Уведомление о постановке на учет обособленного подразделения (далее – Уведомление) – документ, который юридическое лицо (организация) обязано направить в налоговый орган в случае создания нового обособленного подразделения (офиса, представительства, цеха и т.п.). Правильное оформление Уведомления ускоряет процесс регистрации, исключает штрафы и помогает избежать задержек в работе с налоговой службой.

Содержание статьи

1. Правовое основание и необходимость подачи Уведомления
2. Когда необходимо подавать Уведомление
3. Кто уполномочен подписывать Уведомление
4. Структура Уведомления: какие реквизиты обязательны
5. Образец Уведомления (с пояснениями)
6. Пошаговая инструкция по заполнению
7. Куда и как подавать Уведомление
8. Типичные ошибки и способы их избежать
9. Часто задаваемые вопросы

Правовое основание и необходимость подачи Уведомления

Согласно Налоговому кодексу РФ (ст. 330.1) и Приказу ФНС России от № ММВ-7-9/112@ «Об утверждении форм и порядка подачи уведомлений о создании (изменении, ликвидации) обособленных подразделений», юридическое лицо обязано:

• сообщить налоговому органу о создании обособленного подразделения в течение 5 рабочих дней с даты его открытия;
• предоставить полные сведения, позволяющие налоговой службе включить подразделение в реестр налогоплательщиков.

Несоблюдение сроков или неполнота данных в Уведомлении влечёт за собой административную ответственность (штрафы до 5 % от суммы налога, подлежащего уплате).

Когда необходимо подавать Уведомление

Уведомление подаётся в следующих случаях:

1. Создание нового обособленного подразделения (офиса, филиала, представительства).
2. Изменение реквизитов уже существующего подразделения (адрес, виды деятельности, форма собственности).
3. Ликвидация или перевод подразделения в другое налоговое управление.

Срок подачи, не более 5 рабочих дней с момента фактического начала деятельности подразделения.

Кто уполномочен подписывать Уведомление

Подписывать Уведомление может только лицо, уполномоченное на то уставом (положением) организации:

• Генеральный директор (или иное высшее должностное лицо).
• Главный бухгалтер – в случае, если уставом делегированы полномочия подписания налоговых документов.
• Законный представитель (в случае индивидуального предпринимателя).

Подпись должна быть заверена печатью организации (если у организации есть печать), либо в электронном виде через систему «ОЭСР‑ЭЦП».

Структура Уведомления: какие реквизиты обязательны

Ниже перечислены обязательные поля, которые должны быть отражены в документе:

Образец Уведомления (с пояснениями)

Полный документ

В Федеральную налоговую службу
по г. Москве
Адрес: 115114, г. Москва, ул. Большая Якиманка, д. 27
От ООО «ПримерСтрой»
ИНН 7701234567
ОГРН 11###-###-####
Адрес: 101000, г. Москва, ул. Ленина, д. 10, пом. 5

Уведомление о постановке на учет обособленного подразделения

Наименование обособленного подразделения: ООО «ПримерСтрой – филиал в Санкт‑Петербурге»
Адрес подразделения: 190000, г. Санкт‑Петербург, пр. Невский, д. 20, оф. 12
Дата начала работы подразделения: 
Код ОКВЭД: 41.20.1 – Строительство жилых и нежилых зданий
Руководитель подразделения: Иванов Иван Иванович, директор
 Паспорт: 4500 123456, выдан ОУФМС России по г. СПб 
Налоговый режим: Общая система налогообложения
Банковские реквизиты: Сч. № 40702###-###-####1234, Банк: ПАО Сбербанк, БИК 044525225
Приложения:
 ⏤ Копия решения совета директоров ООО «ПримерСтрой» от о создании филиала
 ⎯ Выписка из ЕГРЮЛ (страница с данными о филиале)
 ⏤ Договор аренды помещения в Санкт‑Петербурге
 ⏤ Согласие арендодателя на открытие филиала

Подпись и дата
_____________________/Петров П. П./
Генеральный директор

Пояснения к каждому полю

• Шапка – указывается конкретный налоговый орган, в юрисдикцию которого попадает подразделение.
• Наименование организации‑учредителя – полные реквизиты головного юридического лица.
• Наименование и адрес подразделения – точные данные, совпадающие с договором аренды и документами на помещение.
• Код ОКВЭД – выбирается из классификатора в соответствии с фактической деятельностью;
• Руководитель подразделения – указывается лицо, ответственное за ежедневное управление.
• Налоговый режим – указывается текущий режим (ОСН, УСН‑доходы, УСН‑доходы‑расходы и т.д.).
• Приложения – обязательный пакет документов, подтверждающих правомочность создания подразделения.

Пошаговая инструкция по заполнению Уведомления

1. Подготовьте пакет документов: решение о создании подразделения, выписку из ЕГРЮЛ, договор аренды, согласие арендодателя, копию устава (если требуется).
2. Определите налоговый орган, в юрисдикцию которого будет входить новое подразделение (по месту его нахождения).
3. Скачайте форму Уведомления с официального сайта ФНС России (раздел «Формы и бланки»).
4. Заполните шапку – укажите полное название налоговой службы и её адрес.
5. Заполните реквизиты головной организации – ИНН, ОГРН, юридический адрес.
6. Впишите данные о подразделении (пункты 1‑7, указанные выше).
7. Приложите необходимые документы в виде копий (скан). При подаче в электронном виде – в формате PDF, не более 5 МБ каждый.
8. Подпишите документ (подпись генерального директора или уполномоченного лица). При электронном взаимодействии – используйте ЭЦП.
9. Отправьте Уведомление (лицом, уполномоченным на подпись) в налоговый орган:
   • Лично в отделение ФНС (по адресу, указанному в шапке);
   • Почтовым отправлением с заказным письмом;
   • Электронно через Личный кабинет налогоплательщика (ЛК НП) или через портал Госуслуги.
10. Сохраните подтверждение о получении (расписка, электронный код подтверждения) – он понадобится в случае проверок.

Куда и как подавать Уведомление

Существует три основных способа подачи:

Лично в отделении ФНС

Подайте оригинал Уведомления и копии приложений в окно приёма. Получите расписку с подписью сотрудника.

Почтовой отправкой

Отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес налогового органа. Сохраните трек‑номер и копию конверта.

Электронно (рекомендованный способ)

• Войдите в Личный кабинет налогоплательщика или портал Госуслуги.
• Выберите раздел «Уведомления о создании (изменении, ликвидации) обособленных подразделений».
• Загрузите заполненную форму и приложенные документы в формате PDF.
• Подтвердите подпись с помощью квалифицированного сертификата ЭЦП.
• Получите электронное подтверждение (Код подтверждения/Квитанцию).

Электронный способ считается наиболее быстрым и позволяет отследить статус заявки в режиме реального времени.

Типичные ошибки и способы их избежать

• Неправильный налоговый орган. Перед отправкой проверьте, что указали именно отделение, отвечающее за территорию расположения подразделения.
• Опечатки в ИНН/ОГРН. Ошибки в идентификационных номерах приводят к отклонению Уведомления.
• Отсутствие обязательных приложений. Список приложений обязателен – без него документ считается неполным.
• Срок подачи превышён. Планируйте процесс заранее, учитывая 5‑дневный срок.
• Отсутствие подписи или использование подписи без ЭЦП в электронном варианте. Убедитесь, что подпись соответствует требованиям ФНС.
• Неверный код ОКВЭД. Проверьте актуальность кода в классификаторе на официальном сайте.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли подавать Уведомление, если обособленное подразделение открывается в том же регионе, где находится головной офис?

Да. По закону любое обособленное подразделение, независимо от региона, подлежит регистрации в налоговом органе по месту его нахождения.

Можно ли использовать один и тот же документ Уведомления для нескольких подразделений?

Нет. Для каждого нового подразделения требуется отдельное Уведомление с индивидуальными реквизитами.

Какие сроки действия Уведомления?

Уведомление действует до момента его отмены (ликвидации подразделения) или изменения данных, после чего необходимо подать новое Уведомление.

Как проверить, зарегистрировано ли подразделение в налоговой?

Получить выписку из реестра налогоплательщиков можно через ЛК НП или запросив её в налоговом органе (письменный запрос).

Можно ли отправлять Уведомление без печати?

Если подпись выполнена с использованием квалифицированного сертификата ЭЦП, печать не требуется. В бумажном виде печать обязательна, если она предусмотрена уставом организации.

Уведомление о постановке на учет обособленного подразделения – важный документ, от корректности его оформления зависит своевременная регистрация подразделения и отсутствие штрафных санкций. Следуя приведённому образцу, рекомендациям по заполнению и срокам подачи, вы сможете быстро и без ошибок выполнить требуемую процедуру.

Если у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться к налоговому консультанту или напрямую в отделение ФНС по месту расположения подразделения.