УПД – единый электронный документ, который объединяет в себе функции первичного передаточного документа (товарной накладной, акта выполненных работ, ТОРГ‑12) и счета‑фактуры. С 1 января 2026 года его использование в России станет обязательным для всех организаций и индивидуальных предпринимателей, в т.ч. в сфере строительства.
Правовая база и основные положения
- Приказ ФНС России № ЕД‑7‑26/970 от г. утвердил формат УПД версии 5.03.
- Обязательное применение УПД в электронной форме регулируется Федеральным законом № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» и рядом подзаконных актов.
- С 2026 г. УПД заменит ТОРГ‑12, акт выполненных работ и отдельный счет‑фактуру.
Ключевые функции УПД
- Документальное подтверждение отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг.
- Одновременное использование в бухгалтерском и налоговом учете – упрощает процесс начисления НДС.
- Служит основанием для приемки‑сдачи работ со стороны заказчика (подтверждает факт приемки результата).
- Позволяет заменить несколько бумажных форм (акт, ТОРГ‑12, счет‑фактуру) одним электронным документом.
УПД в строительстве: особенности
Строительная отрасль характеризуется большими объемами материалов, множеством субподрядчиков и длительными этапами выполнения работ. УПД учитывает эти нюансы:
- Отображение нескольких позиций – материалов, работ, оборудования.
- Возможность указать даты начала и окончания работ, а также сроки сдачи объекта.
- Поле 5а «Документ об отгрузке» (нововведение 2026 г.) позволяет явно указать, что УПД используется в качестве акта выполненных работ или ТОРГ‑12.
- Поддержка многократных получателей – субподрядчики, поставщики и заказчики могут быть указаны в отдельных строках.
Как заполнять УПД в строительстве: пошаговая инструкция
Шаг 1. Подготовка к заполнению
- Скачайте актуальную форму УПД версии 5.03 (в формате
.xlsxили.xml) с сайта ФНС. - Установите программу‑клиент (например, «Электронный документооборот ФНС» или любой совместимый сервис).
- Убедитесь, что ваша система поддерживает ЭЦП (электронную подпись);
Шаг 2. Заполнение реквизитов УПД
| Поле | Назначение | Пример заполнения (строительство) |
|---|---|---|
| Вид документа | Указывает тип документа (УПД) | УПД |
| Дата и номер | Дата формирования и уникальный номер | 2026‑01‑15 № УПД‑2026‑00123 |
| Субъекты | Продавец и покупатель (наименование, ИНН, КПП) | ООО «СтройТех», ИНН 7701234567; Заказчик – ЗАО «ГК‑Строй», ИНН 7707654321 |
| 5а. Документ об отгрузке | Указывается, что УПД заменяет ТОРГ‑12/акт | Акт выполненных работ № А‑2026‑045 от 2026‑01‑14 |
| Товары (работы, услуги) | Список позиций с кодами, наименованиями, количеством, ценой |
|
| Ставка и сумма НДС | Указывается ставка (20 %) и сумма налога | Ставка 20 %, НДС 1 080 000 ₽ |
| Общая сумма с НДС | 6 780 000 ₽ |
Шаг 3. Подписание и отправка
- Подпишите документ электронной подписью (КЭП).
- Отправьте УПД покупателю через электронный документооборот (ФНС, СБИС, Диадок и т.п.).
- Получите подтверждение получения (КЭП получателя) – это будет подтверждение факта отгрузки/выполнения работ.
Преимущества перехода на УПД в строительстве
- Сокращение документооборота – один документ вместо трёх‑четырёх.
- Ускорение расчётов – получатель сразу видит сумму к оплате и НДС.
- Повышение контроля – все операции фиксируются в единой системе, упрощая аудит.
- Снижение риска ошибок – автоматическое заполнение полей из ERP‑системы.
- Экологичность – отсутствие бумажных форм.
Как подготовиться к обязательному использованию УПД с 2026 г.
- Обучить бухгалтерию и отдел продаж работе с новой формой.
- Внедрить или обновить программное обеспечение, поддерживающее ЭЦП и электронный документооборот.
- Провести тестовый запуск с небольшими партнёрами, проверить корректность данных.
- Обновить внутренние регламенты и договоры, указав использование УПД в качестве первичного документа.
- Создать резервные копии всех электронных УПД в соответствии с требованиями ФНС (не менее 5 лет).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Можно ли использовать УПД вместо ТОРГ‑12 только частично?
Нет. С УПД обязателен полностью заменять ТОРГ‑12 и акт выполненных работ в электронном виде.
Вопрос 2: Что делать, если контрагент не принимает электронный УПД?
Рекомендуется:
- Предложить ему подключиться к сервису обмена электронными документами (СБИС, Диадок, ПЭД).
- В случае отказа оформить бумажный документ, но только до г.; после этой даты такой вариант будет недопустим.
Вопрос 3: Как отразить в УПД несколько субподрядчиков?
В поле «Покупатель» указываете главного заказчика, а в разделе «Товары (работы, услуги)» добавляете отдельные строки с указанием субподрядчика в колонке «Контрагент‑получатель» (доступно в версии 5.03).
Вопрос 4: Нужно ли указывать в УПД транспортные расходы?
Да, если они относятся к отгрузке материалов или выполнению работ и подлежат возмещению. Их следует оформить отдельной позицией с соответствующим кодом услуги.
Универсальный передаточный документ – это инструмент будущего, который уже сегодня меняет правила игры в строительной отрасли. Переход на УПД позволит компаниям сократить издержки, ускорить расчёты и обеспечить полную прозрачность хозяйственных операций. Подготовка к обязательному использованию УПД в 2026 году – стратегический шаг, который стоит начать уже сейчас.
Дата публикации: 19 апреля 2026 г. | Автор: помощник ChatGPT