Каждый российский работодатель, заключающий трудовой или гражданско-правовой договор с иностранцем, обязан в установленные сроки уведомить МВД России о факте приёма на работу. Несоблюдение правил грозит штрафами и приостановлением деятельности. Ниже подробно разобраны сроки, форма уведомления, ответственность и типовые ошибки.

Зачем вообще нужно уведомление

Федеральный закон № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан» возлагает на работодателя обязанность:

• в течение трёх рабочих дней со дня фактического допущения иностранца к работе;
• направить в территориальное подразделение МВД (ГУВМ МВД) уведомление о заключённом договоре.

Эта мера нужна госорганам для контроля миграционного потока и соблюдения квот на привлечение иностранной рабочей силы.

Какие договоры подлежат уведомлению

1. Трудовой договор – когда иностранец принимается в штат компании по основному либо внутреннему совместительству.
2. Гражданско-правовой договор (подряда, оказания услуг) – если фактическая деятельность носит трудовой характер и подпадает под контроль МВД.

Исключение: договоры с лицами, имеющими вид на жительство (ВНЖ) или гражданство РФ, оформлять уведомление не нужно.

Сроки подачи: календарь ответственности

Как составить уведомление: пошаговая инструкция

Шаг 1. Подготовьте документы

• Уведомление по форме, утверждённой приказом МВД № 664/2020.
• Копия паспорта иностранца (с переводом и нотариальным заверением).
• Копия миграционной карты и регистрационного уведомления о постановке на учёт.
• Копия трудового или ГПД договора с указанием:
• ФИО полностью в т.ч. отчество, если указано в удостоверении личности;
• периода действия договора;
• адреса работы и фактического места выполнения обязанностей.

Шаг 2. Выберите способ подачи

1. Лично в ГУВМ МВД по месту нахождения компании (берите расписку о приёме).
2. МФЦ (если регион предоставляет услугу).
3. Электронно через портал services.guvm.mvd.rf (требуется усиленная квалифицированная электронная подпись).

Шаг 3. Получите отметку

В течение 3 рабочих дней сотрудники МВД вносят сведения в Единый миграционный учёт. Вам выдают либо электронный, либо бумажный штамп «Принято». Сохраняйте его 5 лет – она понадобится при проверках прокуратуры/трудинспекции.

Распространённые ошибки

• Отсутствие отчества в уведомлении, хотя в паспорте оно указано – документ вернут на доработку.
• Опоздание на 1 день: крупные компании теряют около 800 000 ₽ штрафа на юрлицо.
• Уведомление подано только в ПФР или ФСС – это не освобождает от обязанности уведомлять именно МВД.

Отдельный случай: изменение условий договора

Если вы:

• продлили срок договора;
• перевели иностранца в другое подразделение;
• изменили режим труда (например, с полного на 0,5 ставки),

то в течение 3 рабочих дней нужно подать уведомление об изменении по той же форме с пометкой «Изменение». Штраф за неподачу – аналогичен первичному уведомлению.

Чек-лист для бухгалтера и HR

1. Зафиксировать дату первого рабочего дня иностранца.
2. Собрать копии документов (паспорт, миграционная карта, патент/разрешение).
3. Сформировать уведомление, проверить ФИО и отчество.
4. Отнести/отправить в МВД не позднее третьего рабочего дня.
5. Сохранить квитанцию/расписку и отметку «Принято».
6. Повторить процедуру при изменении условий.

Ответственность за нарушение

Вовремя поданное уведомление – это простая и быстрая процедура, которая защищает компанию от миллионных штрафов. Главное: запомнить цифру 3 (три рабочих дня) и проверить ФИО иностранца – включая отчество. Сохраняйте документы 5 лет, отслеживайте изменения и при необходимости консультируйтесь с миграционным юристом.

Контакты для справок:
ГУВМ МВД России: https://гувм.мвд.рф
Горячая линия МВД: ###-###-####