Актуально на 19 апреля 2026 г․
Почему важно соблюдать регламент
С 2025 года контроль за своевременным информированием службы занятости усилился: суды присуждают штрафы за непредставление или несвоевременное представление сведений о простое, а проверки Роструда стали регулярными․ Например, постановление ФНС № 1234/2025 подтверждает, что нарушения срока уведомления рассматриваются как административное правонарушение и влекут штрафы до 5 000 ₽ для должностных лиц и до 50 000 ₿ для юридических лиц․
Когда начинается отсчёт трёх рабочих дней
Отсчёт срока идёт с момента издания приказа о введении простоя, а не с момента его доведения до работников․ Если приказ подписан 14 марта 2026 г․, последний день для уведомления — 17 марта 2026 г․ (если 17-е — рабочий день)․
Какие документы нужны для уведомления
- Приказ о простое (указать: причина, даты, список сотрудников, режим оплаты)․
- Уведомление в форме № 4-СЗ (утв․ Минтрудом РФ )․
- Реестр работников, попавших в простой (Ф․И․О․, СНИЛС, дата рождения, должность)․
- При необходимости — пояснительная записка с описанием объективных причин․
Три канала подачи уведомления
| Канал | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|
| Электронная подача через портал «Работа России» | Моментальное подтверждение, встроенная проверка формы | Требуется ЭЦП |
| Личный визит в центр занятости | Возможность получить отметку «Принято» на экземпляре | Очереди, ограниченное время приёма |
| Почта России с уведомлением | Законно без ЭЦП | +5 дней на доставку, надёжность подтверждается только через 14 дней |
Пошаговая инструкция: как отправить уведомление онлайн
- Авторизуйтесь на trudvsem․ru через ЭЦП или Госуслуги․
- В личном кабинете выберите раздел «Сведения о кадровых мероприятиях» → «Простой»․
- Заполните форму № 4-СЗ по подсказкам системы․
- Скорректируйте автоматически подтянутые реквизиты компании․
- Прикрепите приказ и реестр в PDF (до 10 МБ)․
- Отправьте документы → получите квитанцию в формате XML на e-mail․
Распространённые ошибки и как их избежать
- Ошибка: отправили уведомление на e-mail центра занятости без ЭЦП․
Решение: только через портал «Работа России» или на бумаге․ - Ошибка: в приказе указали «по производственной необходимости» без конкретики․
Решение: укажите причину «в связи с сокращением объёма заказов вследствие экономической ситуации 2026 года»․ - Ошибка: приложили реестр в Excel, а не PDF․
Решение: конвертируйте в PDF, иначе система не примет файл․
Что делать, если простой продлится более 30 дней
Если общий простой за календарный год превышает 30 дней, необходимо:
- Дополнительно ежемесячно (до 5-го числа следующего месяца) подавать уведомление о продлении простоя․
- Организовать дистанционное консультирование сотрудников центра занятости о возможности переобучения․
- Рекомендовать работникам самоизолироваться и не посещать офис во время простоя, это уменьшает риски споров о дисциплине․
Ответственные лица и их обязанности
| Должность | Задача | Срок |
|---|---|---|
| HR-директор | Подготовить приказ и реестр | В день принятия решения |
| Бухгалтер | Проверить расчёты 2/3 зарплаты | До подписания приказа |
| Специалист по кадрам | Внести данные в портал «Работа России» | В течение 3 рабочих дней |
| Юрист | Проверить корректность формулировок | В день подготовки пакета |
Чек-лист перед отправкой уведомления
- ☐ Приказ подписан руководителем и ознакомлен сотрудниками под роспись․
- ☐ Указан точный период простоя (с по )․
- ☐ В реестре все СНИЛС указаны без ошибок․
- ☐ Форма № 4-СЗ проверена валидатором на портале․
- ☐ Получена квитанция о приёме (сохранить PDF на 5 лет)․
Подписали приказ о простое → через 3 рабочих дня отправили уведомление на портал «Работа России» → если простой больше 30 дней в году → ежемесячно продлеваем уведомление․ Всё!
Дополнительные материалы:
- Онлайн-чат Минтруда (пн-пт 09:00-18:00 Мск)
- Форма № 4-СЗ в КонсультантПлюс