Вопрос хранения актов о несчастном случае (Форма Н-1) и всей сопроводительной документации по расследованию касается не только бухгалтерии и кадровой службы, но и охраны труда, юридического отдела, а иногда — бухгалтерии по уплате страховых взносов․ Ниже приведён самый полный обзор:

• какие именно документы относятся к «второму экземпляру»;
• какие нормативные акты устанавливают сроки;
• как правильно оформить передачу на архив и вести учёт;
• что делать, если акт оформлен на бывшего сотрудника или если произошёл судебный спор․

Что входит во «второй экземпляр» акта и его материалы

В соответствии с Классификатором документов по охране труда (утв․ приказом Росархива № 558 от ) к группе 46 «Документы по учёту и расследованию несчастных случаев» относятся:

1. Акт о несчастном случае (Форма Н-1) — 2-й экземпляр (первый направляется в ФСС, третий, в Роструд)․
2. Протоколы заседания комиссии по расследованию․
3. Заключения экспертов, медицинские заключения, справки полиции (если привлекались)․
4. Фотографии места происшествия, схемы, замеры, планы эвакуации․
5. Дополнительные материалы (объяснения пострадавшего, свидетелей, служебные записки)․
6. Корректирующие письма ФСС/Роструда и ответы организации․

Основной срок хранения

По общему правилу

Согласно п․ 486 Перечня типовых управленческих документов (утв․ приказом Минкультуры № 236 от ):

• 75 лет, для актов по тяжёлым несчастным случаям (приведшим к инвалидности I группы или смерти);
• 45 лет — для актов по лёгким или среднетяжёлым несчастным случаям, а также при оформлении страхового случая по ФСС․

Учёт срока

Срок отсчитывается:

• от даты окончания календарного года, в котором завершено расследование;
• а не от даты несчастного случая! Это важно, так комиссия может работать 15–30 дней и ещё 10 дней на подпись акта․

Какие документы передаются в архив

* 70 лет — при смерти/инвалидности I гр․; 40 лет, при лёгком случае․
Срок хранения у ФСС регулируется отдельно, но работодатель обязан хранить копию 5 лет․

Пошаговая инструкция по передаче в архив

1. Формируем дело:
   • Лист-заверитель (опись вложений)․
   • Акт Н-1 (экз․ 2)․
   • Все материалы проверки в хронологическом порядке․
2. Подшиваем: скрепляем нитью, ставим номера страниц, печать «сформировано»․
3. Заполняем опись дела (форма 1-Т):
   • Указываем индекс «46» (охрана труда)․
   • Обозначаем срок хранения «75 лет» или «45 лет»․
4. Передаём в отдел делопроизводства:
   • Оформляем акт приёма-передачи (форма 0504834)․
   • Делаем отметку в карточке личного дела пострадавшего․
5. Через 5 лет дело может быть окончательно передано в районный государственный архив, если нет судебных или прокурорских запросов․

Особые случаи

Бывший сотрудник

Если пострадавший уволился, дело всё равно хранится в течение 75/45 лет, но номер личного дела меняем на «безличное» (с префиксом «Б»)․

Судебные иски

Если по акту подан иск в суд о возмещении вреда здоровью, срок удлиняется до окончания всех судебных разбирательств + 3 года исковой давности (ст․ 196 ГК РФ)․ Дело снимать с хранения нельзя, пока не придёт соответствующее постановление суда․

Ликвидация организации

При ликвидации все акты о несчастных случаях передаются в территориальный архив в течение 1 месяца со дня внесения записи в ЕГРЮЛ (ст․ 22 ФЗ «Об архивном деле»)․ Срок хранения сохраняется прежним․

Ответственность за нарушение сроков

• Административная: ст․ 5․27 КоАП РФ — штраф до 50 000 ₽ на юрлицо․
• Уголовная: ст․ 293 УК РФ — «халатность», если причинён вред здоровью или смерть․
• Гражданско-правовая: возможен иск о невозможности получения страховой выплаты из-за утраты документов․

Краткий чек-лист для бухгалтера/кадровика

1. После получения акта Н-1 сразу отделите экземпляр № 2 и поместите в отдельную папку․
2. Уточните, тяжёлый или лёгкий случай — поставьте метку «75» или «45»․
3. Сформируйте дело, пронумеруйте, заверьте печатью․
4. Внесите в журнал учёта и в карточку личного дела․
5. Через 5 лет передайте в архив, сохранив копию на флешке/облаке․
6. Каждый год проводите ревизию: проверяйте целостность дел и сроки․

Независимо от того, закончился трудовой договор с пострадавшим или продолжается, второй экземпляр акта о несчастном случае и все материалы расследования обязаны храниться:

• 75 лет — если случай тяжёлый (инвалидность I группы или смерть);
• 45 лет — если случай лёгкий или среднетяжёлый․

Это закреплено федеральным законодательством и не может быть сокращено даже по решению руководства организации․ Своевременное оформление и передача в архив, залог отсутствия штрафов и спокойствия при любых проверках․