При увольнении каждому работнику выдают «комплект выходных документов» — трудовую книжку, справки 2-НДФЛ и 182н, копии приказов и иные бумаги. Чтобы защититься от будущих претензий, работодатель фиксирует факт выдачи специальным уведомлением о получении документов. Ниже — актуальный образец на 2026 год, правила заполнения и подводные камни.

Зачем нужно уведомление

• Доказательство в суде. Работник не сможет заявить, что ему «забыли» отдать трудовую или не выдали расчёт.
• Штрафы-2026. За невыдачу трудовой в срок (ст. 5.27 КоАП РФ) — до 100 000 ₽ на компанию.
• Гарантии кадровика. Подпись увольняемого подтверждает, что он ознакомлен со всеми бумагами и суммами.

Какие именно документы выдают

1. Трудовая книжка оригинал.
2. Справка о доходах 2-НДФЛ за 2025 г. и за период 01.01–.
3. Справка 182н для расчёта пособий у нового работодателя.
4. Копия приказа об увольнении (форма Т-8).
5. Копия приказа о премировании/дисциплинарных взысканиях (если есть).
6. Расчётный листок (отпускные, компенсация, больничные и т.д.).
7. Дополнительно:
   • сертификаты, дипломы, хранившиеся в личном деле;
   • медицинская книжка (если профессия требует);
   • пропуск, электронная подпись, корпоративная сим-карта.

Образец уведомления о получении документов при увольнении (2026)

ООО «Ромашка-Плюс»
ИНН 7708123456, г. Москва, ул. Лесная, д. 5

 УВЕДОМЛЕНИЕ
 о выдаче документов и расчёта при увольнении

19 апреля 2026 г. мне, Иванову Сергею Петровичу,
должность: инженер-конструктор 3 категории, таб. № 0147,
были выданы следующие документы и денежные суммы:

Трудовая книжка № АВ 1234567 — 1 экз.
Справка 2-НДФЛ за 2025 г. и 01.01- — 2 экз.
Справка 182н — 1 экз.
Копия приказа № 15-к от об увольнении по п. 3 ст. 77 ТК РФ — 1 экз.
Расчётный листок итогового расчёта:
 – зарплата за 01.04- — 31 428 ₽;
 – компенсация за неиспользованный отпуск 14 дн. — 21 315 ₽;
 – премия по итогам 1 кв. 2026 г. — 15 000 ₽,
 итого к выплате: 67 743 ₽ (в т.ч. НДФЛ 8 807 ₽).
Дополнительно: медицинская книжка № 14-145-МК — 1 экз.


Все документы получены в полном объёме, претензий к ООО «Ромашка-Плюс» не имею.

Документы вручены лично в руки. Денежные средства перечислены на карту -1234.

Подпись работника: ____________ /Иванов С.П./
19 апреля 2026 г.

Подпись представителя работодателя: ____________ /Кадровик Сидорова Н.А./
М.П. (при наличии печати)

Алгоритм выдачи документов и оформления уведомления

1. За 2 недели до даты увольнения кадровик формирует комплект документов и проверяет расчёты.
2. В последний рабочий день:
   • выдать трудовую книжку под роспись;
   • распечатать уведомление (2 экз.);
   • отдать копию увольняемому, оригинал оставить в личном деле.
3. Если сотрудник отказывается подписывать — составить акт об отказе с подписями 2 свидетелей.
4. Если увольняемый не явился за документами — отправить уведомление заказным письмом с уведомлением о вручении.

Типовые ошибки-2026 и как их избежать

• Ошибка 1. Опечатка в номере трудовой книжки → риск «потерять» документ. Проверяйте номера при выдаче.
• Ошибка 2. Забыть включить справку 182н → новый работодатель не сможет начислить больничный.
• Ошибка 3. В уведомлении не указать дату → суд может признать документ недействительным.
• Ошибка 4. Подпись ставит не сам кадровик, а «коллега» без доверенности → оспаривание в трудовой инспекции.

Быстрый чек-лист HR-специалиста

Перед печатью уведомления проверьте:

• ✅ ФИО, табельный номер, дата увольнения совпадают с приказом.
• ✅ Суммы сходятся с расчётным листком и платёжкой.
• ✅ Все документы из списка выше действительно выданы.
• ✅ Оригинал уведомления хранится в личном деле не менее 75 лет (ГОСТ Р 7.0.97-2025).

Где скачать актуальный шаблон

В 1С:ЗУП 3.1.28.66 и выше доступен автоматический документ «Уведомление о выдаче документов при увольнении».
Также шаблон можно скачать в PDF и DOCX на портале КонсультантПлюс (раздел «Кадровые документы / Увольнение»).