Важность темы. С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого момента все новые трудовые отношения оформляются в электронном виде, а сведения о стаже и персональные данные сотрудника хранятся в Социальном фонде. Поэтому работодателям необходимо своевременно информировать работников о переходе с бумажной трудовой книжки на электронную.

Правовое основание перехода на электронные трудовые книжки

• Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» от № 317‑ФЗ.
• Приказ Минтруда России № 207н от «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования электронных трудовых книжек».
• Приказ Минсоцразвития РФ от № 250н «О завершении переходного периода и полном переходе к использованию электронных трудовых книжек».

Эти нормативные акты предписывают работодателю:

1. Обеспечить перевод данных из бумажных трудовых книжек в электронный реестр.
2. Уведомить работника о переходе не позднее, чем за 5 рабочих дней до даты фактического перевода.
3. Получить согласие работника (в случае отказа от ЭТК – оформить отдельный документ).

Кому необходимо отправлять уведомление?

Уведомление обязано быть направлено:

• Работникам, у которых есть бумажные трудовые книжки;
• Сотрудникам, находящимся в штатном расписании в момент ;
• Новые сотрудники, принятые после – в виде отдельного заявления о согласии.

Содержание уведомления (что должно быть указано)

Согласно приказу Минтруда, в уведомлении обязаны быть отражены следующие пункты:

• Наименование работодателя (полное официальное название, ИНН, ОГРН);
• ФИО работника, СНИЛС, дата рождения;
• Дата начала действия уведомления;
• Краткое объяснение, что такое электронная трудовая книжка и где она будет храниться (Социальный фонд РФ);
• Права работника в рамках перехода (право ознакомиться с данными в ЭТК, право отказаться и т.д.);
• Порядок предоставления доступа к ЭТК (через портал Госуслуг или мобильное приложение «Электронная трудовая книжка»);
• Контактные данные ответственного лица (ФИО, должность, телефон, e‑mail);
• Подпись (или электронная подпись) работодателя.

Как правильно оформить уведомление

Уведомление может быть оформлено в виде:

• Бумажного письма, отправленного заказным письмом с уведомлением о вручении;
• Электронного письма (e‑mail) с вложенным PDF‑документом;
• Сообщения в корпоративном личном кабинете (если такой имеется).

Важно, чтобы документ был подписан официальной печатью организации (если применимо) и/или электронной подписью, подтверждающей подлинность.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки (2020)

ООО «Пример Плюс»
ИНН 7701234567, ОГРН 1177746001234
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: info@primer-plus.ru


УВЕДОМЛЕНИЕ
о переходе на электронную трудовую книжку

Работнику:
Иванову Ивану Петровичу
СНИЛС: 123‑45‑6789
Дата рождения: г.

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии с Федеральным законом № 317‑ФЗ от г. и Приказом Минтруда России № 207н от г., с  г. в Российской Федерации полностью заменена бумажная трудовая книжка на Электронную трудовую книжку (ЭТК). Данные о Вашем трудовом стаже и личной информации будут храниться в Социальном фонде РФ в электронном виде.

Что это значит для Вас:
Ваша трудовая книжка будет переведена в электронный реестр. Вы сможете просматривать сведения о стаже через портал Госуслуг или мобильное приложение «Электронная трудовая книжка».

Вы получаете право в любой момент запросить копию сведений о себе в бумажном виде (по требованию работодателя).

При желании отказаться от использования ЭТК Вы вправе подать письменное заявление в течение 30 календарных дней со дня получения настоящего уведомления. В случае отказа трудовая книжка будет храниться в бумажном виде.

Порядок доступа к ЭТК:
- Зарегистрируйтесь на портале gosuslugi.ru.

- Привяжите свой СНИЛС к личному кабинету.

- После подтверждения данных Вы получите доступ к своей электронной трудовой книжке.

Контактное лицо для уточнения вопросов:

Сергей Петрович Кузнецов, главный бухгалтер

Тел.: +7 (495) -23‑45‑68, e‑mail: kuznetsov@primer-plus.ru

Настоящее уведомление считается полученным Вами с момента подписания (или получения по электронной почте) и подлежит исполнению в срок до  г..

С уважением,


_____________________

(подпись руководителя) 

(ФИО, должность)

(Печать организации, если требуется)
 

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Подготовка данных – собрать сведения о сотрудниках (ФИО, СНИЛС, дата рождения, текущий стаж).
2. Создание шаблона – использовать образец выше, внести реквизиты своей организации.
3. Уведомление – разослать уведомления всем сотрудникам не позднее, чем за 5 рабочих дней до даты перевода.
4. Регистрация в системе – передать данные в информационную систему Социального фонда (через Личный кабинет работодателя).
5. Контроль согласий – собрать подписи (бумажные или электронные) от тех, кто отказывается от ЭТК.
6. Формирование отчетов – сохранить копии всех уведомлений и подтверждений в архиве (не менее 5 лет).
7. Информирование персонала – провести инструктаж о работе с порталом Госуслуг и мобильным приложением.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли полностью отказаться от электронной трудовой книжки?

Да. По статье 66 Трудового кодекса работник имеет право отказаться от ЭТК в течение 30 дней с момента получения уведомления. В этом случае работодателю необходимо вести бумажную трудовую книжку для данного сотрудника.

Как быстро отображаются данные в электронном реестре?

После передачи данных в Социальный фонд они появляются в системе в течение 3‑5 рабочих дней. После этого сотруднику отправляется уведомление о готовности ЭТК к просмотру.

Нужна ли печать организации на электронном документе?

Если уведомление отправляется в электронном виде (PDF), достаточно электронной подписи, заверяющей подлинность. При отправке бумажного письма требуется подпись и печать.

Что делать, если в ЭТК указана неверная информация?

Необходимо подать заявление в Социальный фонд РФ с указанием ошибки. Работодатель также обязан предоставить подтверждающие документы (копии трудовых договоров, справок).

Можно ли использовать ЭТК для получения пенсионных баллов?

Да. Информация из ЭТК автоматически передается в Пенсионный фонд, поэтому стаж учитывается при расчете пенсии.

Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг к цифровой трансформации рынка труда в России. Уведомление о переходе – обязательный документ, который должен быть оформлен корректно и своевременно. Используйте представленный выше образец 2020 года, адаптируйте его под свои реквизиты и следуйте пошаговой инструкции, чтобы избежать административных рисков и обеспечить комфортный доступ сотрудников к их трудовой истории.

Помните: соблюдение сроков и правильное оформление – ключ к успешному переходу на электронный формат трудовой книжки.