С 2022 года в России действует порядок обязательного уведомления уполномоченного органа (Роскомнадзора) о намерении осуществлять обработку персональных данных (ПДн).
Однако законодатель предусматривает важное исключение — обработка без использования автоматизированных средств. В статье мы подробно разберём, кто обязан подавать уведомление, в каких случаях оно не требуется, как правильно заполнить форму и какие последствия ждут нарушителей.

Правовая база

• Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» (от  г.) — основной нормативный акт, регулирующий отношения в сфере ПДн.
• Статья 22 ФЗ 152‑ФЗ: оператор обязан уведомить уполномоченный орган о намерении осуществлять обработку ПДн, за исключением случаев, указанных в части 2 этой статьи.
• Приказ Роскомнадзора № 706 от  г. (ред. от ) — утверждает форму уведомления.
• Приказ Роскомнадзора № 180 от  г. — утвердил новые образцы форм уведомления (в т.ч. «без использования средств автоматизации»).

Что считается «обработкой без использования средств автоматизации»?

Это любые действия с персональными данными, выполненные вручную, без применения вычислительной техники, программных продуктов, баз данных и иных автоматизированных систем. К таким действиям относятся:

1. Запись данных в бумажные журналы, карточки, бланки.
2. Обработка в текстовых редакторах, если документ сохраняется исключительно в виде файлов, а не в базе данных (в таком случае уже считается автоматизированная обработка).
3. Ручное копирование, сортировка, пересылка (например, отправка почтовых писем).
4. Хранение ПДн в физических хранилищах (папки, сейфы, шкафы).

Кто обязан подавать уведомление?

Обязанность возлагается на оператора персональных данных — любое физическое или юридическое лицо, которое собирает, хранит, использует, передаёт или иным образом обрабатывает ПДн.

Объекты-операторы

• Юридические лица (ООО, АО, НКО и т.п.).
• Индивидуальные предприниматели, в т.ч. самозанятые, если они обрабатывают ПДн.
• Физические лица, осуществляющие обработку ПДн в личных целях (например, семейный архив), в этом случае уведомление не требуется.

Когда уведомление НЕ требуется?

Согласно части 2 статьи 22 ФЗ 152‑ФЗ, оператор может не подавать уведомление, если:

1. Обработка осуществляется исключительно вручную без использования автоматизированных средств.
2. Обрабатываются ПДн исключительно в рамках личных (не деловых) нужд гражданина.
3. Объём обработки настолько мал, что не превышает 100 контактов в год и не подразумевает систематический характер (в практике такой порог редко применяется, но может учитываться в отдельных решениях РКН).

Пошаговая инструкция по подаче уведомления (если автоматизация используется)

Если ваш бизнес использует любые автоматизированные инструменты, необходимо подать уведомление. Ниже – алгоритм действий.

Подготовка необходимых данных

Выбор формы подачи

• Электронная форма через портал персональных данных (рекомендовано).
• Почтовая (в бумажном виде) — только в исключительных случаях, когда отсутствует возможность электронной подачи.

Заполнение формы (пример)

Наименование оператора: ООО «Пример»
ИНН / ОГРН: 7701234567 / 1234567890123
Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д.1
Цель обработки: выполнение трудовых функций, начисление заработной платы
Категории субъектов: сотрудники (полный список), кандидаты, подрядчики
Перечень ПДн: ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС, банковские реквизиты
Способ обработки: без использования средств автоматизации (ручная запись в бумажных карточках)
Место хранения: архивный шкаф № 3, офис 4‑й этаж, г. Москва
Срок хранения: 5 лет после прекращения трудовых отношений
Меры безопасности: ограниченный доступ (только HR‑отдел), система видеонаблюдения, периодический аудит

Подписание и отправка

1. Если подаёте в электронном виде — загрузите заполненный PDF‑файл в личный кабинет, подтвердите отправку (подтверждение электронной подписью не требуется, но рекомендуется).
2. Сохраните подтверждение (номер заявки, скриншот).
3. В случае бумажной формы — подпишите оригинал, отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес: 119021, г. Москва, ул. Тверская, д. 7, к. 1, отдел регистрации ПДн, Роскомнадзор.

Сроки подачи

Уведомление должно быть подано до начала обработки ПДн. Если обработка началась без уведомления, штрафы могут достигать 6 млн рублей (для юридических лиц) и 2 млн рублей (для ИП) за каждый случай нарушения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли уведомлять Роскомнадзор, если я храню только бумажные карточки сотрудников?

Нет, если обработка полностью ручная и не использует автоматизированные средства, уведомление не требуется. Однако рекомендуется вести внутренний реестр ПДн и документировать политику безопасности.

Что считается «смешанной» обработкой?

Если часть данных хранится в бумажных формах, а часть — в электронных (например, сканированные копии в PDF), это считается автоматизированной обработкой, и необходимо подать уведомление.

Какой документ подтверждает, что я не использую автоматизацию?

Внутренний акт (постановление) об обработке ПДн без средств автоматизации, подписанный руководителем. Копию акта следует хранить в архиве и быть готовым предъявить в случае проверки.

Что делать, если я уже начал обработку без уведомления?

Необходимо в кратчайшие сроки подать уведомление, указав реальную дату начала обработки, и подготовить объяснительные записки. При повторных нарушениях может последовать штраф.

Какие штрафы за отсутствие уведомления?

• Для юридических лиц — до 6 млн рублей.
• Для ИП — до 2 млн рублей.
• Если нарушение связано с передачей ПДн третьим лицам — штраф может быть удвоен.

Пример заполнения официального образца формы «Уведомление о намерении осуществлять обработку персональных данных без использования средств автоматизации»

После заполнения форму необходимо сохранить в PDF и загрузить в личный кабинет на портале e‑tracker.rkn.gov.ru. Система выдаст номер заявки, который следует указать в корпоративных документах.

Как проверить, зарегистрировано ли ваше уведомление?

Роскомнадзор ведёт публичный реестр операторов персональных данных. По номеру заявки можно узнать статус:

• «Принято к рассмотрению» — уведомление в работе.
• «Зарегистрировано», все формальности выполнены, оператор считается зарегистрированным.
• «Отклонено» — в уведомлении обнаружены ошибки; необходимо исправить и отправить повторно.

Что делать, если ваша ситуация меняется?

Любое изменение, влияющее на обработку ПДн, требует дополнения или изменения уведомления. К таким изменениям относятся:

• Переход от ручной к автоматизированной обработке (обязательно подать новое уведомление).
• Изменение целей обработки (например, добавление маркетинга).
• Увеличение сроков хранения.
• Изменение мест хранения (перемещение в другой офис или в облако).

В таком случае подаётся дополнительное уведомление с указанием номера первоначального заявления и описанием изменений.

• Если вы обрабатываете персональные данные полностью вручную, уведомлять Роскомнадзор не требуется. Тем не менее, рекомендуется оформить внутренний акт и вести реестр ПДн.
• При любой автоматизации (даже простого ввода в текстовый файл) обязательным является уведомление в соответствии с формой № 180 от  г.
• Своевременная подача уведомления и соблюдение сроков хранения позволяют избежать штрафов до 6 млн рублей.
• Регулярно проверяйте реестр Роскомнадзора и обновляйте сведения при изменении способов обработки.

Соблюдая указанные рекомендации, вы сможете законно и без риска вести работу с персональными данными, независимо от того, используете ли вы автоматизированные системы или работаете исключительно вручную.