Дата актуальности: 19 апреля 2026 года

Зачем нужно уведомление

До того как применить к сотруднику дисциплинарное взыскание, закон обязывает работодателя выполнить обязательную процедуру: предложить работнику дать письменное объяснение по факту проступка (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).
Без соблюдения этого требования любое увольнение или замечание впоследствии могут быть признаны незаконными.

Когда выдавать уведомление

• отсутствие на рабочем месте более 4 часов подряд (прогул);
• отказ от выполнения трудовой функции;
• появление в состоянии алкогольного опьянения;
• разглашение коммерческой тайны;
• иные нарушения трудовой дисциплины.

Уведомление вручается в день обнаружения проступка или в первый рабочий день после отсутствия.

Сроки и правила вручения

Срок на ответ

У работника есть ровно два рабочих дня, считая с момента получения уведомления, чтобы представить объяснительную.

Способы вручения

1. Лично в руки — на экземпляре работодателя ставится подпись и дата получения.
2. Курьер/почта — рекомендуется заказное письмо с уведомлением и описью вложения.
3. Электронная подпись — если между сторонами заключено соглашение об электронном документообороте.

Образец уведомления 2026 (DOCX, Word)

Структура документа

• Шапка: реквизиты работодателя и Ф. И. О. работника;
• Суть нарушения: дата, время, краткое описание факта;
• Требование: предоставить объяснение в письменном виде;
• Срок: два рабочих дня;
• Подписи: руководитель + сотрудник кадров.

Готовый шаблон

<!-- Начало шаблона -->
<h3>УВЕДОМЛЕНИЕ<br>
о необходимости дать письменное объяснение</h3>

<p>
ООО «Солнечный Ветер»<br>
ИНН 7708123456, КПП 770801001, 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10<br>
тел. +7 (495) -23-45-67<br>
E-mail: kadry@sv-company.ru
</p>

<p>«___» __________ 2026 г.</p>

<p><strong>Уважаемый(ая) Иванов Иван Иванович</strong>!</p>

<p>
В соответствии со ст. 193 Трудового кодекса РФ сообщаем Вам, что 18 апреля 2026 г; с 09:00 до 13:30 Вы отсутствовали на рабочем месте без уважительных причин, что подтверждается табелем учета рабочего времени. Указанное отсутствие квалифицируется как прогул.
</p>

<p>
В течение двух рабочих дней с момента получения настоящего уведомления предлагаем Вам представить в отдел кадров объяснительную записку в письменной форме. В случае наличия подтверждающих документов (медицинский листок нетрудоспособности, справка о ДТП и др.) просьба приложить их к объяснению.
</p>

<p><strong>Объяснительную просьба направить:<br>
адрес: каб. 202, отдел кадров;<br>
ответственное лицо: Смирнова Л. А., ведущий специалист-кадровик;<br>
тел. внутр. 1234;<br>
e-mail: hr@sv-company.ru</p>

<p>
При отказе или непредставлении объяснений в установленный срок составим акт об отказе и примем решение о применении дисциплинарного взыскания.
</p>

<p>
Директор ООО «Солнечный Ветер» __________________ /Петров А. А./<br>
Ведущий специалист-кадровик _________________ /Смирнова Л. А./
</p>

<p>
<small>С уведомлением ознакомлен «___» __________ 2026 г. ________________ /Иванов И. И./</small>
</p>
<!-- Конец шаблона -->

Что делать, если работник отказывается подписать

1. Составьте акт об отказе от подписи (2 свидетеля + дата).
2. Акт подшивается к личному делу сотрудника.
3. Срок на объяснение всё равно отсчитывается с момента попытки вручения.

Краткий чек-лист для кадровика

• ✓ Убедитесь, что есть доказательства нарушения (табель, акты, фото/видео).
• ✓ Уведомление оформляется в день выявления нарушения.
• ✓ Вручение фиксируется подписью или актом.
• ✓ Ждём ровно 2 рабочих дня.
• ✓ Если ответа нет — составляем акт и применяем взыскание.

Важно: Даже если сотрудник вышлет объяснение «в последний момент», работодатель обязан его рассмотреть и вынести решение не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка (ст. 193 ТК РФ).

Скачать актуальный бланк в формате Word можно на сайте КонсультантПлюс или на странице онлайнинспекция.рф.