Каждый сотрудник рано или поздно сталкивается с необходимостью написать объяснительную записку в связи с каким-либо происшествием на работе. Чтобы процесс прошёл максимально корректно и без лишнего стресса, работодатель заранее выдаёт уведомление о написании объяснительной. Ниже приведён подробный образец такого уведомления, правила его оформления и советы по составлению самой объяснительной.
Что такое «уведомление о написании объяснительной»
Это официальный документ, который направляется сотруднику руководителем или отделом кадров. Цель, довести до сведения работника факт нарушения (или инцидента), предоставить ему возможность дать письменные пояснения и установить срок их предоставления.
Когда выдают уведомление
- Опоздание без уважительной причины
- Нарушение техники безопасности
- Конфликт с коллегами или клиентами
- Порча имущества/материальных ценностей
- Невыполнение трудовых обязанностей
Обязательные реквизиты уведомления
- Наименование организации
- ФИО и должность сотрудника
- Дата и время инцидента
- Краткое описание произошедшего
- Ссылка на внутренний документ (правила, регламент, приказ)
- Установленный срок для подачи объяснительной
- Подпись руководителя и дата
Образец уведомления о написании объяснительной
Формат: можно распечатать на фирменном бланке или оформить как служебную записку.
---------------------------------------------------------- ООО «ПРОМИНСТРУМЕНТ» (или АО «Ферраментас Жерайс») УВЕДОМЛЕНИЕ о необходимости предоставления объяснительной записки Уважаемый(ая) _____________________ (Ф. И. О. сотрудника)! Сообщаем Вам, что в 14:30 был зафиксирован факт опоздания на рабочее место на 45 минут без предварительного уведомления администрации. В соответствии со ст. 193 Трудового кодекса РФ и Приказом № 45/ОТ от «О внутреннем трудовом распорядке» Вам необходимо до 17:00 предоставить письменные объяснения по указанному факту. Объяснительная записка подаётся лично в отдел кадров (каб. 312) или направляется по корпоративной почте docs@prominstrument.ru. В случае отсутствия объяснений в установленный срок комиссия по трудовым спорам оставляет за собой право составить акт об отказе от дачи объяснений. Руководитель отдела персонала _________________ /Петрова Н. А./ ----------------------------------------------------------
Как правильно оформить объяснительную после получения уведомления
Структура объяснительной
- Заголовок: «Объяснительная записка»
- Кому: ФИО и должность руководителя
- От кого: Ваше ФИО, должность, подразделение
- Дата и место составления
Основной текст
Дайте последовательное описание событий:
- Что произошло (без оценок и эмоций)
- Обстоятельства, которые привели к инциденту
- Ваши действия по устранению последствий
- Меры, которые вы предприняли, чтобы впредь не допустить повторения
Пример объяснительной
---------------------------------------------------------- Объяснительная записка Директору ООО «ПРОМИНСТРУМЕНТ» Иванову С. В. от оператора станков с ЧПУ отдела мехобработки Сидорова А. А. 19 апреля 2026 г., г. Санкт-Петербург Прошу сообщить следующее: я опоздал на рабочее место на 45 минут. Причиной стала задержка движения общественного транспорта (трамвай № 17, маршрут «пр. Стачек — ул. Маршала Казакова») в связи с ДТП на пересечении ул. Маршала Казакова и Большого Сампсониевского проспекта. Прибыв на место, немедленно приступил к выполнению поставленных задач. С целью недопущения повторения опозданий приобрёл маршрутную карту города и установил мобильное приложение «Городской транспорт», которое оповещает о возможных задержках в реальном времени. Прошу учесть вышеизложенные обстоятельства. Подпись: __________ /Сидоров А. А./ ----------------------------------------------------------
Что делать после написания объяснительной
- Сдать оригинал в отдел кадров (поставить отметку о приёме)
- Сохранить копию у себя (фото/скан)
- Ознакомиться с приказом о результатах разбирательства (подписать ознакомление)
Частые ошибки при заполнении
- Отсутствие даты и подписи
- Излишне эмоциональный тон («я не виноват, всё из-за коллег»)
- Нарушение срока сдачи объяснительной
- Отказ от подписи в уведомлении (подтверждает факт получения)
Советы HR-специалистам и руководителям
Чтобы уведомление было юридически корректным:
- Вручайте документ лично под подпись или отправляйте заказным письмом с уведомлением.
- Не устанавливайте срок менее двух рабочих дней (исключение — форс-мажор).
- Храните экземпляр уведомления и объяснительную в личном деле сотрудника не менее 5 лет.
Используйте предложенный образец уведомления о написании объяснительной, адаптируя его под конкретную ситуацию в вашей организации. Соблюдение формальных процедур поможет избежать трудовых споров и сохранит добросовестные отношения между работником и работодателем.