Уведомление о получении подарка – документ, который подтверждает факт передачи подарка от одного лица (дарителя) другому (получателю). Такая форма часто требуется в:

• корпоративных отношениях (получение подарков от партнёров);
• госслужбе (для контроля конфликтов интересов);
• учреждениях образования и культуры;
• семейных и личных отношениях (для юридической прозрачности).

В статье рассмотрим:

1. Законодательную основу;
2. Назначение и задачи уведомления;
3. Структуру документа;
4. Заполненный образец (шаблон);
5. Пошаговую инструкцию по заполнению и отправке;
6. Полезные рекомендации и часто задаваемые вопросы.

Законодательная и нормативная база

В России регулирование вопросов получения подарков осуществляется несколькими нормативными актами:

• Федеральный закон № 2‑ФЗ «О предотвращении коррупции» (ст. 9);
• Трудовой кодекс РФ (п. ?? о вознаграждениях и подарках сотрудникам);
• Приказ Минэкономразвития от № 123‑Р «Об утверждении формы уведомления о получении подарков» (при наличии).

Внутренние регулятивные документы организации (политика по подаркам) также могут требовать использования данного уведомления.

Цели и задачи уведомления

Уведомление о получении подарка служит для:

• Документального фиксирования факта получения подарка;
• Оценки стоимости подарка в соответствии с внутренними лимитами;
• Контроля возможных конфликтов интересов;
• Обеспечения прозрачности взаимоотношений с контрагентами;
• Снижения риска возникновения правовых последствий.

Структура уведомления

Стандартный документ обычно состоит из следующих разделов:

Заполненный образец уведомления

Ниже представлен полностью заполненный пример официального уведомления о получении подарка. Формат можно адаптировать под конкретные требования вашей организации.

Образец (PDF‑/DOC‑формат)

ООО «ПримерКорп»
ИНН 7701234567, КПП 770101001
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: info@primercorp.ru

--------------------------------------------------------------------
УВЕДОМЛЕНИЕ О ПОЛУЧЕНИИ ПОДАРКА № 2026/04/19‑01
Получатель подарка:
 ФИО: Иванов Сергей Петрович
 Должность: Руководитель отдела закупок
 Подразделение: Департамент снабжения
 Тел.: +7 (495) -87‑65‑43
 E‑mail: s.ivanov@primercorp.ru

Даритель:
 Наименование: ООО «ТехноПром»
 Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Техно, д. 5
 ИНН/КПП: 7707654321 / 770701001
 Контактное лицо: Петрова Анна Викторовна, тел. +7 (495) -55‑55‑55

Описание подарка:
 • Наименование: Подарочный набор «Элитный офис» (ручка, блокнот, термос)
 • Количество: 1 комплект
 • Оценочная стоимость: 12 500 ₽ (по прайс‑листу дарителя)
 • Дата получения: г.
 • Способ получения: передача в офисе, подпись в акте приема‑передачи (приложение 1)

Обоснование получения:
 Подарок был вручён в рамках корпоративного мероприятия «День открытых дверей», проведённого ООО «ТехноПром» г. Подарок не превышает лимит в 15 000 ₽, установленный внутренней политикой ООО «ПримерКорп», и не связано с принятием решений о закупках.

Подтверждения:

 ________________________ ________________________
 (Иванов С. П.) (Петрова А. В.)
 Получатель Даритель
 ________________________
 (Подпись руководителя отдела снабжения)
 ФИО: Смирнова Елена Викторовна
Приложения:
 1) Акт приема‑передачи от г.
 2) Фотография подарка.
 3) Копия прайс‑листа дарителя.

--------------------------------------------------------------------
Контрольный отдел
Ответственный: Кузнецов Д. И.
E‑mail: control@primercorp.ru

Как правильно заполнить и отправить уведомление

1. Соберите всю необходимую информацию. Уточните полную стоимость, дату получения и цель подарка.
2. Заполните шаблон. Используйте готовый файл в формате DOCX или онлайн‑форму, если она доступна в вашей компании.
3. Проверьте лимиты. Если стоимость превышает установленный порог, необходимо согласовать получение с руководителем.
4. Приложите подтверждающие документы. Это могут быть фотографии, акт приема‑передачи, счета‑фактуры.
5. Получите подписи. Подпишите документ как получатель, так и представитель дарителя (если требуется). После этого подпишите руководителя/контролирующего лица.
6. Отправьте уведомление. Как правило, документ направляется в отдел внутреннего контроля (HR, Compliance) по электронной почте или через корпоративную систему документооборота.
7. Сохраните копию. Храните оригинал или скан в личном архиве минимум 3 года (срок хранения может быть дольше в зависимости от политики компании).

Полезные рекомендации

• Не откладывайте заполнение. Чем быстрее оформлен документ, тем меньше риска возникновения вопросов в проверках.
• Указывайте реальную стоимость. Оценка должна соответствовать рыночной цене, иначе документ может быть признан недействительным.
• Следите за изменениями в политике. Некоторые компании ежегодно пересматривают лимиты и требования к оформлению.
• При сомнениях – консультируйтесь. Обратитесь в юридический отдел или к специалисту по комплаенсу.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Нужно ли уведомлять о подарках, полученных в личных целях?

Если подарок получен в рамках служебных отношений (например, от партнёра по бизнесу) – да, уведомление обязательно. Подарки в полностью личном контексте (друзья, семья) обычно не подпадают под корпоративные требования.

7.2 Что делать, если стоимость подарка превышает установленный лимит?

Необходимо оформить запрос на согласование получения подарка. Запрос отправляется руководителю подразделения и/или в отдел комплаенса. После одобрения в уведомление вносятся соответствующие отметки.

7.3 Можно ли отправить уведомление в электронном виде?

Да. Большинство компаний принимают электронные документы в формате PDF или DOCX, подписанные электронной подписью. При этом оригинал подписи обычно сохраняется в системе электронного документооборота.

7.4 Как долго хранить уведомления?

Согласно требованиям ФЗ «О противодействии коррупции», документы о получении подарков хранятся не менее 5 лет. Однако в некоторых организациях срок может быть установлен в 3 года.

7.5 Нужно ли указывать цель использования подарка?

Да. Указание цели помогает оценить, не связан ли подарок с какими‑либо деловыми решениями, и упрощает проверку на конфликт интересов.

Уведомление о получении подарка – простой, но важный документ, который помогает поддерживать прозрачность деловых отношений и соблюдать нормативные требования. Правильное оформление, своевременное заполнение и хранение копий позволяют избежать юридических рисков и укрепить доверие внутри организации.

Скачайте готовый шаблон в формате DOCX или PDF и начните использовать его уже сегодня!

Дата публикации: г.