Вопрос уведомления о приёме на работу (иногда называют уведомлением о приёме на работу или уведомлением о начале трудовых отношений) регулируется несколькими нормативными актами Российской Федерации. Правильное оформление и своевременная отправка уведомлений позволяют избежать штрафов, а также гарантировать соблюдение требований к кадровому учёту в государственных органах.
Правовая база
- Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от № 79‑ФЗ.
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 71 (обязанность работодателя сообщать о приёме на работу).
- Приказ Минтруда России № 6н от «Об утверждении Положения о порядке представления работодателями сведений в государственную службу».
- Приказ ФНС России № МЕ‑6‑02/1105@ от «Об установлении порядка представления сведений о трудоустройстве в органы государственной статистики».
Кому именно необходимо отправлять уведомление?
Уведомление о приёме на работу обязаны подавать работодатели, если новый сотрудник относится к одной из следующих категорий государственных служащих:
Сотрудники федеральных органов государственной власти
- Министерства и ведомства (например, Минздрав, Минэкономразвития, Минтруд).
- Федеральные службы (ФСБ, МЧС, Росстандарт и др.).
- Государственные корпорации и конструкторские бюро (Роскосмос, ОАО «Роснефть», ОГК «Газпром»).
Сотрудники органов государственной власти субъектов РФ
- Региональные министерства и департаменты (например, Департамент финансов Московской области).
- Губернаторские администрации и их подразделения.
- Органы местного самоуправления (муниципальные службы, городские отделы, сельские администрации).
Сотрудники органов судебной и правоохранительной системы
- Судьи, приставы, судовые клерки.
- Сотрудники Следственного комитета, прокуратуры, судов присяжных.
- Полицейские, сотрудники МЧС, таможенные органы.
Сотрудники образовательных и научных учреждений
- Преподаватели и административный персонал государственных вузов и колледжей.
- Учёные, работающие в государственных научных институтах (РАН, ФАНО).
Сотрудники системы здравоохранения
- Врачи, медсестры, фармацевты, работающие в государственных больницах и поликлиниках.
- Сотрудники Федерального фонда обязательного медицинского страхования (ФОМС).
Сотрудники культурных и спортивных учреждений
- Работники государственных музеев, театров, библиотек.
- Тренеры и спортсмены, занятые в государственных спортивных школах и федерациях.
Как оформлять уведомление?
Уведомление подаётся в электронном виде через Единый портал государственных услуг (Госуслуги) или через специализированные формы, предоставляемые конкретным органом (например, через Электронный кадровый портал Министерства труда). Основные элементы уведомления:
- Наименование организации‑работодателя.
- ИНН и ОГРН организации.
- ФИО нового сотрудника, дата рождения, СНИЛС.
- Должность, код ОКДП (Общероссийский классификатор должностей).
- Дата начала работы.
- Основание приема (договор, приказ о назначении, конкурсный отбор).
- Контактные данные ответственного лица (должность, ФИО, телефон, e‑mail).
Сроки подачи уведомления
Согласно ТК РФ и приказам Минтруда, уведомление должно быть подано не позднее трех рабочих дней с момента фактического начала трудовых отношений.
Последствия несоблюдения обязательств
За отсутствие или несвоевременную подачу уведомления предусмотрены административные штрафы:
- Для юридических лиц – от 10 000 до 30 000 рублей.
- Для индивидуальных предпринимателей – от 5 000 до 15 000 рублей.
- Для должностных лиц – от 5 000 до 20 000 рублей.
Кроме того, отсутствие уведомления может привести к проблемам при проведении проверок со стороны Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) и органов статистики.
Пример заполнения формы уведомления
Организация: ОАО «ГосТехИнвест» ИНН: 7701234567 ОГРН: 1027700123456 Сотрудник: Иванов Иван Иванович Дата рождения: СНИЛС: 123-456-789 00 Должность: Инженер‑конструктор (код ОКДП 2121) Дата начала работы: Основание: Приказ № 45/2026 от Ответственный за кадровый учет: Петров Петр Петрович, телефон 8‑495‑123‑45‑67, e‑mail: petrov@gostech.ru
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли отправлять уведомление, если сотрудник работает по договору подряда?
Да. Если договор подряда подразумевает выполнение функций, аналогичных штатным должностям государственных служащих, уведомление подаётся. В противном случае (чисто коммерческий подряд) – обязательство отсутствует.
Можно ли объединить уведомления о приёме на работу нескольких сотрудников в один документ?
Да, если все они относятся к одной и той же категории служащих и работают в одной организации. В этом случае в форме указывается таблица с данными всех новых работников.
Как проверить, что уведомление было принято?
После отправки в системе появляется подтверждение с уникальным номером сообщения. Этот номер следует сохранить в архиве кадровой документации.
Что делать, если сотрудник уволен в течение 3 дней после начала работы?
Уведомление о приёме всё равно подаётся. При увольнении необходимо также отправить уведомление об увольнении в тот же срок (не позже 3‑х рабочих дней с даты увольнения).
Какие формы используются в разных регионах?
В большинстве случаев используется единый электронный шаблон, однако некоторые субъекты РФ могут требовать дополнительные поля (например, код территориального органа). Рекомендуется уточнять требования в региональном отделе кадровой службы.
Практические рекомендации работодателям
- Создайте в отделе кадров чек‑лист с перечнем всех категорий государственных служащих, требующих уведомления.
- Назначьте ответственного за подачу уведомлений (обычно главный специалист по кадрам).
- Внедрите автоматическое напоминание в HR‑системе о сроке подачи (3 рабочих дня).
- Храните копии всех отправленных уведомлений в отдельном электронном архиве, привязанном к личному делу сотрудника.
- Регулярно проверяйте изменения в нормативных актах (например, новые приказы Минтруда) и обновляйте внутренние процедуры.
Точное и своевременное уведомление о приёме на работу государственных служащих – важный элемент соблюдения трудового законодательства и кадровой дисциплины. Следуя приведённому списку категорий, используя правильные формы и соблюдая сроки, организации минимизируют риск штрафов и упрощают взаимодействие с контролирующими органами.
Помните: любой упущенный срок – это не только финансовые потери, но и возможность возникновения проблем при проверках, что может негативно сказаться на репутации организации.
Дата публикации: