Каждое предприятие‚ начисляющее и выдающее заработную плату‚ ежемесячно формирует ведомость на выдачу заработной платы. Этот документ является первичным бухгалтерским и кадровым одновременно‚ поэтому к его хранению применяются особые правила‚ актуальные на апрель 2026 года. Ниже — подробный разбор нормативной базы‚ сроков‚ условий и практических советов.
Что такое «ведомость на выдачу заработной платы»
Ведомость — это:
- первичный учётный документ‚ подтверждающий факт выплаты зарплаты наличными или безналом;
- кассовый документ‚ если зарплата выдаётся из кассы (применяется форма № Т-53 или форма № Т-49 «Расчётно-платёжная ведомость»);
- основание для списания денежных средств с расчётного счёта организации.
Нормативная база на 2026 год
| Нормативный акт | Что регулирует |
|---|---|
| Приказ Росархива от № 236 (ред. 2023 г.) (Перечень типовых управленческих документов) | Общие сроки хранения ведомостей и зарплатной документации |
| Федеральный закон от № 6-ФЗ | Изменение сроков для ряда бухгалтерских документов (с 4 до 5 лет) |
| Методические рекомендации Росархива 2025 г. | Порядок доведения до сведения субъектов хранения |
Сколько лет хранить ведомость на выдачу заработной платы
Основное правило
Если у вас есть лицевой счёт работника (карточка формы Т-54)‚ то:
- срок хранения самой ведомости, 5 лет (календарных) после окончания года‚ к которому она относится;
- отсчёт начинается с 1 января следующего года (Письмо Росархива № 02-09-2025/1-02 от ).
Если лицевого счёта нет
Когда карточек-лицевых счетов не ведётся (или они оформлены электронно без подписи)‚ то:
- срок хранения ведомости = 75 лет (для данных после 2003 г.);
- 50 лет для данных до 2003 г. включительно.
Сводная таблица
| Условие | Срок | Место хранения |
|---|---|---|
| Есть лицевой счёт (бумага/ЭПК) | 5 лет | Бухгалтерия → архив |
| Нет лицевого счёта | 75 лет | Архив постоянного хранения |
| Кадровые справки (2-НДФЛ‚ справка о з/п) | 6 лет | Бухгалтерия |
Как считать срок: практические примеры
- Ведомость за март 2025 года — срок начнётся ‚ закончится . Утилить можно с .
- Ведомость за декабрь 2002 года — если лицевой счёт не вёлся‚ храним до (50 лет).
- Электронная ведомость 2024 года при наличии ЭПК-лицевого счёта — 5 лет‚ т.е. до .
Где и как хранить
Бумажный вариант
- Дело формируется по году и месяцу‚ подшивается в жёсткую папку.
- На корешке указываем: «Ведомости на выдачу заработной платы за 2025 г.».
- Храним в сейфе или металлическом шкафу в помещении с температурой 14-20 °С и влажностью до 60 %.
Электронный (скан) вариант
- Электронная подпись должна быть усиленной квалифицированной.
- Формат, PDF/A или PDF 1.7 (ISO 19005-3).
- Хранить на двух независимых носителях (облако + RAID-массив).
Что делать по окончании срока
- Акт об уничтожении (форма 0504144) — составляет ответственный за архив с разрешения руководителя.
- Уничтожение возможно только после проверки ФНС или ПФР‚ если последняя проверка была менее 3 лет назад.
- Сроки и факт уничтожения отражаем в Журнале учёта дел.
Ответы на частые вопросы
Можно ли хранить ведомость 6 лет «на всякий случай»?
Можно‚ если внутренним регламентом установлен повышенный срок. Однако это создаёт избыточную нагрузку на архив и не освобождает от необходимости хранить 75 лет при отсутствии лицевого счёта.
Как быть с ведомостями до 2003 года?
Если лицевые счета не велись — 50 лет. Проверьте наличие дубликатов лицевых счетов в бумажном архиве: их обнаружение позволит снизить срок до 5 лет.
Нужно ли хранить ведомость‚ если зарплата выплачивалась на карты?
Да. Даже при безналичной выплате документ-основание (тем же формой Т-53а) сохраняет все функции кассового ордера и подлежит хранению.
Чек-лист для бухгалтера
- ✔ Проверьте наличие лицевых счётов (Т-54 или их электронный аналог).
- ✔ Составьте реестр ведомостей с указанием года и срока хранения.
- ✔ Переведите бумагу в электронный вид (скан + ЭП).
- ✔ Установите напоминание о грядущем окончании срока (например‚ в ERP-системе).
- ✔ Ознакомьте под роспись ответственных лиц с внутренним регламентом хранения.
Срок хранения ведомости на выдачу заработной платы в 2026 году зависит от наличия лицевого счёта:
- 5 лет — если есть лицевой счёт (бумага или ЭПК);
- 75 лет — если лицевого счёта нет (данные после 2003 г.);
- 50 лет — если лицевого счёта нет (данные до 2003 г.).
Соблюдайте условия хранения‚ ведите учёт и вовремя уничтожайте документы — это защитит компанию от штрафов и упорядочит архив.
Информация обновлена по состоянию на 20 апреля 2026 г. При изменении законодательства следите за официальными разъяснениями Росархива и Минфина РФ.