Согласно действующему п. 1 ст. 509 ГК РФ, поставка товаров осуществляется путём их отгрузки покупателю. Чтобы процесс прошёл без споров и претензий, поставщик обязан подтвердить фактическую готовность товара к передаче. Именно для этой цели и существует уведомление о готовности товара к отгрузке.

Почему важно отправлять уведомление?

Уведомление выполняет сразу три ключевые функции:

• Фиксирует момент исполнения обязательств поставщиком и тем самым запускает течение срока, в течение которого покупатель должен принять товар (п. 1 ст. 458 ГК РФ).
• Служит доказательством в суде при разбирательствах о просрочке приёма товара покупателем.
• Позволяет согласовать конкретную дату и время отгрузки, что снижает логистические издержки.

Есть ли «обязательная» форма?

Единой формы не существует, ни в России, ни в Республике Беларусь. Однако судебная практика и рекомендации профильных ведомств (включая КонсультантПлюс, ГАРАНТ и Белформу) выдвигают ряд обязательных реквизитов, без которых документ может быть признан недействительным.

2.1 Минимальный набор реквизитов

1. Наименование поставщика (полное юр. лицо или ИП), ИНН, КПП, юр./почтовый адрес.
2. Наименование покупателя, его реквизиты.
3. Номер и дата договора поставки.
4. Наименование товара, количество, артикулы или коды по ТУ/ГОСТ/ТН ВЭД.
5. Фраза-уведомление: «Настоящим уведомляем, что товар полностью готов к отгрузке».
6. Адрес склада (терминала) и контактное лицо для согласования заезда транспорта.
7. Дата, до которой покупатель должен забрать товар, и последствия неявки (хранение, штрафы).
8. Подпись руководителя и печать (если используется).

Как составить письмо-уведомление: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Шапка документа

ООО «Альфа»
ИНН 7707083893, КПП 770701001
125009, г. Москва, ул. Тверская, д. 7
Тел.: +7 (495) -23-45-67

Шаг 2. Адресат

ООО «Бета»
ИНН 1234567890, КПП 123456789
197341, г. Санкт-Петербург, ул. Приморская, д. 45

Шаг 3. Заголовок и текст

Уведомление о готовности товара к отгрузке № 15/26 от

Настоящим уведомляем Вас о том, что в рамках договора поставки № 34/25 от товар:

• «Ноутбук Dell Latitude 5430» — 100 шт.;
• «Монитор 24″ Dell P2422H» — 100 шт.

полностью укомплектован, проверен по ОТК и готов к отгрузке со склада ООО «Альфа» по адресу:

141400, Московская обл., г. Химки, ул. Ленинградская, д. 1.

Время работы склада: пн-пт 09:00–18:00, обед 12:00–13:00.

В соответствии с п. 4.2 договора покупатель обязан осуществить забор товара или подать транспорт в течение трёх рабочих дней с даты настоящего уведомления. В противном случае:

• поставщик имеет право начать взимание платы за хранение в размере 0,1 % от стоимости товара за каждый день просрочки;
• риск случайной порчи товара переходит на покупателя.

Шаг 4. Подпись

С уважением,
Иванов И.И.
директор ООО «Альфа»

Формат отправки

Допустимы следующие способы:

• Электронная подпись через EDI-оператора (1С-ЭДО, Диадок, СБИС) — наиболее предпочтительный.
• Отсканированный PDF на электронную почту с подтверждением вручения.
• Курьерская доставка с обратной распиской.

Что делать, если покупатель отказывается от товара?

Если после уведомления поступает письменный отказ, сохраняйте его в оригинале и незамедлительно:

1. Зафиксируйте факт отказа в акте отказа от получения товара.
2. Направьте претензию с требованием оплатить штрафные санкции (если предусмотрены договором).
3. При необходимости обратитесь в арбитраж.

Готовые шаблоны

На нашем сайте вы можете бесплатно скачать:

• Пустой бланк письма о готовности товара к отгрузке (.doc)
• Заполненный образец 2026 (.doc)
• Форма уведомления согласно требованиям Республики Беларусь (.pdf)

Чек-лист перед отправкой

Хотя форма уведомления о готовности товара к отгрузке не регламентирована жёстко, ее содержание напрямую влияет на успешность защиты интересов поставщика в суде. Следуйте предложенным рекомендациям, используйте готовые шаблоны и не забывайте фиксировать все взаимодействия с контрагентом.

Если остались вопросы — пишите в комментарии, мы оперативно ответим!