Сводная ведомость (далее – Ведомость) – один из ключевых документов, который заполняется в пункте проведения экзамена (ППЭ) при проведении государственной итоговой аттестации (ГИА) и единого государственного экзамена (ЕГЭ). Она фиксирует как состав участников экзамена, так и полную картину обращения с экзаменационными материалами: от поступления в ППЭ до их окончательной утилизации или передачи в архив.

Нормативно-правовая база

Основные положения, регламентирующие оформление Ведомости, содержатся в:

• Письме Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки от № 01‑311/10‑01 «О направлении методических документов, рекомендованных к использованию при организации и проведении ГИА»;
• Приказе Минобразования России «Об утверждении формы ППЭ‑13‑02 МАШ – Сводная ведомость учёта участников и использования экзаменационных материалов в ППЭ» (актуальная редакция – 2024 год);
• Региональных инструкциях (например, приказ Минобразования Забайкальского края от 2024‑04‑10).

Все требования к заполнению, подписи, порядок передачи и электронного оцифрования формы изложены в указанных документах.

Общие сведения о форме ППЭ‑13‑02 МАШ

Наименование и назначение

ППЭ‑13‑02 МАШ – машиночитаемая форма, в которой фиксируются:

1. Список всех участников экзамена, проходивших в конкретной аудитории;
2. Количество полученных, использованных, испорченных и неиспользованных экзаменационных материалов (бланков ответов, конспектов, контрольных листов и т.п.);
3. Сведения о времени отсутствия участников в аудитории (по форме ППЭ‑12‑04‑МАШ);
4. Подписи ответственных лиц и отметки о передаче материалов в архив/уничтожении.

Формат

Форма представлена в виде электронного файла (XML/CSV) с возможностью печати. Для печатных вариантов используется шаблон с полями, пронумерованными по строкам, что упрощает последующее сканирование и ввод данных в информационную систему «ЕГЭ‑ЭКС».

Структура Ведомости

Порядок заполнения Ведомости

Подготовительный этап

• Получить от регионального центра печатные формы ППЭ‑13‑02 МАШ или скачать электронный шаблон;
• Проверить комплектность экзаменационных материалов (сверка с актом приема‑передачи ППЭ‑14‑01);
• Назначить ответственного за ведение Ведомости (обычно член ГЭК).

Заполнение шапки

Внести данные о регионе, МОУО, номере ППЭ, аудитории, предмете и дате. Ошибки в этом блоке приводят к невозможности загрузки формы в ЕГЭ‑ЭКС.

Учет участников

1. При входе каждого экзаменующегося фиксировать его присутствие в журнале (форма ППЭ‑12‑04‑МАШ). Одновременно заносить данные в Ведомость.
2. Если участник покидает аудиторию (по уважительной причине), фиксировать время выхода и причину.
3. Для отсутствующих по уважительной причине отмечать «нет» в колонке «Наличие» и указывать причину в примечании.

Учет материалов

• После получения пакетов с бланками сравнить их количество с актом ППЭ‑14‑01.
• При выдаче бланков участнику отметить в строке «Использовано». При возврате (неиспользованные) – в строке «Неиспользовано».
• Повреждённые бланки фиксировать в отдельной строке «Повреждено» и сразу помещать в запечатанный пакет для утилизации.

Завершение и передача

После окончания экзамена ответственный обязан:

1. Подписать Ведомость всеми членами ГЭК;
2. Сформировать акт приёма‑передачи материалов (ППЭ‑14‑01) и приложить его к Ведомости;
3. Отправить электронную копию в региональный центр через портал «ЕГЭ‑ЭКС» (загрузка в формате XML/CSV). При необходимости распечатать бумажный вариант для архива.

Перевод формы в электронный вид

С 2024 года в большинстве регионов применяеться электронный порядок работы с Ведомостью. Основные шаги:

1. Заполнить форму в табличном процессоре (Excel) по шаблону, соблюдая требования к кодировке (UTF‑8).
2. Экспортировать файл в XML‑формат согласно спецификации ППЭ‑13‑02 МАШ‑ТОМ (см. Приложение N 10 к приказу Минобразования).
3. Загрузить файл в личный кабинет регионального центра через раздел «Документы ППЭ». Система автоматически проверит корректность полей и выдаст отчет об ошибках.
4. При отсутствии ошибок система выдаст подтверждение о приёме (Код подтверждения).

Важно: каждая строка должна быть заполнена полностью. Пустые ячейки считаются ошибками и приводят к отклонению формы.

Ответственность сторон

• Член ГЭК – отвечает за точность ввода данных, подписи и соблюдение сроков подачи формы.
• Ответственный за ППЭ – контролирует получение и передачу экзаменационных материалов, обеспечивает их сохранность.
• Региональный центр – проверяет корректность загруженных Ведомостей, при необходимости высылает запросы на уточнение.

Нарушения (неполный учёт, отсутствие подписи, задержка подачи) могут привести к административной ответственности в соответствии с Федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации» и локальными нормативными актами.

Типичные ошибки и как их избежать

• Несоответствие количества бланков в акте и в Ведомости. Решение: сразу после получения пакетов сверять их с актом ППЭ‑14‑01 и фиксировать расхождения.
• Отсутствие подписи ответственного. Решение: подготовить лист с местом для подписи заранее и обеспечить наличие печати.
• Заполнение пустых ячеек в электронном шаблоне. Решение: использовать проверку данных (Data Validation) в Excel, обязательные поля помечать «*».
• Ошибка в коде ППЭ (регион, МОУО, аудитория). Решение: копировать данные из официального письма о проведении экзамена, а не вводить вручную.
• Неправильный порядок в столбцах при экспорте в XML. Решение: использовать готовый макрос, предоставляемый региональным центром.

Лучшие практики

1. Подготовьте чек‑лист из всех необходимых форм (ППЭ‑13‑02, ППЭ‑12‑04, ППЭ‑14‑01) и проверяйте его перед началом экзамена.
2. Обучите членов ГЭК работе с электронными шаблонами за две недели до экзамена.
3. Ведите дневник изменений (кто и когда вносил правки) – это облегчает контроль в случае проверок.
4. Сохраняйте резервные копии всех электронных файлов в облачном хранилище и на локальном сервере.
5. После завершения экзамена проведите совместный контроль заполненных форм с членами ГЭК и заведующим школой.

Пример заполненной формы (упрощённый)

В реальной форме таблица будет гораздо более детализирована, но данный пример иллюстрирует принцип заполнения.

Сводная ведомость учёта участников и использования экзаменационных материалов в ППЭ – документ, без которого невозможно обеспечить прозрачность, законность и контроль за проведением ГИА/ЕГЭ. Точное соблюдение требований к её заполнению, своевременная передача в региональные центры и внимательное отношение к деталям позволяют избежать административных штрафов и гарантировать корректный учёт всех экзаменуемых и материалов.

При правильной организации процесса заполнения Ведомости каждый участник экзамена будет зафиксирован, а все материалы – учтены, что в конечном итоге повышает доверие к результатам экзамена и упрощает работу всех участников образовательного процесса.