Каждый официально трудоустроенный человек рано или поздно задаётся вопросом: «Сколько экземпляров трудового договора должно быть и обязан ли работодатель отдать мне один на руки?» Ответ на первый взгляд кажется очевидным — два, как прямо сказано в статье 67 Трудового кодекса РФ. Однако в официальных письмах, памятках и даже на сайтах инспекций нередко встречается цифра «три». Разберёмся, почему возникает путаница, и что на самом деле требует закон.
Что говорит Трудовой кодекс РФ?
Статья 67 ТК РФ (действующая редакция на апрель 2026 года) формулирует правило коротко и ясно:
- трудовой договор заключается в письменной форме;
- составляется в двух экземплярах;
- оба экземпляра подписываются работником и работодателем;
- один экземпляр передаётся работнику, второй остаётся у работодателя.
Почему в некоторых документах фигурирует «три экземпляра»?
Иногда в методичках и на сайтах Роструда можно встретить фразу: «трудовой договор составляется в трёх экземплярах, один из которых направляется в соответствующий федеральный орган исполнительной власти». Это рекомендация не для всех работодателей, а для тех, кто обязан передавать сведения в:
- Государственную инспекцию труда;
- Федеральную налоговую службу (в рамках отчётности по форме 2-НДФЛ и пр.);
- Фонд социального страхования (ФСС) и Пенсионный фонд (ПФР).
Формально третий экземпляр не «трудовой» в юридическом смысле — это копия, предназначенная для контролирующих органов. В результате:
- для работника и работодателя: 2 экземпляра;
- для государственных органов: +1 копия (в электронном или бумажном виде).
Когда и в какой срок работник должен получить свой экземпляр?
Закон не устанавливает конкретный срок в днях, но требует, чтобы договор был подписан до фактического допущения работника к труду. На практике это означает:
- В день выхода на работу (или накануне) стороны подписывают оба экземпляра;
- Работодатель обязан немедленно отдать один подписанный экземпляр работнику;
- Работник расписывается в журнале учёта выдачи трудовых договоров либо ставит отметку «Получил» на втором экземпляре, остающемся у работодателя.
Что будет, если работодатель не выдаст экземпляр?
Невыдача работнику подписанного трудового договора квалифицируется как административное правонарушение по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Санкции:
- должностное лицо — штраф от 1 000 до 5 000 руб.;
- ИП — штраф от 1 000 до 5 000 руб.;
- юридическое лицо — штраф от 30 000 до 50 000 руб.
При повторном нарушении штрафы возрастают, а руководителя могут дисквалифицировать на срок до 3 лет;
Как правильно хранятся экземпляры?
| Кому принадлежит экземпляр | Где хранится | Как долго |
|---|---|---|
| Работник | У работника на руках | В течение всего времени работы + не менее 75 лет после увольнения в архиве (если возникнут спорные вопросы) |
| Работодатель | В отделе кадров | Не менее 75 лет после увольнения сотрудника (Правила по хранению архивных документов) |
| Контролирующие органы | В электронной базе или в делах инспекции | Сроки устанавливаются отдельными нормативными актами |
Для 99 % работников и работодателей достаточно двух экземпляров:
- один — у работника;
- второй — у работодателя.
Третий экземпляр нужен лишь в специфических случаях:
- при необходимости предоставления копии в Роструд, ФНС, ФСС или ПФР;
- если отраслевой нормативный акт (например, для моряков, авиаторов) прямо требует дополнительный экземпляр.
Важно! Независимо от количества служебных копий, работник обязательно должен получить свой собственный подписанный экземпляр трудового договора на руки в день выхода на работу. Если вам отказывают — обращайтесь в Госинспекцию труда или Роструд онлайн. Это ваше законное право, а не прихоть работодателя.