Каждый работодатель, расторгающий трудовой договор, обязан в течение трёх рабочих дней выдать работнику трудовую книжку лично в руки; Если сотрудник не явился или пребывает в отпуске/на больничном, работодатель обязан направить ему письменное уведомление с предложением либо получить документ самостоятельно, либо дать письменное согласие на отправление книжки по почте. Ниже приведён актуальный шаблон и рекомендации по заполнению на 2026 год.
Зачем нужно уведомление
С 2026 года штраф за несвоевременную выдачу трудовой книжки вырос до 50 000 ₽ (ст. 5.27 КоАП РФ). Правильно оформленное уведомление:
- защищает работодателя от штрафов;
- подтверждает соблюдение сроков передачи документов;
- даёт работнику альтернативу получения книжки по почте.
Как составить уведомление: пошаговая инструкция
Шаг 1. Выберите формат документа
Допускается любая письменная форма (обычное письмо на фирменном бланке, электронное письмо с усиленной квалифицированной подписью либо заполненный бланк Word/PDF).
Шаг 2. Обязательные реквизиты
- ФИО и адрес работника (совпадает с паспортными данными).
- Номер и дата приказа об увольнении.
- Дата последнего рабочего дня (день увольнения).
- Предложение явиться за трудовой книжкой или дать согласие на почтовую пересылку.
- Срок явки (отсчитывается от даты получения уведомления).
- Подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать (если применяется).
Шаг 3. Отправьте уведомление
Рекомендуется:
- Заказное письмо с уведомлением о вручении (Почта России или курьерская служба).
- Электронная подпись через систему «Госуслуги» (если работодатель и работник подключены к сервису).
- Личная передача под роспись (если работник находится на территории).
Готовый образец уведомления (Word/PDF)
Ниже приведён актуальный бланк на , который можно скачать и сразу использовать. Для удобства вставьте свои данные вместо выделенных фрагментов {…}.
УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости явиться за трудовой книжкой
или дать согласие на отправление по почте
{Город} «19» апреля 2026 г.
Уважаемый(ая) {Иванов Иван Иванович}!
Настоящим сообщаем, что в соответствии с приказом № {15/26}
от «15» апреля 2026 г. с Вами расторгнут трудовой договор
от «01» марта 2023 г. на основании {п. 3 ч; 1 ст. 77 ТК РФ}
(соглашение сторон). Днём увольнения является «18» апреля 2026 г.
В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ Вам необходимо:
Лично явиться в кадровую службу по адресу: {г. Москва, ул. Ленина, д. 10, офис 305}
и получить трудовую книжку в течение трёх рабочих дней со дня получения настоящего уведомления.
Либо в срок не позднее трёх рабочих дней со дня получения настоящего уведомления
направить в адрес работодателя письменное согласие на отправление трудовой книжки
по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.
При неявлении Вас и при отсутствии письменного согласия трудовая книжка
будет храниться у работодателя в течение 75 лет, после чего передаётся
в архив. Получить её можно будет только лично при предъявлении паспорта.
С уважением,
____________________
{Генеральный директор}
{ООО «Ромашка»}
{А. А. Петров}
Мини-FAQ
Сколько дней даётся на явку?
Три рабочих дня со дня получения уведомления. Праздничные и выходные не считаются;
Можно ли отправить уведомление по WhatsApp?
Нет. Закон требует «письменной формы», поэтому используйте заказное письмо или СЭД.
Что делать, если адрес работника неизвестен?
На адрес регистрации/последнего места жительства. Если письмо вернётся, актируйте невыдачу книжки и храните её 75 лет.
Скачать бланк бесплатно
Ниже ссылки на пустые формы в популярных форматах:
- Word (DOCX, 24 КБ)
- PDF (PDF, 40 КБ)
Своевременное и грамотно оформленное уведомление — это ваша страховка от штрафов и конфликтов с бывшими сотрудниками. Используйте приведённый шаблон, замените выделенные поля и отправьте документ заказным письмом или через СЭД. Так вы выполните требования ТК РФ и сохраните спокойствие для себя и работника.
Дата актуальности: 19 апреля 2026 г.