Актуально на 20 апреля 2026 года

Зачем вообще нужно уведомление?

Без соблюдения процедуры ст. 193 ТК РФ любое дисциплинарное взыскание, включая увольнение за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей, будет признано незаконным (Постановления ВС РФ от № 5-КГ23-156, от № 69-КГ25-11).

Ключевое требование: до издания приказа работодатель обязан затребовать у работника письменное объяснение и дать не менее двух рабочих дней на его представление.

Когда составляется уведомление?

• немедленно после выявления проступка;
• до вынесения любого взыскания: замечания, выговора, увольнения по пп. «в», «г» ч. 1 ст. 81 ТК РФ;
• даже если ранее уже применялись взыскания за аналогичные нарушения.

Форма и реквизиты уведомления

Обязательные элементы

1. Наименование документа: «Уведомление о необходимости предоставить письменное объяснение».
2. Дата и номер.
3. Адресат: Ф.И.О., должность, структурное подразделение работника.
4. Описание проступка:
   • дата, время, место;
   • ссылка на нарушенную обязанность (должностная инструкция, приказ, трудовой договор).
5. Требование предоставить объяснение в течение двух рабочих дней.
6. Последствия непредставления: взыскание может быть наложено без учета мнения работника.
7. Способ направления: лично под роспись, заказное письмо с уведомлением, e-mail с электронной подписью работодателя.

Образец текста

ООО «ПромЭнерго»
г. Москва, 20 апреля 2026 г.
№ 15-УВ

Уважаемый(ая) Иванов Сергей Петрович!

20 апреля 2026 г. с 08:30 до 09:45 в нарушение п. 2.3 должностной инструкции № 14/23 от вы отсутствовали на рабочем месте без уважительных причин, что квалифицируется как прогул.

В соответствии со ст. 193 ТК РФ прошу вас до 22 апреля 2026 г. 17:00 предоставить мне в кадровую службу (каб. 214) письменное объяснение по изложенному факту.

В случае непредставления объяснения дисциплинарное взыскание может быть применено без учета вашего мнения.

Контактное лицо: менеджер по кадрам Сидорова Е.В., тел. 221.

Генеральный директор
__________________ А.Н. Кузнецов

Как вручить уведомление

Что делать после получения объяснения

• До двух рабочих дней со дня истечения срока на объяснение издается приказ о взыскании (ст. 193 ч. 1).
• Если причина признается уважительной — приказ не издается, материалы хранятся 5 лет (Письмо Роструда от № 937-6-1).
• Копия приказа вручается работнику под роспись в течение трех рабочих дней.

Частые ошибки работодателей

1. Нарушение сроков. Два рабочих дня исчисляются с момента получения уведомления (Письмо Минтруда от № 14-6/ООГ-12489).
2. Отсутствие уведомления. Даже при наличии двух дисциплинарных взысканий за аналогичные проступки без уведомления увольнение незаконно (Определение ВС РФ от № 88-КГ23-15-К4).
3. Формальное описание проступка. Указывайте конкретные факты, ссылки на документы, показания свидетелей.

Готовые шаблоны для скачивания

• Уведомление о даче объяснения (DOCX)
• Акт отказа от подписи (DOCX)
• Приказ о дисциплинарном взыскании (DOTX)

Короткий чек-лист HR-специалиста

1. Зафиксировали факт нарушения (акт, объяснение свидетелей, фото/видео).
2. Направили уведомление сегодня, дали 2 рабочих дня.
3. Сохранили доказательства вручения (подпись, акт, квитанция).
4. Получили объяснение или оформили отказ.
5. Издали приказ не позднее 1 месяца со дня проступка (ст. 193 ч. 3).

Куда обращаться при споре

Если работник считает взыскание незаконным, он может:

• подать жалобу в Государственную инспекцию труда через Единый портал госуслуг или лично;
• обратиться в суд в течение 3 месяцев со дня вручения приказа (ст. 392 ТК РФ);
• требовать компенсацию морального вреда и восстановление на работе.