Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Каждый работодатель обязан в установленный срок выдать увольняемому сотруднику полный комплект документов и справок. Если в день расторжения трудового договора работник фактически не присутствует на рабочем месте (например, находится в отпуске, на больничном или просто не вышел), потребуется направить ему уведомление о необходимости получить справки при увольнении. В этой статье приведён актуальный образец 2026 года, а также перечень документов, которые обязательно нужно вручить (или отправить) работнику.

Зачем нужно уведомление

Уведомление служит двум целям:

Фиксирует факт надлежащего уведомления работника о готовности документов и справок.
Защищает компанию от возможных претензий со стороны бывшего сотрудника о «неполучении» трудовой книжки, справок 2-НДФЛ, 182н и других.

Согласно статье 84.1 ТК РФ, если работник в последний рабочий день отсутствует, работодатель обязан в течение трёх рабочих дней направить письменное уведомление по адресу, указанному в трудовом договоре, с предложением забрать документы либо дать согласие на пересылку по почте.

Какие справки и документы выдаются при увольнении в 2026 году

Трудовая книжка (оформляется запись по форме Т-8).
Справка 2-НДФЛ за текущий год и два предшествующих.
Справка 182н о доходах за два календарных года и текущий период (для назначения пособий в ФСС).
Форма СТД-Р – сведения о трудовой деятельности (электронная дубликат-карта).
Справка о страховом стаже (ЕФС-1) – если компания подключена к электронному обмену.
Копия приказа об увольнении с отметкой о вручении или направлении.
Выплата расчёта: заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, прочие выплаты.
Характеристика по запросу (если работник подал заявление).
Справка для военкомата (для лиц, подлежащих воинскому учёту).

Форма и сроки направления уведомления

Форма документа законодательно не утверждена, поэтому используется произвольная. Рекомендуется отправлять заказное письмо с уведомлением о вручении и описью вложения. Срок – не позднее трёх рабочих дней после даты увольнения.

Образец уведомления о получении справок при увольнении 2026

<div style="font-family: 'Times New Roman', serif; padding: 30px; line-height: 1.5;">
 <h3 align="center">Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой и справками</h3>

 <p><strong>Дата:</strong> </p>
 <p><strong>Уважаемый(ая) Иванов Иван Иванович!</strong></p>
 <p>Настоящим сообщаем вам, что 19 апреля 2026 г. (в последний день работы) между ООО «Пример» и вами расторгнут трудовой договор № 14/ТД от в связи с увольнением по собственному желанию (статья 80 ТК РФ).</p>

 <p>В соответствии с частью 4 статьи 84.1 ТК РФ вам необходимо лично явиться для получения:</p>
 <ul>
 <li>трудовой книжки;</li>
 <li>справки 2-НДФЛ за 2024, 2025 гг. и период 2026 г.;</li>
 <li>справки 182н о заработке за 2024–2026 гг.;</li>
 <li>формы СТД-Р (сведения о трудовой деятельности);</li>
 <li>копии приказа об увольнении;</li>

 <li>полного расчёта (заработная плата + компенсация отпуска).</li>
 </ul>

 <p>Также вы вправе подать письменное заявление о направлении указанных документов по почте. В случае отсутствия вашего обращения в течение 3 (трёх) рабочих дней с даты получения настоящего уведомления, трудовая книжка и справки будут отправлены по адресу, указанному в трудовом договоре.</p>

 <p>Адрес и время работы отдела кадров: г. Москва, ул. Ленина, д. 1, офис 401, пн–пт с 09:00 до 17:30, перерыв 13:00–14:00.</p>

 <p>Контактный телефон: +7 (495) -23-45-67.</p>

 <p style="margin-top: 30px;">С уважением,</p>
 <p>Директор ООО «Пример» _____________ /А.А. Иванов/</p>
 <p>М.П.</p>
</div>

Пошаговая инструкция для кадровика

Подготовить пакет документов: оформить записи в трудовой, подписать приказ Т-8, заполнить справки.
Сформировать уведомление: использовать приведённый выше образец или адаптировать под свои реквизиты.
Отправить письмо: заказное письмо с уведомлением о вручении и описью вложения (почта РФ, EMS, курьер).
Сохранить копию: копию уведомления с отметкой о вручении положить в личное дело работника.
Отметить в журнале учёта: внести данные в журнал выдачи трудовых книжек и справок.

Что делать, если письмо вернулось

Если письмо вернулось с пометкой «Адресат не проживает»:

Отправить повторное письмо по последнему известному адресу с уточнением через Почту России.
Разместить объявление на официальном сайте компании о необходимости явиться за документами.
Хранить трудовую книжку и справки у себя, оформив акт о невозможности выдачи.

Ответственность за нарушение сроков

За несвоевременную выдачу трудовой книжки и справок работодатель может быть привлечён к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 руб. для юрлица). Кроме того, работник вправе требовать компенсацию морального вреда и оплату вынужденного прогула.

Где скачать бланк

Актуальный бланк уведомления о получении справок при увольнении в формате Word и PDF доступен по ссылке:
Скачать бланк (Word)
Скачать бланк (PDF)

Используйте приведённые рекомендации и образец уведомления, чтобы в 2026 году соблюсти все требования Трудового кодекса РФ и избежать споров с бывшими сотрудниками.