15 КоАП РФ).
Документы‚ которые нужно подготовить
- Заявление работника на имя руководителя.
- Приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6.
- Уведомление в МВД (форма «Сведения о прекращении (приостановлении) выплаты заработной платы иностранному работнику»).
- Копия приказа с отметкой о вручении иностранцу.
- Журнал учета бланков трудовых книжек (если отпуск >14 дней иностранца с патентом).
Шаблон уведомления в МВД
УВЕДОМЛЕНИЕ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы и приостановлении выплаты заработной платы В ОВМ (УВМ) МВД России по г. Москве от ООО «Ромашка» ИНН 7701123456‚ КПП 770101001 Юридический адрес: 125130‚ г. Москва‚ ул. Лесная‚ д. 5 Сообщаем: Ф. И. О. иностранного работника: Aliev Mirlan Talgatovich Дата рождения: Гражданство: Кыргызстан № патента: 77 № 12345678‚ выдан г. Серия и номер документа: ID010304056789 Период прекращения выплаты заработной платы: с по (30 к. дн.) Причина: отпуск без сохранения заработной платы по личному заявлению работника Приложения: Копия приказа № 46-к от г. Копия заявления работника от г. Руководитель: __________ /Иванов И.И./ М.П.
Пошаговая инструкция оформления
Шаг 1. Получаем заявление
Работник подаёт заявление за 3–14 дней до начала отпуска. Важно‚ чтобы в тексте была фраза: «…прошу предоставить отпуск без сохранения заработной платы на основании ст. 128 ТК РФ».
Шаг 2. Издаём приказ
Форма Т-6‚ графа «Вид отпуска», «без сохранения заработной платы»‚ указываем период и основание (заявление). Подписывает руководитель.
Шаг 3. Вручаем приказ работнику
Иностранец расписывается в личной карточке (форма Т-2) и на втором экземпляре приказа.
Шаг 4. Отправляем уведомление в МВД
- Вариант 1: «Почта России» заказным письмом с уведомлением до .
- Вариант 2: Электронная подача через портал Госуслуг (МВК) за 1 день.
Шаг 5. Отражаем в 1С
В программе 1С:ЗУП создаём «Невыходные дни» → «Отпуск без оплаты» → ставим галку «Иностранец». Система автоматически:
- не начисляет зарплату;
- не удерживает НДФЛ;
- не формирует страховые взносы.
Особенности для разных категорий иностранцев
| Категория | Патент | ВНЖ | Виза |
|---|---|---|---|
| Нужно ли уведомлять МВД | Да | Нет | Да (в 3-дневный срок) |
| Максимум дней без зарплаты в году | не ограничен | не ограничен | не ограничен |
*но при суммарном простое >2 месяцев патент может быть аннулирован
Что грозит работодателю за ошибки
- Не уведомил МВД — штраф 400 000–1 000 000 ₽ для юрлица‚ 35 000–50 000 ₽ для директора.
- Не оформил приказ — трудовая инспекция квалифицирует как простой по вине работодателя‚ обяжет выплатить средний заработок за весь период.
- Не указал в уведомлении точные даты — МВД примет за недостоверные сведения‚ грозит предупреждение или штраф 5 000 ₽.
Чек-лист перед отправкой уведомления
- ✓ Дата приказа не позднее даты начала отпуска.
- ✓ ИНН/КПП и адрес совпадают с ЕГРЮЛ.
- ✓ В уведомлении проставлена подпись руководителя и печать (если применяется).
- ✓ Отправлено за 3 дня (если патент) или 7 дней (визовый) до начала отпуска.
- ✓ Сохранён штамп почты/квитанция электронной отправки.
Отпуск без сохранения зарплаты иностранному гражданину — это не просто «отпустить без денег»‚ а полноценный юридический процесс. Соблюдайте 3-хдневный срок уведомления МВД‚ оформляйте приказ и не забывайте про кадровые документы. Тогда и штрафов не будет‚ и отношения с работником останутся дружелюбными.
Дополнительная помощь: присылайте сканы заявлений и приказов на почту hr@romashka.ru — наш юрист поможет бесплатно проверить формулировки.