В современных условиях любой оператор персональных данных (в т.ч. государственные органы, учреждения и предприятия) обязан получать согласие от субъекта данных перед их обработкой. Это правило особенно актуально при проведении процедур награждения, когда в процессе участвуют сведения о достижениях, должностных характеристиках и иной чувствительной информации.

Правовое поле

Согласно Федеральному закону № 152-ФЗ «О персональных данных» и последним поправкам, вступившим в силу 1 сентября 2025 года, оператору необходимо:

• получить согласие в письменной или электронной форме;
• указать конкретные цели обработки (в нашем случае – подготовка и публикация сведений о награждении);
• обеспечить возможность отзыва согласия в любой момент.

Глава Роскомнадзора Андрей Липов заявил о необходимости отказаться от устаревшего института согласий и перейти к отраслевым стандартам. Это означает, что для каждой отрасли (образование, оборона, здравоохранение и т.п.) разрабатываются единые шаблоны согласий, учитывающие специфические требования.

Новые требования с 1 сентября 2025 года

Поправки в закон вводят несколько ключевых изменений:

1. Обязательное фиксирование согласия в реестре – все согласия должны быть занесены в Госуслуги в виде отдельного реестра.
2. Только отраслевые стандарты могут использоваться вместо «института согласий».
3. Контроль со стороны Роскомнадзора – при проверках учитывается не только наличие документа, но и его соответствие актуальному шаблону.

Реестр согласий на Госуслугах

Новый реестр позволит каждому гражданину видеть, какие организации имеют его согласие и для каких целей. Для ведомственных наград это значит, что:

• сотрудник может в любой момент проверить, что его данные используются лишь в рамках наградной процедуры;
• оператор (ведомство) обязан своевременно обновлять статус согласия (например, после отзыва).

Как оформить согласие для награждения

Ниже – пошаговый алгоритм, который поможет соблюсти требования закона.

1. Определите цель обработки. В случае награждения цель формулируется так: «Сбор, хранение и публикация данных о получателе награды для официального уведомления, размещения в реестре награжденных и вручения наградного знака».
2. Выберите отраслевой шаблон. Для государственных органов обычно используется шаблон «Согласие на обработку персональных данных при награждении государственных наград» (утвержденный при Министерстве юстиции).
3. Соберите необходимые сведения. ФИО, должность, номер служебного удостоверения, сведения о награде, срок действия согласия.
4. Получите согласие. Это может быть:
   • Электронная подпись через Госуслуги;
   • Подпись в бумажной форме, после чего сканировать документ и загрузить в реестр.
5. Занесите запись в реестр. Ответственный сотрудник отдела информационной безопасности загружает согласие в личный кабинет организации на портале Госуслуг.
6. Обеспечьте возможность отзыва. В документе укажите, как сотрудник может отозвать согласие (например, через форму «Отзыв согласия» в личном кабинете).

Пример формы согласия

Ниже – типовой шаблон, адаптированный под ведомственное награждение:

СОГЛАСИЕ НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Я, _______________ (ФИО полностью), 
должность: _______________________, 
служебный номер: _______________, 
даю согласие ________________________ (название организации) 
на обработку моих персональных данных, включающих:
- ФИО, должность, служебный номер;
- сведения о профессиональных достижениях;
- информацию о получаемой награде (название, дата, номер приказа);
- фотографии и видеоматериалы, связанные с вручением награды.

Цель обработки: подготовка официальных документов, публикация в реестре награжденных, рассылка уведомлений, организация церемонии награждения.

Срок действия согласия: с момента подписания до отзыва, но не более 5 лет.

Я ознакомлен(а) с правом отозвать согласие в любой момент, направив письменное заявление в _______________________ (контактный отдел) или через личный кабинет на портале Госуслуг.

Подпись: ______________________ Дата: _______________

Ошибки и рекомендации

Чтобы избежать штрафов и проверок со стороны Роскомнадзора, обратите внимание на типичные ошибки:

• Отсутствие конкретизации цели. Формулировка «для любых целей» считается недействительной.
• Неучет отраслевых стандартов. Использование «универсального» шаблона вместо утверждённого для вашего ведомства.
• Необновление реестра. После отзыва согласия запись должна быть удалена в течение 30 дней.
• Отсутствие возможности отзыва. В документе обязательно должна быть инструкция по отзыву.

Рекомендации:

1. Регулярно проверяйте актуальность шаблонов в Роскомнадзоре.
2. Внедрите автоматизированную систему, которая будет фиксировать получение и отзыв согласий в реальном времени.
3. Обучайте сотрудников отдела кадров и HR‑специалистов правилам работы с персональными данными.
4. Проводите внутренние аудиты перед проведением массовых наградных мероприятий.

Согласие на обработку персональных данных – неотъемлемая часть любой процедуры награждения в государственных и частных организациях. С 1 сентября 2025 года новые требования делают процесс более прозрачным и контролируемым: необходимо использовать отраслевые стандарты, фиксировать согласия в реестре на портале Госуслуг и обеспечить возможность отзыва.

Соблюдение этих правил поможет избежать штрафов, повысить доверие сотрудников к организации и обеспечить законность публикации их достижений.

Дата публикации: