Актуально на 2026 год. В статье — подробная инструкция, типичные ошибки, готовые фразы и скачиваемые шаблоны уведомлений о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения.
Зачем вообще нужно уведомление
Работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Если человек её не забрал, компания направляет официальное уведомление — и тем самым:
- снимает с себя ответственность за задержку выдачи;
- защищается от штрафа (до 50 000 ₽ по ст. 5.27 КоАП);
- фиксирует дату реального вручения документа.
Важно: если сотрудник трудится в электронном формате (ЭТК), уведомление не требуется — ему выдают только выписку СТД-Р.
Когда направлять уведомление
- В день увольнения, если работник отсутствует на рабочем месте.
- В течение 3 рабочих дней, если он отказался подписаться в журнале выдачи трудовых книжек.
- Немедленно, если адрес проживания изменился и трудовая может быть утеряна при личной выдаче.
Способы отправки
| Способ | Что делать | Нужен ли возврат? |
|---|---|---|
| Заказное письмо с уведомлением | Опись вложения + уведомление о вручении | Да |
| Курьер/личная передача | Составить акт вручения в 2 экз. | Нет |
| Электронная подпись | В личном кабинетe «Работа в России» | Нет |
Готовый образец 2026
Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой
От: ООО «Ромашка», ИНН 7708123456, 123456, г. Москва, ул. Лесная, д. 10
Кому: Иванову Ивану Ивановичу
Адрес: 123321, г. Москва, ул. Сосновая, д. 5, кв. 28
Уважаемый Иван Иванович!
В соответствии с ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ сообщаем, что Ваша трудовая книжка № 12345 выдана Вам в связи с увольнением 15 апреля 2026 г. на основании приказа № 17-к от «Об увольнении по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)».
Просим Вас явиться лично в отдел кадров (офис 201, 2-й этаж) по адресу: г. Москва, ул. Лесная, д. 10, в рабочие дни с 09:00 до 17:00 для получения трудовой книжки и подписи в журнале учёта.
В случае невозможности личного приезда Вы вправе дать письменное согласие на направление трудовой книжки по почте. Для этого направьте заявление по адресу: 123456, г. Москва, а/я 15, ООО «Ромашка», отдел кадров.
Внимание! Если в течение 7 календарных дней с даты получения настоящего уведомления трудовая книжка не будет получена и согласие на почтовую пересылку не будет предоставлено, документ будет храниться в организации не более 75 лет, после чего передаётся в архив.
С уважением,
В. В. Петрова
Главный бухгалтер
Тел. +7 (495) -23-45-67
Копия уведомления и опись вложения прилагаются.
Алгоритм действий кадровика
- Убедитесь, что у работника действительно бумажная трудовая.
- Заполните журнал учёта выдачи трудовых книжек (форма № Т-60).
- Распечатайте 2 экземпляра уведомления.
- Отправьте письмо заказным с описью и уведомлением о вручении.
- Сохраните квитанцию и файл-скан описи в электронном деле сотрудника.
- Отметьте в 1С/Кадры: «Трудовая книжка удержана из-за отсутствия работника».
Минимальный текст для СМС или электронной почты
«Иван Иванович, трудовая книжка готова к выдаче в ООО «Ромашка». Адрес: ул. Лесная, д. 10, офис 201. Часы работы: пн-пт 09:00-17:00. Подробности по тел. +7 (495) -23-45-67».
Важно: одного СМС или письма на e-mail для снятия ответственности недостаточно — используйте только заказное письмо или личную подпись.
Частые вопросы
Работник находится в отпуске и не может забрать книжку
Отпуск не освобождает работодателя от обязанности выдать книжку в день увольнения. Отправьте уведомление на домашний адрес.
Изменился адрес проживания
Если вы знаете новый адрес, отправьте туда. Если нет — направьте по последнему известному адресу: закон считает, что человек обязан информировать работодателя о новых контактах.
Сотрудник просит выслать книжку «до востребования» на имя друга
Это незаконно. Выдавать трудовую книжку можно только лично или по почте при наличии письменного согласия владельца.
Скачать документы
- Уведомление — Word, 14 кБ
- Уведомление — PDF, 90 кБ
- Акт вручения — Word, 12 кБ
Актуализировано